Press Release
Pour rien, mais pas gratuit
Quasiment 60% des 200 messages que reçoit chaque jour un salarié lui sont parfaitement inutiles. C’est le résultat d’une étude de l’université britannique de Loughborough et de l’université australienne de Deakin. Et cette folie des e-mails internes a un prix: elle coûterait à l’entreprise plus de 10 000 francs par an et par collaborateur en moyenne. Parmi les mauvaises habitudes qui remplissent les boîtes de réception, l’utilisation inflationniste du champ CC est montrée du doigt: de nombreux collaborateurs inscrivent des services entiers dans Copie, pour se couvrir le plus largement possible. Les discussions de plusieurs pages ou les échanges façon «RE: Re: RE: rendez-vous» prennent beaucoup de temps eux aussi.
Fin de la journée pour les serveurs de messagerie
De plus en plus d’entreprises ont pris conscience du problème. Le constructeur allemand VW essaie par exemple de contenir le flot des e-mails en bloquant le soir les serveurs Blackberry qui transmettent les e-mails aux smartphones des collaborateurs. Stephan Schillerwein, Director of Research chez Infocentric Research AG à Baden, fait peu de cas de ces interdictions: «Ce qui, à première vue, semble être une règlementation favorable aux collaborateurs n’est que l’expression du désarroi des entreprises face au chaos d’informations et à la surcharge de travail.» Car la charge de travail ne fait qu’être reportée à plus tard, affirme l’expert.
Donner l’exemple
Pour revenir à une gestion efficace du courrier électronique, il est préférable de faire évoluer la culture d’entreprise, conseille S. Schillerwein: «On obtient de bons résultats quand les cadres donnent l’exemple». Quand les managers choisissent correctement le cercle des destinataires, évitent les discussions stériles par e-mail et formulent clairement leurs préoccupations, la situation évolue vite positivement. Il est également important de ne plus soumettre les collaborateurs à l’obligation d’être atteignables 24h/24. Pour leur supérieur, cela signifie ne pas envoyer d’e-mails à des heures indues ni les week-ends!