Event Management
Event Marketing ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mix. Laut einem Artikel in der Harvard Business Review geben 54% der Unternehmen im B2B-Umfeld an, dass sie aus Veranstaltungen einen höheren ROI ziehen als aus anderen Formen des Marketings.
Bestehende Lösungen innerhalb eines Unternehmens erfüllen jedoch oftmals nicht die Anforderungen an ein professionelles Event Marketing. Im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen durch digitale Lösungen wird daher vermehrt der Einsatz einer professionellen Event Management Software geprüft. Aus diesem Grund haben wir ein Template entwickelt, das Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten Event Management Software unterstützen soll.
Sparen Sie Zeit durch die Nutzung unserer Vorlage für die Evaluation einer Event Management Software.
Bevor Sie mit der Suche nach einer Lösung beginnen, sollten sie folgende Kernfragen beantworten:
Die Erarbeitung der Antworten erfordert einen initialen Zeitaufwand, hilft aber einerseits bei der Auswahl der richtigen Lösung und anderseits bei der potenziellen Skalierung der Lösung innerhalb einer gesamten Organisation.
Generell kann der Anforderungskatalog in die nachfolgende Struktur aufgeteilt werden.
Einleitend sollten die Messkriterien der Anforderungen definiert werden. Es eignet sich eine Klassifizierung der Anforderungen nach "Muss, Soll, Kann" sowie eine Skala des Erfüllungsgrades nach "0 nicht erfüllt bis 3 vollständig erfüllt".
Die erarbeiteten Antworten aus den oben erwähnten Fragestellungen werden im Abschnitt Ausgangslage und Zielsetzung transparent für den Anbieter aufgeführt.
Eine transparente Anbieterinformation hilft den Anbieter nach objektiven Kriterien zu vergleichen. Dieser Punkt wird oftmals durch interne Regulatorien in Bezug auf Mindestgrösse oder Nachhaltigkeitskriterien ergänzt.
Die funktionalen Anforderungen an eine Event Management Software sind von Organisation zu Organisation verschieden. Sofern noch keine Event Management Software im Einsatz ist, können die funktionalen Anforderungen zur Herausforderung werden. Das Template gibt eine Hilfestellung für die wichtigsten, grundlegenden Funktionalitäten.
In den nicht funktionalen Anforderungen werden Punkte wie Verfügbarkeit, Datenschutz oder Support Dienstleistung definiert.
Ist der Anforderungskatalog definiert gilt es geeignete Anbieter zu finden und ein Zeitfenster für die Beantwortung der Anforderungen festzulegen. Für die finale Auswahl sollten maximal 1-3 Anbieter selektiert werden. Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, den richtigen Anbieter für Ihre Organisation zu finden.
Fordern Sie einen Testzugang und testen Sie die Lösung in einer Demo- oder Testumgebung auf Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit.
Bilden Sie ein reales Anwendungsszenario eines Beispielevents ab und prüfen Sie die Lösung auf die definierten Kriterien.
Es gibt immer wieder Softwareprojekte, die aufgrund der Grösse und Komplexität scheitern. Vor der eigentlichen Integration ins Gesamtsystem eines Unternehmens, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen, indem die Lösung zum Beispiel für einen einmaligen Event zum Einsatz kommt.
