SwissTrustRoom: Häufige Fragen
Ob Fragen zu Funktionen, Login oder digitaler Signatur. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um SwissTrustRoom.
An wen richtet sich SwissTrustRoom?
An Verwaltungsräte, um vertrauliche Informationen und Dokumente effizient und strukturiert auszutauschen und zu bearbeiten. An Geschäftsleitungen für Projekte und sensitive Informationen, auf die auch die eigenen IT-Administratoren keinen Zugriff haben sollen. An alle MItarbeitende, die sensitive Daten und Informationen in Rahmen ihres Arbeitsalltags oder in Zusammenhang mit einem spezifischen Projekt − nicht nur innerhalb der Firma, sondern auch ausserhalb der Firmen-IT-Systeme, oder länderübergreifend − vertrauliche Daten und Informationen austauschen müssen.
Der Informations- und Datenaustausch ist auch mit Behörden möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie auf den entsprechenden Webseiten des Bundes: Anerkennungsverordnung Zustellplattformen und Elektronische Übermittlung
Welche Datenformate werden unterstützt?
SwissTrustRoom unterstützt alle gängigen Dateiformate. Ausserdem können Sie Ordner erstellen und Ihre Dateien strukturiert ablegen.
Welche Browser werden unterstützt?
SwissTrustRoom funktioniert mit den gängigsten Browsern.
Die folgenden Browser werden in der aktuellsten Version unterstützt:
- Microsoft Edge (Windows)
- Chrome (Mac, Windows)
- Safari (Mac und iOS)
- Firefox (Mac, Windows)
Andere Kombinationen von Betriebssystemen und Browserversionen können ebenfalls problemlos funktionieren, werden aber nicht offiziell unterstützt.
Wo erhalte ich Hilfe bei Fragen?
Wenden Sie sich als Endbenutzer bitte an Ihren Community-Manager im Unternehmen. Dieser erhält via Swisscom Hotline Hilfe bei Fragen zu SwissTrustRoom. Aus Datenschutzgründen darf Swisscom keinen direkten Support für Endbenutzer leisten.
Wie lange dauert es bis SwissTrustRoom aufgesetzt und aktiviert ist?
SwissTrustRoom kann nach der Registrierung sofort genutzt werden.
Kann ich SwissTrustRoom kostenlos testen?
Ja. Sie können SwissTrustRoom während 14 Tagen kostenlos testen, inklusive digitaler Signatur.
Wie unterscheidet sich SwissTrustRoom von anderen Cloud Storage Diensten wie Dropbox, Google Drive und Apple iCloud?
SwissTrustRoom ist eine hochsichere Austauschplattform, die nicht dem US CLOUD Act unterliegt. Sämtliche Daten bleiben in der Schweiz. Die Daten werden in zwei redundanten, hochsicheren Rechenzentren von Swisscom gespeichert.
Wie kann ich SwissTrustRoom kündigen?
Als Community-Managerkönnen Sie in den Einstellungen unter "Community löschen" die Community aufheben. Dadurch wird Ihr Account sofort deaktiviert und die Daten werden gelöscht. Sie können Ihren Account nicht wieder aktivieren.
Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
Daten werden 7 Tage nach der Kündigung Ihres Accounts unwiderruflich gelöscht.
Wie ist der Login zum SwissTrustRoom gesichert?
Der Zugang zum SwissTrustRoom ist immer durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
Welche Möglichkeiten der Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet SwissTrustRoom?
Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie zwischen Mobile ID, SMS Challenge Code und Microsoft Authenticator App wählen.
Kann ich das Passwort wechseln?
Das Passwort können Sie jederzeit im SwissTrustRoom unter „Mein Profil“ ändern.
Was mache ich, wenn ich als Benutzer mein Passwort vergessen habe?
Wenden Sie sich an den Community-Manager in Ihrem Unternehmen. Diese Person kann Ihnen ein neues Passwort zustellen.
Was mache ich, wenn ich als Community-Manager das Passwort vergessen habe?
Swisscom kann das Passwort eines Community-Managers nicht zurücksetzen. Der Community-Manager muss zwingend einen Emergency Code im SwissTrustRoom erstellen. Wir empfehlen, einen zweiten Community-Manager im Unternehmen zu benennen.
Welche Funktionen hat SwissTrustRoom?
- Teilen und Austauschen von Dokumenten
- Verfassen von Notizen in Dokumenten (Annotation-Funktion)
- Kalender
- Führen von vertraulichen Diskussionen
- Sichere Datenablage (Raumkonzept)
- Elektronische Signatur von PDF-Dokumenten
- Genehmigungsverfahren für Abstimmungen
- Rechtsgültiges Signieren von Dokumenten
SwissTrustRoom wird laufend weiterentwickelt. Wir arbeiten an weiteren spannenden Funktionen, um den Geschäftsalltag noch weiter zu vereinfachen.
Werde ich benachrichtigt, wenn jemand ein neues Dokument für mich auf SwissTrustRoom freigibt?
Ja. Sie haben die Möglichkeit sich per E-Mail und SMS informieren zu lassen, wenn neue Dokumente hochgeladen werden. Dies kann jeder individuell konfigurieren. Als Standard ist die Benachrichtigung ausgeschaltet.
Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig downloaden?
Ja. Es können mehrere Dateien gleichzeitig heruntergeladen werden. Diese werden in einer Zip-Datei (als SwissTrustRoom.zip) zusammengefasst.
Kann ich ganze Ordner inklusive Unterordner downloaden?
Ja. Sie können ganze Ordnerstrukturen herunterladen. Diese werden in einer Zip-Datei zusammengefasst (als SwissTrustRoom.zip)
Kann ich ganze Ordner inklusive Unterordner hochladen?
Ja. Sie können eine gesamte Ordnerstruktur als zip-Datei in einen Datenraum Ihrer Community hochladen. Im SwissTrustRoom kann das Zip-File extrahiert werden und ist anschliessend in Ihrer Ordnerstruktur ersichtlich.
Was ist die maximale Grösse einer Datei?
Die maximale Grösse ist 5 GB.
Wie kann ich Dateien hochladen?
Markieren Sie die Dateien und ziehen Sie diese mittels Drag & Drop in das Browserfenster, in dem SwissTrustRoom geöffnet ist. Drag & Drop wird nicht von allen Browsern unterstützt.
Kann ich Informationen als Favoriten markieren?
Ja. Sie können Favoriten von Dokumenten, Datenräumen, Ordnern, einzelnen Benutzern, Kalendereinträgen und Diskussionen festlegen. Klicken Sie dafür auf das Favoriten-Symbol an der entsprechenden Stelle.
Gibt es eine Möglichkeit Dokumente offline zu bearbeiten?
Ja. Mit der SwissTrustRoom App können Sie Dokumente auf dem iPad offline bearbeiten.
Was passiert, wenn ich Dateien, Kalendereinträge oder Ordner lösche?
Gelöschte Elemente sind unwiderruflich gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Kann man das Herunterladen und Drucken von Dokumenten verhindern?
Ja, das ist möglich.
Gibt es eine reine Lese-Funktion mit erzwungenem, personalisiertem Wasserzeichen?
Ja, das ist möglich.
Was passiert mit den Daten, wenn ich eine Community lösche (Wipe-Funktion)?
Alle in der Community gespeicherten Daten werden unwiderruflich gelöscht. Auch alle Mitglieder und Gruppen werden gelöscht. Lediglich der Zugang für Community-Manager bleibt bestehen.
Kann Jeder Zugriffsberechtigungen auf einen Datenraum in der Community geben?
Nur Benutzer, die eine entsprechende Berechtigung verfügen, können weiteren Benutzern Zugriff geben.
Sehe ich wer Zugriff auf Dokumente im selben Datenraum hat?
Alle Benutzer, die Zugriff auf einen Datenraum haben, sehen welche berechtigten Benutzer ebenfalls Zugriff haben.
Kann ich Zugriff auf ein einzelnes Dokument geben?
Die Zugriffsberechtigung wird auf Datenraum-Ebene vergeben und vererbt. Einzelne Dokumente können mit einmaligem Zugriffsrecht externen Personen zugänglich gemacht werden.
Kann man jemandem temporären Zugriff auf einen Datenraum geben?
Ja. Es kann der Berechtigungszeitraum definiert werden, sowie ob jemand uploaden, downloaden oder nur lesen kann. Für das Einreichen einer Offerte auf eine Ausschreibung kann der Zugriff auf den entsprechenden Datenraum im SwissTrustRoom zum Beispiel auf die Deadline der Offerteneingabe gesetzt werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit jemandem einen einmaligen Zugriff zu erteilen.
Gibt es einen persönlichen Ablageort, auf den nur ich zugreifen kann?
Ja. Der Community-Manager kann pro Benutzer einen Personal-Room aktivieren. Auf diesen hat weder der Community-Manager Einblick, noch kann man anderen Benutzern Zugriff darauf vergeben.
Wo sind die Daten gespeichert?
Alle Informationen in SwissTrustRoom werden redundant auf den nach Bankenstandard konzipierten Swisscom Rechenzentren ausschliesslich in der Schweiz gespeichert. Die Daten unterliegen dem Schweizer Datenschutz.
Wie schützt Swisscom die Daten im SwissTrustRoom?
Das Hochladen der Daten basiert auf dem Bankenstandard der gesicherten Verbindung (EV-SSL). Die Daten werden kryptografisch (mehrfach nach AES-256) verarbeitet und abgespeichert.
Kann sich Swisscom Einblick auf die Daten im SwissTrustRoom verschaffen?
Nein. Durch die kryptografische Verarbeitung ist es niemandem der nicht durch den Community Manager berechtigt wurde möglich Einblick auf die Daten zu erhalten.
Sieht Swisscom wer Zugriff hat auf meine SwissTrustRoom Community?
Nur der Community-Manager sieht die Benutzerdaten. Durch die durchgängig verschlüsselte Ablage der Daten sieht Swisscom nur die Anzahl Benutzer sowie die Speicherplatznutzung der Community.
Bietet Swisscom einen Endbenutzer-Support?
Nein. Da nur die Community-Manager die Benutzer-Kontaktinformationen haben, kann Swisscom keinen Endbenutzer-Support leisten. Swisscom unterstützt jedoch gerne den Community-Manager bei all seinen Fragen.
Was passiert bei einem Server-Ausfall?
Ein Hardware-Ausfall oder auch der Ausfall eines ganzen Rechenzentrums hat keinen Einfluss auf die Speicherung der Daten. Alle Daten werden an verschiedenen Orten sicher gespeichert.
Wird SwissTrustRoom durch eine dritte Instanz auditiert?
Ja. SwissTrustRoom wird regelmässig von dritten, unabhängigen Instanzen auditiert.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Weitere Informationen rund um SwissTrustRoom finden Sie hier:
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Nutzungsbestimmungen Zertifizierungsdienst Swisscom
(PDF Datei, Deutsch)
