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Allhands Meeting spannender gestalten - Unsere Tipps

Entdecken Sie effektive Strategien zur Gestaltung inspirierender Allhands Meetings. Von nützlichen Tipps für eine klare Kommunikation bis hin zu bewährten Methoden erfolgreicher Unternehmen - optimieren Sie Ihre Meetings und fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz in Ihrem Team.

Von Daniel Gamp
All-Hands Meeting

Was ist ein All-Hands Meeting?

Was bedeutet der Begriff Allhands Meeting?

Ahoi Matrosen! Der Begriff "Allhands Meeting" (oder "All-Hands Meeting") stammt aus der nautischen Tradition und wird im Geschäftskontext verwendet, um ein Meeting zu bezeichnen, an dem alle Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Abteilung teilnehmen sollen.

In der Seefahrt wurde der Befehl "All hands on deck" gegeben, wenn alle Besatzungsmitglieder eines Schiffes auf das Deck gerufen wurden, um gemeinsam eine Aufgabe zu erledigen oder eine wichtige Information zu erhalten. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn ein Sturm aufzog und alle verfügbaren Hände benötigt wurden, um die Segel einzuziehen.

Auf ähnliche Weise werden in einem Unternehmen "Allhands Meetings" abgehalten, um wichtige Informationen mit allen Mitarbeitern zu teilen, Feedback zu sammeln oder um alle auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Es handelt sich um eine Gelegenheit für Transparenz und Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation.

Unterschied zwischen Allhands Meeting vs. Townhall

Der Begriff "Town-Hall-Meeting" wird oft mit "All-Hands-Meeting" gleichgesetzt. Ein Town-Hall-Meeting ist neben der Vermittlung von Informationen jedoch eher auf Fragen und Antworten (Q&A) ausgerichtet - also die Interaktion der Teilnehmenden mit dem Vortragenden, während sich All-Hands-Meetings im Allgemeinen mehr darauf konzentrieren, eine Botschaft zu vermitteln und eine wichtige Präsentation zu halten.

Wie kann man ein All-Hands-Meeting spannend gestalten?

Entdecken Sie kreative Ideen, um Ihre All-Hands-Meetings im Unternehmen zum Highlight zu machen.

1. Überraschende Eröffnung des Meetings

Bei Präsentationen generell, aber auch bei Allhands Meetings hilft es, die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen von Beginn an zu haben. Dies erreicht man durch folgende kreative Ideen.

  • KI-Einspieler: Das Trendthema der Stunde ist künstliche Intelligenz. Starten Sie Ihre Präsentation indem Sie mit künstlicher Intelligenz ein aufsehenerregendes Bild projizieren oder lassen Sie einen von der KI erstellten Avatar mit von KI-erstellter Stimme eine Videonachricht überbringen.
  • Schockierende Nachricht oder Fakt: Eröffnen Sie Ihre Präsentation mit einem Fakt oder Statement, das die Zuhörenden beeindruckt, überrascht oder fassungslos macht. Sodass Sie die volle Aufmerksamkeit des Publikums bzw. der Belegschaft haben.
  • Quiz: Stellen Sie zu Beginn des Allhands Meetings ein paar Quizfragen an die Belegschaft. Gehen Sie während der Präsentation auf diese Fragen ein und lösen Sie die Ergebnisse am Ende des Vortrags auf. Sie können den Gewinner:innen auch Preise verlosen. Um dies ohne großen Aufwand umzusetzen, können Sie eine Event-Plattform wie Veertly nutzen.

2. Wie Sie Allhands Meetings aufpeppen

Erwecken Sie Ihr AMA Meeting zum Leben und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter:innen.

Visuelle Gestaltung

Die visuelle Gestaltung einer Präsentation, besonders in einem Allhands Meeting, ist aus mehreren Gründen äusserst wichtig:

  • Aufmerksamkeit und Engagement: Eine visuell ansprechende Präsentation kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden auf sich ziehen und ihr Interesse am dargestellten Inhalt wecken. Farben, Formen, Bilder und Bewegungen können dazu beitragen, dass die Zuschauer:innen engagiert und fokussiert bleiben.
  • Informationsverarbeitung: Menschen sind visuelle Wesen, und die Verwendung von Bildern, Diagrammen und Infografiken kann dabei helfen, komplexe Informationen verständlicher zu machen. Visuelle Darstellungen können oft effektiver sein als Worte allein, um Konzepte zu erklären und den Lernprozess zu unterstützen.
  • Gedächtnis und Rückruf: Forschungen zeigen, dass visuell präsentierte Informationen besser und länger im Gedächtnis behalten werden als textbasierte Informationen. Die Verwendung von visuellen Elementen kann also dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden sich an die präsentierten Informationen erinnern.
  • Emotionale Verbindung: Bilder, Farben und Designs können starke emotionale Reaktionen hervorrufen. Eine gut gestaltete Präsentation kann positive Emotionen wecken, die das Engagement und die Beteiligung der Teilnehmer:innen erhöhen.
  • Professionalität und Glaubwürdigkeit: Eine hochwertige visuelle Präsentation kann dazu beitragen, den Eindruck von Professionalität und Glaubwürdigkeit zu vermitteln. Dies kann das Vertrauen der Teilnehmenden in die präsentierten Informationen und in das Unternehmen insgesamt stärken.
  • Branding und Identität: Visuelle Elemente in einer Präsentation können dazu beitragen, die Markenidentität zu stärken und die Unternehmenskultur zu kommunizieren. Konsistente Farben, Schriftarten und Bilder, die mit dem Markenimage übereinstimmen, können das Branding des Unternehmens unterstreichen und den Mitarbeitenden ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln.

Interaktive Elemente

Die interaktive Gestaltung von Allhand Meetings ist eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeitende einzubeziehen und eine offene, kommunikative Atmosphäre zu schaffen. Hier sind einige Strategien, die angewendet werden können:

  • Live-Umfragen und Abstimmungen: Nutzen Sie digitale Event-Apps wie Veertly, um Live-Umfragen und Abstimmungen durchzuführen. Diese können dazu verwendet werden, Feedback zu sammeln, Meinungen einzuholen oder einfach nur, um das Engagement während des Meetings zu erhöhen.
  • Frage- und Antwortrunden: Reservieren Sie Zeit für eine Q&A-Session, in der Mitarbeiter:innen Fragen stellen können. Dies kann entweder live geschehen oder Sie können eine Event Software(öffnet ein neues Fenster) (Link entsprechend anpassen auf Swisscom) verwenden, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Fragen anonym zu stellen.
  • Ideen- oder Feedback-Wände: Erstellen Sie eine digitale Wand, an der die Mitarbeiter Ideen oder Feedback posten können. Dies kann während des Meetings erfolgen oder Sie können die Wand im Anschluss an das Meeting offen lassen, so dass die Mitarbeiter weiterhin Beiträge leisten können.
  • Mitarbeiterpräsentationen: Laden Sie die Mitarbeiter:innen ein, selbst Präsentationen zu halten oder Projekte vorzustellen. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass ihre Stimmen gehört werden und dass sie einen aktiven Beitrag zum Allhands Meeting leisten.

Storytelling

Storytelling kann ein effektives Werkzeug sein, um Informationen auf eine ansprechende und einprägsame Weise zu vermitteln. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Storytelling in Ihr nächstes Allhands Meeting einbringen können:

  • Unternehmensgeschichte erzählen: Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Geschichte Ihres Unternehmens zu teilen. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Verbundenheit und des Stolzes unter den Mitarbeitern zu schaffen und ihnen einen Kontext für ihre Arbeit zu geben.
  • Kundengeschichten teilen: Erzählen Sie Geschichten von Kunden, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen. Dies kann den Mitarbeitenden helfen, den Wert ihrer Arbeit zu sehen und ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden zu entwickeln.
  • Erfolgs- und Misserfolgsgeschichten: Teilen Sie Geschichten von Projekten oder Initiativen, die besonders erfolgreich oder lehrreich waren. Dies kann eine Gelegenheit sein, Erfolge zu feiern und gleichzeitig aus Fehlern zu lernen.
  • Mitarbeitergeschichten: Lassen Sie Mitarbeiter:innen ihre eigenen Geschichten erzählen. Dies könnte eine Geschichte darüber sein, wie sie eine besondere Herausforderung gemeistert haben, eine Anekdote über etwas Lustiges oder Ungewöhnliches, das bei der Arbeit passiert ist, oder eine Geschichte darüber, warum sie sich für Ihre Firma entschieden haben.
  • Metaphern und Analogien: Verwenden Sie Metaphern und Analogien, um komplexe Ideen zu erklären. Dies kann dazu beitragen, die Verständlichkeit zu erhöhen und die Informationen einprägsamer zu machen.
  • Struktur der Geschichte: Denken Sie daran, dass jede gute Geschichte eine Einführung, einen Höhepunkt und einen Abschluss hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschichten gut strukturiert sind und einen klaren Punkt haben.

Durch das Einbringen von Storytelling in Ihr Allhands Meeting können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter:innen auf sich ziehen, das Engagement erhöhen und Informationen auf eine Weise vermitteln, die leicht verstanden und erinnert werden kann.

Was sind die grössten Fehler bei der Organisation von Allhands Meetings?

Obwohl Allhands Meetings ein wirksames Werkzeug zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen sein können, können sie auch zur Quelle von Frustration und Desinteresse werden, wenn sie nicht richtig organisiert sind. Hier sind einige der häufigsten Fehler, die bei der Organisation von Allhands Meetings gemacht werden:

  • Unklare Agenda: Eine unklare oder nicht vorhandene Agenda kann dazu führen, dass das Meeting unfokussiert und ineffizient wird. Die Teilnehmer:innen sollten im Voraus wissen, was das Ziel des Meetings ist und welche Punkte besprochen werden.
  • Mangelnde Vorbereitung: Wenn die Präsentator:innen nicht gut auf das Allhands Meeting vorbereitet sind, kann dies zu Verwirrung, langen Pausen und mangelnder Klarheit führen. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos abläuft und die gewünschten Informationen effektiv kommuniziert werden. Das Swisscom Team unterstützt Sie daher nicht nur bei der Durchführung, sondern gerne auch bereits bei der Vorbereitung Ihres Events.
  • Mangelnde Transparenz: Wenn nur positive Nachrichten geteilt werden und schwierige Themen vermieden werden, können die Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass ihnen nicht die volle Wahrheit mitgeteilt wird. Es ist wichtig, eine Balance zu finden und sowohl Erfolge als auch Herausforderungen offen zu teilen.
  • Zu lange Dauer: Wenn die Betriebsversammlung zu lange dauert, kann dies zu Ermüdung und Desinteresse der Teilnehmenden führen. Es ist wichtig, die Dauer des Meetings im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass es effizient und auf den Punkt gebracht wird.
  • Fehlendes Follow-up: Wenn nach dem Meeting kein Follow-up erfolgt, kann dies dazu führen, dass wichtige Informationen vergessen werden bzw. Mitarbeitende, die nicht live bzw. virtuell am Allhands Meeting teilnehmen konnten, diese Informationen nie erhalten. Es ist hilfreich, eine Zusammenfassung der Betriebsversammlung und im besten Fall auch die Aufzeichnung der Präsentationen an die Belegschaft zu versenden und klar zu kommunizieren, welche Aktionen als nächstes ergriffen werden.
  • Fehlende Berücksichtigung von verschiedenen Zeitzonen: Bei globalen Unternehmen kann die Nichtberücksichtigung von unterschiedlichen Zeitzonen dazu führen, dass einige Mitarbeitende ausgeschlossen werden. Es ist wichtig, eine Zeit zu wählen, die für die meisten Mitarbeiter geeignet ist, oder auch in diesem Fall das Meeting aufzuzeichnen und für diejenigen zur Verfügung zu stellen, die es nicht live verfolgen können. Veertly bietet auch die Möglichkeit, solche Unternehmensmeetings in verschiedenen Sprachen bereitzustellen, entweder mit Hilfe von KI Systemen in schriftlicher Form (Transkription) oder auch durch Übersetzer:innen (Live Interpretation).

Beispiele von erfolgreichen All-Hands-Meetings in Unternehmen

  • Zappos "All Hands On Deck" Meetings: Zappos ist ein Unternehmen, das für seine starke Unternehmenskultur bekannt ist. Ihre monatlichen Allhands-Meetings sind eine Mischung aus Unternehmensupdates, Mitarbeiteranerkennungen und sogar Talent-Shows. Das Ziel ist, die Unternehmenskultur zu stärken und gleichzeitig wichtige Informationen zu teilen.
  • Slack: "All Hands" Meetings: Slack führt regelmässige Allhands-Meetings durch, in denen es Management-Updates gibt und Fragen von Mitarbeitern beantwortet. Ein herausragendes Merkmal dieser Meetings ist die Verwendung von Slacks Plattform zur Interaktion und Kommunikation während des Meetings, wodurch die Mitarbeiterbeteiligung gefördert wird.
  • Asana: "All Hands" Meetings: Asana führt wöchentliche Allhands-Meetings durch, die als Gelegenheit zur Wertschätzung von Mitarbeitern, zur Teambildung und zur gemeinsamen Besprechung von Unternehmenszielen dienen. Asana ist bekannt für seine Fokussierung auf Mitarbeiterengagement und Unternehmenskultur, und diese Meetings spiegeln diese Werte wider.

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