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Erfolgsgeschichte comPlan


«Die Lösung von Swisscom ist effizienter, sicherer und kostengünstiger.»

Hansjörg Gurtner,
Geschäftsführer comPlan




Wie die Pensionskasse comPlan ihre Versichertendossiers elektronisch archiviert und dadurch schnell und effizient bearbeiten kann.


Die Pensionskasse comPlan will ihr Papierarchiv nicht weiter ausbauen und stellt stattdessen auf eine elektronische Ablage der Dossiers um. Swisscom und comPlan haben die relevanten Geschäftsprozesse analysiert und eine optimale Lösung erarbeitet, die neben der effizienten und sicheren Datenaufbewahrung auch ein schnelles Bearbeiten der Dossiers erlaubt.


comPlan gehört mit einer Bilanzsumme von fast sechs Milliarden Franken, 24 angeschlossenen Arbeitgebern, 18’500 aktiven Versicherten und 4’400 Rentnern zu den grössten Pensionskassen der Schweiz. Sie setzt auf eine langfristig ausgerichtete Anlagestrategie. Die Führung der damit verbundenen Prozesse ist mit einem hohen Papieraufwand verbunden. Dossiers der aktiven Versicherten werden an den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden in Ordnern geführt. Dokumente von ausgetretenen Versicherten werden – nach Jahren gegliedert – im Papier-Archiv abgelegt. Die Zahlen sind beeindruckend: So produzieren etwa allein die laufenden Geschäftsfälle der aktiven Versicherten einen jährlichen Ausstoss an Dokumenten von rund 42’000 Seiten. Hinzu kommen rund 70’000 Seiten an bestehenden Versichertendossiers und 66'000 Seiten von abgeschlossenen Vorbezügen oder Verpfändungen für Wohneigentumsförderung.

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Sanfte Umstellung

Mit dem bisher geführten Papierarchiv geriet comPlan an ihre Kapazitätsgrenzen. Ihrem obersten Gebot «Sicherheit» folgend stufte die Geschäftsleitung zudem das Risiko eines Totalverlusts, etwa durch einen Brand, durch Zerfallspro-zesse des Papiers, Ausbleichen oder einen Wassereinbruch, als zu hoch ein. Denn ein «Backup» ist bei einem traditionellen Archiv notgedrungen nicht vorhanden. Deshalb beschlossen die Verantwortlichen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Nun werden abgeschlossene Geschäftsvorfälle aus dem Tagesgeschäft, z.B. eine Anfrage für Wohneigentumsförderung, laufend gescannt. Zudem werden die bestehenden Dossiers der aktiven Versicherten sukzessive digitalisiert. Durch diese kontinuierliche Migration wird das Tagesgeschäft nicht übermässig beeinträchtigt. Das vorhandene Archiv mit den Dossiers der bereits ausgetretenen Versicherten bleibt vorderhand in Papierform bestehen, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.



Bewährte Lösung

Zusammen mit comPlan haben die Fachleute von Swisscom die Geschäftsprozesse analysiert, die zu archivierenden Objekte und erwartenden Mengen untersucht und eine optimale Lösung erarbeitet. Entscheidend für den Erfolg war ein umfassendes Verständnis der Arbeitsvorgänge bei comPlan. Die neue Archivierungslösung konnte bald darauf technisch und prozessorientiert umgesetzt werden. Als Scanning-Lösung spielt dabei die Software Captiva der Firma EMC2 eine entscheidende Rolle. Sie wandelt jedes Papierdokument in geschäftlich nutzbare, digitalisierte Inhalte um, die auf der DocumentumPlattform desselben Herstellers verwaltet werden. Dabei werden unstrukturierte Dokumente auf der Basis vordefinierter Unternehmensregeln, Prozesse und Verfahren systematisch gemanagt, gespeichert, gesichert und zum vielfältigen Gebrauch bereitgestellt. Die Infrastruktur mit den sensiblen Personendaten befindet sich in den hochsicheren Datenzentren von Swisscom.

In enger Abstimmung mit comPlan setzten die Fachleute von Swisscom das Projekt in nur kurzer Zeit um. Nebst dem Einhalten des vereinbarten Kostendachs besticht insbesondere der modulare Aufbau der Lösung, der es Swisscom ermöglicht, sie auch anderen Branchen anzubieten.



Die Prozesskette in der Übersicht

Für den Erfolg war nebst der technischen Plattform auch der festgelegte Scanning- und Archivierungsprozess entscheidend. Dadurch wird das Tagesgeschäft der comPlan-Mitarbeitenden nicht beeinträchtigt. Der Prozess präsentiert sich wie folgt.

  • Erstellen: Der Geschäftsvorfall wird von comPlan aufbereitet, sortiert, kontrolliert und für die Archivierung bereitgestellt. Hierzu wird ein optisch lesbares Deckblatt mit einem Barcode erstellt.
  • Archivieren: Auf Knopfdruck wird der Geschäftsvorfall eingescannt und dank Barcode im elektronischen Archiv richtig abgelegt. Jetzt können die comPlan-Sachbearbeiter elektronisch auf die Dossiers zugreifen.
  • Betrieb / Support: Der Betrieb der Lösung und der Support bei einem allfälligen Problemfall werden in der ganzen Prozesskette durch Swisscom sichergestellt.
  • comPlan (PDF)




Das Wichtigste in Kürze

comPlan

comPlan ist die Pensionskasse für die Mitarbeitenden von Swisscom und der mit ihr wirtschaftlich oder finanziell verbundenen Unternehmen und betreut ca. 23’000 Personen. www.pk-complan.ch


Die Vorteile auf einen Blick

  • Erfahrung: Swisscom verarbeitet seit Jahren im Mail Inbound Center (MIC) für Swisscom Schweiz rund 5’000 bis 10’000 Dokumente pro Tag. Dabei werden bis zu 360 unterschiedliche Formulartypen vollautomatisch gescannt und erkannt, in die betreffenden Geschäftsprozesse eingespeist und weiterverarbeitet.
  • Sicherheit: Elektronische Dossiers werden redundant in den hoch sicheren und verfügbaren Rechenzentren von Swisscom gespeichert. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die Dossiers. Die Dossiers sind besser geschützt als physische Dokumente.
  • Effizienz: Die elektronische Archivierungsplattform verhindert Fehlablagen und erlaubt ein schnelles Auffinden von Informationen.
  • Kosteneinsparungen: Mit der ständig zunehmenden Dokumentenmenge fällt der Mehrbedarf an Archivraum weg. Es wird auch weniger Büromaterial benötigt.
  • Compliance: Der Aufwand zur Entsorgung des Archivs nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird entscheidend gemindert und vereinfacht. Die Abläufe werden transparenter und leichter nachvollziehbar.




Diese Produkte setzt comPlan bei sich ein



Enterprise Information Management

Unsere Lösungen im Enterprise Information Management sind einem ganzheitlichen Ansatz in der Verwaltung von Unternehmensinformationen verpflichtet.



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