1. Zielgruppe definieren

Überlege dir zuerst, wer überhaupt die Zielgruppe deines Events ist und eingeladen werden soll. Versuche außerdem in Erfahrung zu bringen, über welchen Kanal du deine Zielgruppe bestmöglich erreichen kannst.

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2. Klare Information

Stelle sicher, dass die Einladung alle wichtigen Informationen enthält, wie Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck des Events. Stelle die wichtigsten Informationen anschaulich dar oder hebe diese hervor.

3. Ansprechendes Design

Verwende ein ansprechendes Design, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu gewinnen. Achte darauf, dass deine Eventeinladung und Event-Website im Einklang mit eurem eigenen Corporate Branding steht.

4. Personalisierte Ansprache

Verwende den Namen der Kontakte in der Einladung, um eine persönlichere Verbindung herzustellen. Eine persönliche Ansprache steigert die Wertigkeit der Einladung und die Wertschätzung deiner potentiellen Zielgruppe.

5. Spannung aufbauen

Nutze die Einladung, um Vorfreude auf den Event zu wecken und die potenziellen Gäste neugierig zu machen. Hebe Highlights des Events hervor. Lasse bewusst einige Programmpunkte offen, um Spannung zu erzeugen.

6. Anmeldeoption

Stelle sicher, dass die Teilnehmenden eine Möglichkeit haben, ihre Teilnahme direkt mit einer integrierten Anmeldeoption zu bestätigen. Für eine hohe Anmelderate achte auf einen möglichst einfachen Anmeldeprozess, zum Beispiel mit einem vorausgefüllten Registrationsformular.

7. Eventeinladung termingerecht versenden

Versende die Einladungen termingerecht um sicherzustellen, dass die potenziellen Gäste genügend Zeit haben, ihre Teilnahme zu planen. Für die optimale Vorlaufzeit sind die Rahmenbedingungen wie Event-Format, Event-Dauer, Event-Datum, Event-Ort oder Zielgruppe relevant. Als Richtwert gilt:

• Versand «Safe the Date» rund 4-5 Monate vor dem Event
• Einladungsversand 2-3 Monate vor dem Event
• Erinnerungs-Emails 1-2 Wochen vordem Event.

Am besten verwendest du ein Eventtool wie beispielsweise Oniva, mit dem du Email-Versände automatisch terminieren kannst.

8. Mobile-Optimierung

Stelle sicher, dass sowohl die Einladung wie auch die Anmeldeoption auf Mobilgeräten leicht lesbar ist, da viele Menschen ihre E-Mails auf dem Smartphone öffnen. Auch hier gilt – für eine hohe Anmelderate ist ein einfacher, mobil-optimierter Anmeldeprozess entscheidend.

9. Social-Media-Integration

Nutzen bei öffentlichen Events die Möglichkeit deinen Event in den sozialen Medien zu teilen, um zusätzliche Aufmerksamkeit zu generieren. Achte darauf, dass der Link zu deiner Event Website die notwendigen Metatags enthält, damit die wichtigsten Informationen auch auf den sozialen Kanälen ansprechend dargestellt werden.

10. Erinnerung vor dem Event

Mit einer Last-Call-Erinnerung kurz vor dem Event kannst du oftmals einige Personen kurzfristig von der Teilnahme überzeugen, die sich noch nicht angemeldet haben. Zusätzlich empfiehlt es sich auch, eine Erinnerung an bereits angemeldete Gäste zu senden, um die No-Show-Rate zu verringern und den Gästen die letzten wichtigsten Informationen zu kommen zu lassen. Mit einer Dankesnachricht nach dem Event gibst du deinen Gästen ein zusätzliches Zeichen der Wertschätzung und bleibst in positiver Erinnerung.