Was ist eine hybride Veranstaltung? Vorteile, Tipps & Beispiele

Hybrid ist ein Begriff, der in vielen Branchen immer wieder auftaucht, von der Automobilindustrie bis hin zur Arbeitswelt. Doch was bedeutet "hybrid" eigentlich? Und ist es wirklich so wichtig?

Tatsächlich gaben in einer kürzlich durchgeführten Studie 50% der befragten Führungskräfte an, dass sie erwarten, dass alle zukünftigen Veranstaltungen eine virtuelle Dimension haben werden. Hybride Events sind also keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern eine Entwicklung, die bleiben wird.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf hybride Veranstaltungen, erklären, was sie sind, welche Vor- und Nachteile sie bieten und vor allem, was sie zum Erfolgskonzept macht.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Im Kern bezeichnet hybrid immer eine Mischung zwei verschiedener Dinge. In der Eventbranche geht es dabei um die Verbindung zweier Veranstaltungsformate, – einer Präsenzveranstaltung und einer Onlineveranstaltung.

Durch diese Kombination können die Teilnehmenden wählen, ob sie persönlich oder virtuell über eine passende Veranstaltungsplattform(öffnet ein neues Fenster) (Link entsprechend anpassen auf Swisscom) teilnehmen möchten. Hybride Events bieten viel Flexibilität, da geografische oder andere Einschränkungen keine Rolle mehr spielen und Besucher:innen aus der ganzen Welt an der Veranstaltung teilnehmen können.

In der Regel umfassen hybride Veranstaltungen eine Reihe interaktiver Funktionen wie Live-Chats, Q&A-Runden und Möglichkeiten zum Networking(öffnet ein neues Fenster). (Link entsprechend anpassen auf Swisscom) Dennoch stellt das Einbinden aller Teilnehmenden oft eine der grössten Herausforderungen hybrider Events dar.

Vorteile hybrider Events

Hybride Veranstaltungen sind während der Corona-Pandemie immer beliebter geworden, aber was sind die Gründe dafür, hybride Events auch nach der Pandemie noch in Betracht zu ziehen?

1. Grössere Reichweite

Wie bereits angeklungen, ist einer der grössten Vorteile hybrider Veranstaltungsformate die Möglichkeit, ein grösseres Publikum zu erreichen. Indem Veranstaltende unterschiedliche Formate anbieten, werden nicht nur physische Teilnehmer:innen erreicht, sondern auch virtuelle Besucher:innen, die sich von überall auf der Welt einwählen können. Das ermöglicht auch Menschen mit Einschränkungen, die aufgrund von Mobilitätsproblemen oder geografischen Barrieren ansonsten nicht an der Veranstaltung teilnehmen könnten, die Teilnahme an der Veranstaltung. Somit tragen hybride Veranstaltungen auch zur Inklusivität bei.

2. Geringere Kosten

Bei Veranstaltungen wie Konferenzen oder Teamevents liegen die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Reisen oft bei den Veranstalter:innen. Die Beträge belaufen sich dabei schnell auf mehrere tausende Euros. Bei hybriden Events fällt ein Teil dieser Kosten weg, da weniger Teilnehmende anreisen.

Auch die Kosten für die Veranstaltungsorte können reduziert werden, da weniger Platz benötigt wird und nur geringere Raummieten anfällt. Hybride Veranstaltungen können somit kosteneffektiver sein als reine physische Veranstaltungen.

3. Mehr Nachhaltigkeit

Hybride Veranstaltungen sind nachhaltiger als Präsenzveranstaltungen. Studien zeigen, dass durch den Wechsel von Präsenz- zu hybriden Veranstaltungen zwischen 60-70% der Emissionen eingespart werden können(öffnet ein neues Fenster). Der grösste Faktor hierbei ist das Reisen, insbesondere für internationale Veranstaltungen, bei denen viele Besucher:innen per Flugzeug anreisen.

Präsenzveranstaltungen sind ausserdem dafür bekannt, eine Vielzahl an Werbematerialien zu verwenden, die am Ende als Abfall landen. Bei einer dreitägigen Veranstaltung mit 1000 Teilnehmenden berechnet sich das auf durchschnittlich 3480 kg Müll(öffnet ein neues Fenster). Eine hybride Veranstaltung zu organisieren kann also dazu beitragen, den CO2-Fussabdruck stark zu reduzieren und nachhaltiger zu sein.

Nachteile hybrider Events

Hybride Veranstaltungen haben zwar viele Vorteile, bringen aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.

1. Technische Schwierigkeiten

Da sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmende an der Veranstaltung teilnehmen, kann es schnell zu technischen Problemen kommen. Zum Beispiel können Verbindungsprobleme oder Störungen in der Audio- und Videoqualität auftreten, die zu Unterbrechungen und Frustration bei den Teilnehmenden führen und das Erlebnis beeinträchtigen.

Um technische Schwierigkeiten minimal zu halten, lohnt es sich, die Infrastruktur im Vorhinein eingehend zu prüfen und für den Notfall einen Back-up-Plan zu erstellen.

2. Erlebnis für alle Teilnehmenden optimieren

Während Präsenz- oder Onlineveranstaltungen nur auf eine Gruppe ausgelegt sind, müssen Hybrid-Events beide Seiten bedienen, und das ist nicht ganz einfach. Die Problematik beginnt schon bei der Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen. Wenn Teilnehmende aus verschiedenen Teilen der Welt an der Veranstaltung teilnehmen, kann es schwierig sein, einen geeigneten Zeitplan zu finden, der für alle funktioniert.

Darüber hinaus ist der Austausch von Informationen und die Interaktion zwischen Besucher:innen erschwert. Die Veranstaltungen müssen sicherstellen, dass Diskussionen, Networking und Co. auf beiden Seiten stattfinden, damit alle Teilnehmenden aktiv beteiligt sind.

3. Organisatorischer Aufwand

Die Planung und Durchführung einer hybriden Veranstaltung erfordert in der Regel mehr organisatorischen Aufwand als eine herkömmliche Präsenzveranstaltung. Zusätzliche Technologie und Ausrüstung müssen bereitgestellt werden, um die virtuelle Komponente zu unterstützen, und die Organisation der Veranstaltung kann komplexer sein, da mehrere Standorte und Teams beteiligt sein können.

Wie sieht die Zusammenarbeit der Zukunft aus?

Um eine erfolgreiche hybride Veranstaltung zu organisieren, müssen verschiedene Elemente berücksichtigt werden. Zunächst müssen geeignete Sprecher:innen und Sponsoren gefunden werden, Einladungen und Tickets erstellt werden und vor allem das Format für Teilnehmende vor Ort und online angepasst werden. Dabei ist die Wahl der richtigen Plattform(öffnet ein neues Fenster) ein entscheidender Faktor für den Erfolg.

Es gibt eine Vielzahl an Apps und Plattformen(öffnet ein neues Fenster) mit verschiedenen Funktionalitäten, weshalb es wichtig ist, die richtige Auswahl zu treffen. Hierfür haben wir unsere Top 3 Plattformen ausgewählt, die sich besonders für hybride Veranstaltungen eignen.

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