Lernen von Lernenden: UCC-Einführung bei Swisscom

Letztes Jahr hat Swisscom bei über 10'000 Mitarbeitenden die Unified Communications and Collaboration-Lösung von Microsoft eingeführt. Dabei wurde die gesamte Telefonie auf VoIP umgestellt und die traditionellen Telefonanlagen werden Schritt für Schritt abgebaut. Die Swisscom-Mitarbeitenden können dank der UCC-Lösung mobil und flexibel arbeiten – auch von zu Hause aus. Michael Ineichen, Lernender bei Swisscom, hat den Rollout aktiv mitgestaltet. Ein Erfahrungsbericht.

Die UCC-Einführung bei Swisscom erfolgte in mehreren Schritten. Ich war Teil eines grossen Teams von Lernenden, welche als UCC-Ambassadoren den Rollout begleiteten. Während ca. vier Monaten statteten wir, aufgeteilt in kleine Teams, unseren Arbeitskollegen und -kolleginnen einen persönlichen Besuch ab. Wir unterstützten sie bei der Installation der neuen Geräte und gaben ihnen, falls nötig und gewünscht, einen kurzen Crashkurs: was ist wo  beim Office Communicator und wie funktioniert es? Was ist überhaupt alles möglich? Oft war es nicht mehr nötig, den Arbeitskollegen etwas beizubringen, da wir mehrheitlich auf technisch sehr versierte Leute trafen. Aber mit ein paar Tipps &Tricks und ein wenig Hilfe mit den Devices konnten wir fast immer dienen.
 

UCC vereinfacht Home Office
Schon lange vorher arbeiteten wir bei Swisscom auch von zu Hause aus. Mit UCC wird dies nun noch einfacher. Nicht zuletzt, weil auch die letzten Festnetztelefone mit dem Rollout verschwanden. Vor der Einführung von UCC zögerte ich, einen Mitarbeitenden anzurufen, wenn er oder sie nicht im Büro war. Selbst wenn ich wusste, dass die Person von zu Hause aus arbeitet. Nun kann ich kurz einen Blick auf den Präsenzstatus der Person werfen und sehe sofort, ob diese verfügbar ist, ich sie anrufen kann oder besser eine Instant Message schicken soll.

Auf der anderen Seite kann man nun auch vom Home Office aus mit den neuen Applikationen besser abschätzen, was im Büro läuft, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu erreichen. Es ist nun viel einfacher, auf dem neusten Stand zu bleiben und kurze Fragen können bequem per Instant Messaging statt per E-Mail oder Telefon erledigt werden. So erreiche ich auch jemanden, der sich in einem langen Meeting befindet. Ein weiterer  Vorteil von UCC ist das Desksharing-Feature, welches direkt im Communicator eingebaut ist. Um sich ein bestimmtes Dokument mit jemandem anzuschauen, muss man nun nicht mehr persönlich bei dieser Person vorbei, sondern kann es gemeinsam direkt am Bildschirm zusammen bearbeiten. Dies funktioniert so, dass man den eigenen Bildschirm mit anderen Personen virtuell teilen und sich so gemeinsam ein Dokument ansehen kann. Zum Beispiel, um eine Textpassage zu besprechen oder aber auch, um spontan beim Bedienen eines störrischen Programms zu helfen.

Dank der einfachen Bedienung der UCC-Features wird die Eintrittsschwelle stark gesenkt, die sonst viele von der Nutzung abhält. Wir machen Dinge nur ungern komplizierter und verlassen nicht gerne unsere Komfortzone. Mit der einfachen und benutzerfreundlichen Bedienung von UCC wurde dieses Problem ganz einfach überwunden – die praktischen Funktionen sind nur einen Mausklick entfernt – sei es vom Büro oder von zu Hause aus.
 

Positive Rückmeldungen und weniger Reisen
Ein paar Wochen nach dem ersten Besuch machten wir bei allen Mitarbeitenden eine zweite Runde, um nochmals Hilfestellung zu geben, aber auch, um Feedbacks einzuholen. Wir erhielten dabei äusserst spannende Reaktionen. Neben den üblichen Widerständen und berechtigten Reklamationen über Anlaufschwierigkeiten und Dinge, die schlicht vergessen wurden, gab es viele ehrliche und positive Feedbacks wie «Endlich, führen wir das ein» und «Gut, jetzt habe ich mir wieder eine Reise auf Zürich und zurück gespart, dank UCC».

Die eingesparten Reisen schonen zusätzlich die Umwelt und Home Office vervielfacht diesen klimaschonenden Effekt noch einmal, indem auch noch der Arbeitsweg wegfällt. Je mehr technische Hilfsmittel wie UCC zur Verfügung stehen, desto häufiger werden sie im Alltag verwendet und der Umgang mit ihnen wird immer vertrauter. Dadurch steigt die Akzeptanz und die Verbreitung von mobiler Arbeit und die Anzahl Tage, an denen wir die Arbeit von zu Hause aus erledigen können. Oft ist eine falsche Einstellung das Haupthindernis für Home Office. Mit der UCC-Einführung bei Swisscom und der intensiven Begleitung unserer Kollegen während der Einführung haben wir einen wichtigen Beitrag dazu geleistet, Barrieren und Vorurteile aus dem Weg zu räumen. Ich selbst arbeite ungefähr einen Tag die Woche im Home Office. Dann kann ich Arbeiten erledigen, bei denen ich länger alleine und in Ruhe arbeiten muss. Beispielsweise das Schreiben von längeren Texten oder das Lesen von grossen Dokumenten.