Künstliche Intelligenz durchsucht Verträge

AI für Rechtsabteilungen 

Nie mehr Akten wälzen


Künstliche Intelligenz hilft nicht nur Anwälten bei der Recherche von Präzedenzfällen, sie unterstützt auch die verschiedenen Abteilungen von Firmen. Bald werden Mitarbeitende nicht mehr zigtausende Verträge mühsam durchsuchen müssen, um eine Information zu finden, sondern lassen sich die gewünschten Dokumente in Sekundenschnelle auf dem Dashboard anzeigen. Wer will, kann sie dort mit technischem oder juristischem Sachwissen in der Tiefe analysieren. Klingt nach Zukunftsszenario? Von wegen, ein grosser Teil davon ist bereits Realität.


Text: Ladina Camenisch, Bilder: ©Keystone, 14. Dezember 2017




Patricia hat vor kurzem ihre Anwaltsprüfungen bestanden und arbeitet nun in einer bekannten Kanzlei. Allerdings hat sie sich die Arbeit anders vorgestellt. Statt vor Gericht aufzutreten, verbringt sie die meiste Zeit damit, alte Dokumente durchzuackern, nach Präzedenzfällen zu suchen oder alte Verträge abzugleichen. Patricia ist nicht alleine: Die Kanzlei beschäftigt mehrere Juniors, die hauptsächlich Akten und Verträge wälzen. Die Arbeit ist zwar wichtig, aber sie geht nur langsam und mühsam voran.

Nun verwenden die ersten Anwaltsbüros in den USA Algorithmen, die Patricias Recherchearbeit übernehmen. Denn künstliche Intelligenz – zu Englisch Artificial Intelligence (AI) – kann ungleich mehr Daten erfassen, analysieren und zusammenfassen als ein Mensch. Die ersten Berichte sind positiv: AI sei sehr gründlich, die Kanzlei spare viel Zeit und die Nachwuchsanwälte können andere, wichtigere Aufgaben übernehmen.


70'000 Verträge analysieren

Auch wenn sie keine Anwaltskanzlei ist, ist auch Swisscom mit ähnlichen Problemen konfrontiert: Im gesamten Konzern sind über die Jahre unzählige Dokumente entstanden. Dass immer wieder neue Firmen hinzugekommen sind, macht die Sache nicht einfacher. Unterschriebene Dokumente sind zwar alle archiviert und liegen als PDF vor – doch wo steht schon wieder was drin? Die Antwort auf diese Frage ist komplex, denn viele Stellen im Unternehmen benötigen die unterschiedlichsten, aber durchaus detaillierte, Informationen: Ist im Vertrag tatsächlich das festgehalten, was der Kunde behauptet? Wurden spezielle AGB's abgeschlossen? Wann läuft ein Vertrag aus und muss ersetzt werden? Entspricht er noch den regulatorischen Anforderungen? Gibt es Abhängigkeiten zu weiteren Verträgen?


Die Nadel im Heuhaufen

Bei Swisscom gibt es heute einen Bestand von mehr als 70'000 Vertragsdokumenten, jährlich kommen rund 6'000 neue Dokumente dazu. René Gamma, Projektleiter bei Swisscom Group Steering, beschreibt die Situation so: "Wir müssen diesen Bestand strukturiert analysieren. Erst, wenn wir das Risiko- und Suchmuster erkennen, können wir die notwendigen Massnahmen einleiten."



René Gamma, Projektleiter bei Swisscom Group Steering



Eine weitere Schwierigkeit: Unterschriebene Dokumente sind oft auf unterschiedlichen Systemen abgelegt, teilweise als gescannte Bilder, manchmal ohne Metadaten und häufig in unterschiedlichen Versionierungen gespeichert. Die Suche nach der verbindlichen Information wird so zur Suche im Heuhaufen. Früher verbrachten Mitarbeitende viele Tage, um die richtigen Informationen in der riesigen Dateimenge zu finden. Glücklicherweise helfen heute künstliche Intelligenz und Machine Learning bei der Suche, denn sie erkennen autonom Muster und lernen mit den Suchresultaten mit.


Mehr als nur Textsuche

Andreea Hossmann, Head of Data Science bei Swisscom Enterprise Customers, hat die Algorithmen mitprogrammiert. "Als erstes haben wir mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen gesprochen, um die bestehenden Prozesse zu verstehen und die Schwierigkeiten zu identifizieren. Als nächstes stellten wir die Frage: Wie kann euch Technik auf intelligente Art und Weise unterstützen?"



Andreea Hossmann, Head of Data Science bei Swisscom Enterprise Customers



Anhand der Antworten haben sie gemeinsam mehrere Ziele für die Machbarkeitsstudie definiert:

Die Lösung soll fähig sein…

  • alle historischen Dokumente zu digitalisieren und sie mit nur einem Klick auf einem Dashboard anzuzeigen.
  • Dokumente zu indexieren, Informationen nach verfügbaren Metadaten zu filtern sowie sie nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen.
  • zugehörige Dokumente automatisch zu finden sowie die Sprache und bestimmte Vertragsabschnitte zu identifizieren.
  • automatisch Kategorien und zugehörige Hierarchien einzurichten.
  • Dokumente automatisch nach Themen zu klassifizieren.
  • zusätzliche intelligente Funktionalitäten zu nutzen, die auf AI aufgebaut sind.
  • die Vertraulichkeit der Daten sicherzustellen.


Der lernende Teil der AI basiert auf sogenannten "document embeddings". Diese Methode ist ziemlich generisch, die Software wurde jedoch eigens für die Vertragsanalyse gebaut. "Je nach dem könnte man die Methode auch für technische Dokumentationen oder Ähnliches einsetzen", erklärt Andreea Hossmann. "Die endgültige Software müssen wir allerdings für jeden Anwendungsfall individuell konfigurieren, basierend auf einer Java Library für Deep Learning."


Das Resultat überzeugt

Die Machbarkeitsstudie war ein Erfolg; die Suche nach bestimmten Dokumenten und Elementen ist extrem effizient. "Mit der Automatic Contract Analysis können wir nun in vernünftiger Zeit umfangreiche Vertragsanalysen vornehmen. Das war vorher fast undenkbar oder nur mit riesigem Aufwand möglich", erklärt René Gamma. "Die Suche ist sehr intuitiv und bereits in der Testphase haben wir gute Resultate erzielt." Ein weiterer Vorteil: Je länger man Automatic Contract Analysis nutzt, umso besser wird das System – schliesslich lernt es laufend dazu.



Automatic Contract Analysis bei Swisscom im Einsatz



Erste Kunden interessieren sich bereits für die Lösung. Ihnen geht es einerseits darum, die vorhandenen Dokumente im Griff zu haben und anderseits schneller, präziser und effizienter zu arbeiten als die Konkurrenz. Zusätzlich bedeuten die stets strenger werdenden regulatorischen Anforderungen, dass alle Verträge laufend gemonitort werden müssen – und das ist mit sinnvollem personellem Aufwand kaum mehr zu bewältigen.

Und was ist mit Patricia? Die freut sich, wenn AI auch in Schweizer Kanzleien Einzug nimmt. Denn dann kann sie die mechanische Arbeit zur Seite legen und ihre Zeit den Dingen widmen, für die es einen Anwalt – und keine Maschine – braucht.  




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