Erfolgsgeschichte UBS AG
«Beim Beschaffungsprozess haben wir unsere Kosten um 25 Prozent reduziert.»
Rudiguer Marbé,
Ressortleiter Beschaffung Schweiz UBS AG
Gespart mit Conextrade: Die Grossbank UBS hat ihr Bestellwesen deutlich vereinfacht und erzielt dank E-Procurement via Conextrade signifikante Einsparungen
Die UBS AG wickelt einen immer grösseren Teil ihrer Beschaffung über den Conextrade-Handelsplatz von Swisscom ab. Die Folgen sind schlankere Abläufe mit massiven Kosteneinsparungen.
Ausgangslage: Hohe Prozesskosten
In vielen Grossunternehmen herrscht wenig Transparenz über die Beschaffung von Nichtproduktionsgütern. Da diese oft nicht in den betriebswirtschaftlichen IT-Systemen erfasst sind, müssen entsprechende Bestellungen manuell durchgeführt werden. Die Grossbank UBS beschafft in der Schweiz jährlich Waren und Dienstleistungen für zwei Milliarden Franken. Ein Grossteil der Bestellungen wurde bis vor Kurzem dezentral ausgelöst, was hohe Kosten und lange Durchlaufzeiten mit sich brachte − bedingt durch manuelle Schnittstellen, Medienbrüche und Datenredundanzen.
Rudiguer Marbé, Ressortleiter Beschaffung bei der UBS: «Wir hatten rund 300 000 Büromaterial-Bestellungen pro Jahr. Ein hohes Transaktionsvolumen, das grosse personelle Ressourcen bindet. Deshalb suchten wir nach Möglichkeiten der Effizienzsteigerung.»
Lösung: Beschaffung ohne Unterbrüche
Um die Effizienz nach einer ersten Rationalisierungsphase weiter zu steigern, setzte die UBS auf eine E-Procurement-Lösung mit Anbindung an den Conextrade-Handelsplatz von Swisscom. Der Handelsplatz funktioniert als Transaktionsplattform und beruht auf dem Prinzip «many-to-oneto-many»: Viele Einkäufer tauschen ihre Daten über eine Schnittstelle mit vielen Lieferanten aus − und umgekehrt.
Das Resultat kann sich sehen lassen: Schlanke Beschaffungsabläufe mit einem definierten Lieferantenkreis, keine Medienbrüche mehr und eine markante Kostenreduktion. «Mit dem Conextrade-Handelsplatz haben wir die Anzahl unserer Lieferanten spürbar reduziert», sagt Rudiguer Marbé. «Im Bereich Logistik hatten wir früher 600 verschiedene Lieferanten für Kleinteile wie Lampen oder Werkzeuge. Seit der Aufschaltung auf Conextrade sind es nur noch zwei. Auch die Lagerung und Distribution haben wir externalisiert. Wir brauchen keine eigenen Lageristen mehr und immer weniger Einkäufer.»
Kundennutzen: Massive Einsparungen
Rund 4000 Materialbeschaffungsverantwortliche der UBS greifen heute via Intranet auf die interne E-Procurement-Lösung «MyShop» zu, wo sie die benötigten Waren und Dienstleistungen − beispielsweise Büromaterial, IT-Hardware oder Reinigungsarbeiten − in einem Katalog auswählen und in einen Warenkorb legen. Bestell-, Genehmigungs- und Rechnungsabwicklungsprozesse sind dabei vollständig automatisiert. Das Content Management des Produktkataloges wird von Swisscom übernommen. Durch die Reduktion der Schnittstellen (nur noch eine je Lieferant) und die Unterstützung beim aufwändigen Content Management der Produktdaten sind die Beschaffungsabläufe viel schlanker geworden. «Beim Beschaffungsprozess selbst haben wir unsere Kosten um 25 Prozent, beim Personal um 30 Prozent reduziert», fasst Rudiguer Marbé zusammen. «Dank der elektronischen Unterstützung und Abwicklung der Bestell - und Bezahlprozesse bewältigen heute 70 Personen ein grösseres Beschaffungsvolumen als die früher 190 involvierten Mitarbeitenden.»
Zurzeit wickelt die Beschaffung Schweiz der UBS erst 25 Prozent ihres Volumens elektronisch ab. Die Lösung wird kontinuierlich weiter ausgebaut, bis die Bestell-,Genehmigungs- und Rechnungsabwicklungsprozesse möglichst vieler Nichtproduktionsgüter automatisiert sind. Im Endausbau werden die Prozesskosten also nochmals weiter gesenkt werden können.
Ein Hauptfokus liegt jetzt darauf, den Kreis der angeschlossenen Firmen − vor allem auf der Lieferantenseite − zu vergrössern. Denn für neutrale Transaktionsplattformen wie den Conextrade-Handelsplatz gilt: Je mehr Unternehmen als Käufer und Verkäufer daran teilnehmen, desto grösser ist auch die Liquidität und der Nutzen für die angeschlossenen Firmen.
Das Wichtigste in Kürze
Die Vorteile auf einen Blick
- Schlanke und effiziente Beschaffungsabläufe
- Definierte und damit sichere, fehlerfreie Prozesse
- Vollständige Integration in die Warenwirtschafts-und Finanzsysteme der Einkäufer und Lieferanten
- Schnelles Auffinden der Artikel im Einkaufskatalog
- Vollständige Integration der Lieferanten in den elektronischen Beschaffungsprozess
- Prozesskosten um 25 Prozent, Personalkosten um 30 Prozent reduziert
Das Projekt in Kürze
- Elektronischer Handelsplatz für den effizienten Einkauf und Verkauf eines breiten Spektrums von Waren und Dienstleistungen.
- Über eine einzige Schnittstelle können viele Einkäufer ihre Daten mit vielen Lieferanten austauschen.
- Automatisierte Abläufe reduzieren den Beschaffungsaufwand markant.
