«Mit Swisscom haben wir einen Partner, der über Kompetenz und die notwendige Erfahrung im validierten Umfeld verfügt.»
Dr. Renzo Salzmann,
Director Technical Operations Geistlich Pharma AG
Geistlich Pharma hat den Markt der regenerativen Biomaterialien weltweit geprägt. Das Unternehmen ist marktführend in der regenerativen Zahnmedizin und gilt als Pionierin in der Entwicklung medizinischer Produkte für die Wiederherstellung von Knochen, Knorpel und Weichgewebe. Gut 450 Mitarbeitende, mehr als 50 Distributionspartner sowie acht Tochtergesellschaften in Grossbritannien, Deutschland, Italien, Frankreich und China, Brasilien, Südkorea und Nordamerika vertreiben die Produkte weltweit. Basis für Wachstum, Innovation und Profitabilität ist nebst dem Fach-Know-how eine effiziente, skalierbare IT. Mit der Einführung von SAP ERP mit dem Implementationspartner Swisscom verfügt Geistlich Pharma über eine perfekt an ihre Bedürfnisse angepasste Lösung.
Geistlich beherrscht die gesamte Produktionskette. Von der Auswahl und Kontrolle des Rohmaterials über Forschung und Entwicklung, Produktion und Lagerung bis hin zum Versand erfolgen alle Schritte aus einem Guss und erfüllen die hohen Qualitäts- und Sicherheitsansprüche des Unternehmens.
Um diese Komplexität zu bewältigen, evaluierte das Unternehmen 2012 ein effizienteres ERP-System. Dieses musste der Validierungsanforderung der FDA entsprechen. «Das zentrale Element zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen ist ganz klar die lückenlose Rückverfolgbarkeit unserer Produkte», meint Dr. Salzmann. «Wir müssen Prozesse dokumentieren, die einzelnen Prozessschritte freigeben und elektronisch im System visieren. Damit erbringen wir den dokumentierten Beweis der vollständigen Nachvollziehbar- und Reproduzierbarkeit.»
Das alte ERP System von Geistlich Pharma war mit den steigenden Anforderungen an seine Grenzen gestossen, v.a. bezüglich Governance/Compliance (Computer System Validation) und in Bezug auf die Komplexität der Produkte und Märkte. Transparenz und Zugriff auf Realtime Data liessen zu wünschen übrig und unter anderem fehlten Schnittstellen zu wichtigen Umsystemen wie LIMS (Labor-Informationsund Management-System). Als dann auch noch Support und Wartung eingestellt wurden, war die Zeit reif für das Projekt Tiger (Targeted Implementation of Geistlich Enterprise Resources). Die neue Lösung musste volle Konformität mit allen Compliance-Anforderungen EU, FDA) bieten und als skalierbares System das künftige Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit unterstützen.
Zudem strebte Geistlich Pharma eine Verbesserung des Automatisierungsgrads und eine möglichst hohe Effizienz im Umgang mit Transaktionen an.
Nach eingehender Evaluation einer geeigneten, voll integrierten Software ohne Medienbruch zwischen den Kern- und den Supportprozessen entschied die Geschäftsleitung, SAP ERP zu implementieren. Als Standard wählte man SAP Best Practices for Chemicals mit Anbindung aller kritischen Umsysteme. Mit Swisscom SAP Services fand man einen geeigneten SAP-Beratungspartner.
Die Ziele von Tiger waren ambitiös: Eine zeitlich herausfordernd geplante Implementierung mit klarer Budgetvorgabe. Die Projektleitung definierte eine umfassende Projektmanagementstruktur mit Projekthandbuch (Governance Model), das einen Projekt- und Meilensteinplan umfasste sowie Eskalationspfade, Kommunikation, Reporting, Controlling regelte und Vorlagen enthielt. Am Kickoff wurde dies im gesamten Projektteam etabliert. Weitere Kernelemente der erfolgreichen Projektumsetzung waren die strikte Einschränkung von Change Requests sowie eine strenge Kostenkontrolle. Mit dem sofortigen Aufbau eines eigenen SAP Competence Centers konnte der interne Projekt- und Operationssupport frühzeitig etabliert werden.
Um es vorwegzunehmen – die mit Swisscom ergriffenen Massnahmen waren effektiv: Der erfolgreiche Go-live fand nach nur 10 Monaten statt und alle sind mit der Lösung rundum zufrieden. «Für uns als Swisscom war wesentlich, dass Projektmitglieder mit Entscheidungskompetenz aus sämtlichen Unternehmensbereichen von Geistlich vertreten waren», betont Projektleiter Daniel Kuhn. «So konnten wir sicherstellen, dass für Geistlich Pharma eine Lösung geschaffen wurde, die dem Bedürfnis ihres Business entspricht und diesem schon kurzfristig einen ‹Return on Investment› garantiert.»
Geistlich Pharma stellt seine Biomaterialien mit global beschafften Rohstoffen in der eigenen Produktion her. Das Unternehmen arbeitet mit topmodernen und teils eigens entwickelten Maschinen und Geräten, um so höchste Qualität der Produkte zu sichern. Falls irgendwo auf der Welt ein gesundheitliches Problem bei einem Patienten auftritt, muss Geistlich nachweisen können, welche Wege alle Rohstoffchargen während der gesamten Produktion und Lieferkette genommen haben. Die regulatorischen Anforderungen in der Pharmaindustrie (z.B. FDA) erfordern eine Computer System Validation (CSV), damit IT-Systeme wie Prozesse vollständig dokumentiert und alle Abläufe reproduzierbar sind. Die Angestellten arbeiten daher mit Handscannern und machen den gesamten Materialfluss systematisch nachvollziehbar. So kann man jederzeit feststellen, wo die einzelnen Produkte sind und in was für einem Status sie sich befinden. Mit SAP ERP ist gewährleistet, dass Vertriebs-, Beschaffungs-, Logistik- und Produktionsprozesse elektronisch rückverfolgbar sind.