Mit diesen Tipps arbeiten Sie überall effizient

Ob im Büro, auf der Baustelle, beim Kundenbesuch oder im Hotel: Mit einer geschickten Organisation sowie Dokumenten, Kontakten und Kalender in der Cloud gestalten Sie Ihre Arbeit mit Computer, Smartphone und Tablet ortsunabhängig und flexibel. Damit vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und arbeiten effizient. Die Tipps.

Mit dem Smartphone haben Sie das Büro im Griff respektive in der Tasche. Dank Internet-Zugang greifen Sie unterwegs oder beim Kunden auf Kalender und Adressen und der Cloud zu. So haben Sie Ihre Arbeitsplanung und -organisation unter Kontrolle und sind immer aktuell informiert. Anstehende Büroarbeiten können Sie ortsunabhängig auf dem Smartphone oder Tablet erledigen. Diese Tipps liefern Ihnen wertvolle Anregungen dazu.

Online-Speicher für Dokumente unterwegs und im Büro nutzen

Der einfachste und sicherste Weg, um unterwegs auf Ihre Dokumente zuzugreifen, ist ein Online-Speicher wie OneDrive for Business aus Microsoft 365. Organisieren Sie Ihre Ablage so, dass die benötigten Dokumente in der Cloud liegen. Die Software auf dem Notebook sorgt dabei für die Synchronisation. Das heisst, Sie können auch offline arbeiten, also ohne Internet-Verbindung. Sobald Sie wieder verbunden sind, werden die Dokumente in die Cloud übertragen.

Dieser Ansatz ist effizient, gerade, wenn Sie unterwegs sind: Baupläne besprechen Sie direkt am Bildschirm, die Offerte können Sie mit dem Kunden zusammen erarbeiten oder anpassen, und auch die aktuellste Version einer Kundenpräsentation können Sie so Ihrem Zielpublikum vorführen.

Ein Cloud-Speicher hat darüber hinaus zwei weitere Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind. Einerseits erleichtert die Online-Ablage die Zusammenarbeit, weil Sie Dateien für andere freigeben und alle am gleichen Dokument arbeiten können. Das verhindert, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind und Änderungen mühsam von Hand zusammengetragen werden müssen. Andererseits schützt die Cloud vor Datenverlust, indem die Dateien unabhängig vom Gerät sicher gespeichert sind und auch bei einem Defekt des Notebooks verfügbar bleiben.

Daten zwischen Smartphone/Tablet und Computer austauschen

Nutzen Sie Ihr Smartphone unterwegs, um Fotos und Videos aufzunehmen, beispielsweise auf der Baustelle? Dann werden Sie diese Medien unterwegs oder spätestens im Büro am Computer sortieren und bearbeiten wollen. Für den Datentransfer gibt es zwei Ansätze: Entweder laden Sie Bilder und Videos auf einen Online-Speicher hoch und auf dem Computer wieder herunter. Oder Sie transferieren die Dateien direkt zwischen den zwei Geräten. Je grösser die Datenmenge, desto effizienter ist die Direktübertragung.

Für die Synchronisation via Cloud können Sie Ihren üblichen Online-Speicher wie etwa OneDrive for Business nutzen. Oder Sie greifen auf eine spezialisierte Fotoablage wie iCloud Fotos, Google Photos oder Swisscom myCloud zurück. Wenn Sie Fotos und Videos zwischen iPhone und Mac austauschen, geht das am einfachsten über iCloud. Bei der direkten Übertragung vom Smartphone auf den Computer hängt der Weg von den verwendeten Systemen ab:

• Von iPhone zu Mac: Nutzen Sie AirDrop, um Dateien via WLAN zu übertragen. Etwas schneller geht es, wenn Sie das iPhone über USB mit dem Mac verbinden und die Dateien mit der «Photos»-App importieren.
• Von iPhone zu Windows: Wenn Sie Fotos nicht über iCloud synchronisieren, schliessen Sie das iPhone via USB an den Computer an und öffnen Sie die Fotos-App von Windows 10. Ansonsten haben Sie über den Windows-Explorer Zugriff auf den Bilderspeicher des iPhone.
• Von Android zu Mac: Am Einfachsten nutzen Sie AirDroid. Über die Android-App und den Desktop-Client können Sie vom Mac aus aufs Smartphone zugreifen und unter anderem Fotos und Videos übertragen.
• Von Android zu Windows: Verbinden Sie das Smartphone mit dem Windows-Rechner. Wenn Sie nach der Übertragungsart gefragt werden, wählen Sie «Medientransfer», «Fotos übertragen» oder dergleichen. Nun können Sie Bilder und Videos mit der Fotos-App importieren oder über den Windows-Explorer kopieren. Alternativ können Sie wie auf dem Mac AirDroid verwenden.

Terminfindung mit Kalenderfreigabe vereinfachen

Die Terminfindung wird entscheidend vereinfacht, wenn Sie Einblick in die Kalender der anderen Teilnehmer haben. Zumindest innerhalb Ihres Unternehmens sollten Sie deshalb online gespeicherte Kalender nutzen, wie dies beispielsweise Office 365 mit Exchange Online bietet. Der Terminplanungsassistent etwa von Microsoft Outlook unterstützt Sie dann dabei, einen für alle Teilnehmer passenden Zeitraum zu finden. Damit ersparen Sie sich Mailverkehr und Telefonate zur Terminfindung. Ebenso können Sie dank eines aktuellen Kalenders effizient und schnell einen Termin planen, wenn Sie gerade bei einem Kunden vor Ort sind.

Gerade wenn Sie häufig ausserhalb des Büros arbeiten, haben Online-Kalender noch einen weiteren, praktischen Vorteil. Sie bleiben informiert über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden – und umgekehrt. Das erlaubt es beispielsweise jemandem am Firmensitz, mit einem Blick in den Kalender Auskunft über ihre voraussichtliche Rückkehr zu geben, ohne Sie zuerst telefonisch bei der Arbeit stören zu müssen. Online-Kalender sind also ein Beitrag zur Effizienzsteigerung.

Anfahrtszeiten in den Kalender aufnehmen

Wenn Sie Termine mit längerer Anfahrtszeit in Ihrer Agenda eintragen, können Sie die Reisezeit gleich mitberücksichtigen. Wie, hängt vom Smartphone und Verkehrsmittel ab. Notfalls tragen Sie die Zeit von Hand in den Kalender ein. Diese Hilfsmittel unterstützen Sie dabei:

• Wenn Sie den iPhone-Kalender nutzen, können Sie die Wegzeit gleich im Termin festlegen. Dazu müssen Sie Start- und Zielort festlegen, worauf Apple Maps die ungefähre Reisezeit berechnet und im Kalender festhält.
• Falls Sie mit dem Zug unterwegs sind, können Sie die Reisezeit aus dem SBB-Fahrplan als Kalendereintrag speichern. Das funktioniert sowohl über die SBB-Website als auch in der App.
• Google Maps «spricht» zwar nicht direkt mit dem Kalender. Sie können aber bei der geplanten Route die gewünschte Ankunftszeit festlegen sowie einen Hinweis, wann Sie losfahren sollten. Wählen Sie dazu aus dem Dreipunktemenü in Google Maps «Erinnerung für Aufbruch» und legen Sie die gewünschte Ankunftszeit fest.

Halten Sie Ihre Kontakte auf dem Smartphone aktuell

Wenn Sie Ihre Kontakte in der Cloud speichern, können Sie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen zwischen Notebook und Smartphone synchronisieren. Das hat den Vorteil, dass die Informationen auf allen Geräten aktuell gehalten werden. Der weitaus gebräuchlichste Weg ist hierbei, die Kontakte über einen Cloud-Anbieter wie Apple (iCloud), Google (G Suite, ehemals Google Apps) oder Microsoft Exchange (Microsoft 365) abzugleichen.

So synchronisieren Sie Kontakte, Mails und Kalender dieser Anbieter mit Ihrem Mobilgerät:

Synchronisation mit iOS

Für die Einrichtung öffnen Sie die Einstellungen:

• iCloud: Unter Punkt «iCloud» iCloud-Konto hinzufügen (falls nicht bei der Einrichtung des iPhone/iPad schon gemacht)
• G Suite/Google-Konto: Unter «Mail (oder «Kontakte» oder «Kalender») > Accounts > Account hinzufügen > Google». Danach wählen Sie, was synchronisiert werden soll (Mail, Kontakte, Kalender)
• Microsoft 365: Wie oben, aber Kontotyp «Exchange»

Synchronisation mit Android

• iCloud: Synchronisation nur über zusätzliche Apps wie iCloud Contacts Sync für Kontakte oder iCalendar Sync Cloud für Termine. Um auf iCloud-Mails zuzugreifen, können Sie ein IMAP-Konto einrichten, beispielsweise via «Einstellungen > Konten > Konto hinzufügen > IMAP». Die Mailserver-Einstellungen finden Sie auf der entsprechenden Support-Seite von Apple.
• G Suite/Google-Konto: Wählen Sie «Einstellungen > Konten > Konto hinzufügen > Google»
• Microsoft 365: Wie oben, aber wählen Sie als Kontotyp «Microsoft Exchange».

iPad oder Android-Tablet als zweiten Bildschirm nutzen

Für gewisse Aufgaben, wie das Bearbeiten einer grossen Tabelle oder die Fotoretouche, ist ein grosser Bildschirm eine echte Arbeitserleichterung. Bei Notebooks ist das oftmals nicht der Fall – Gewicht und Akkulaufzeit sprechen gegen grossformatige Mobilgeräte.

Es gibt jedoch eine elegante und recht gut funktionierende Lösung, genügend Platz auf Ihrem mobilen oder temporären Schreibtisch vorausgesetzt: Sie können ein Tablet oder Smartphone als zweiten Bildschirm nutzen. Die beste Leistung bringen dabei Lösungen, bei denen Sie das Tablet via USB ans Notebook anschliessen. Eine App auf dem Tablet und ein Pendant auf dem Notebook sorgen für die korrekte Darstellung.

Es gibt verschiedene Apps auf dem Markt, die für ein paar Franken das Tablet zum Zweitbildschirm aufrüsten. Aus Geschwindigkeitsgründen empfiehlt sich eine Lösung, die über USB funktioniert und nicht via WLAN. Duet unterstützt nur iPads, während Splashtop XDisplay mit iOS und Android-Geräten funktioniert. Beide Anbieter verstehen sich auf der Computerseite sowohl mit Windows als auch mit Macs.

Beide Ansätze funktionieren gut. Allerdings muss der Prozessor die Aufgabe der Grafikkarte übernehmen und das Bild für den Zweitbildschirm berechnen, was einiges an Ressourcen frlsst. Solche Second-Screen-Lösungen eignen sich deshalb nur für die gelegentliche Nutzung und weniger für Dauerbetrieb.

Planen Sie Ihren Tag im Voraus

Das Wichtigste zum Schluss: Wenn Sie den Tag bereits am Vorabend planen, haben Sie den Überblick und sind vor Überraschungen gefeit (so weit das halt möglich ist). Diese fünf Tipps helfen Ihnen dabei, den nächsten Tag zu planen.

Aktualisierter und ergänzter Artikel vom September 2016.