Ambassadore etablieren neue Arbeitsformen im BIT

Folgestory: Das BIT erzählt

Der Bund plant die Zukunft der Arbeit


Mit Swisscom als Coaching-Partner treibt das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) neue Arbeitsformen voran.


Text: Urs Binder, Bilder: © Manuel Zingg, 10.07.2017




Das BIT ist in der Bundesverwaltung der Vorreiter, wenn es um flexibles Arbeiten, Kollaborationsplattformen und Wissens-Communities geht. Neben Reverse Mentoring, das heisst die Jungen unterstützen die Älteren, kommt dem einheitlichen Knowledge-Management eine hohe Bedeutung zu. Wir haben bei fünf Mitarbeitenden nachgefragt, wie der Work-Smart-Zug im Bundesamt vorankommt.


Der «Smart Worker»

Er gehört zu den Lernenden, die zu Work-Smart-Ambassadoren ausgebildet wurden und aktiv an der Entwicklung einer Work-Smart-Kultur im BIT beitragen: Nicolas Krebs, Lernender Mediamatik im dritten Lehrjahr, bezeichnet sich selbst begeistert als «Smart Worker».

Im ersten Workshop bei Swisscom sei es zunächst darum gegangen, was einen attraktiven Arbeitgeber ausmacht und wo der Mehrwert neuer Arbeitsformen für die Firma und die Mitarbeitenden liegt. «Dann folgten Teamarbeiten. Wir haben auf einer Unmenge von Post-Its notiert, wie wir das sehen und unsere Ideen eingebracht. Der Workshop war für mich cool, es gab einen Einblick, wie es andere Firmen machen, und Swisscom gilt bei Work Smart ja als Vorreiter.»

Der zweite Workshop fand direkt im BIT statt. «Hier haben wir Storys entwickelt – konkrete Fälle, wie man Work Smart im BIT umsetzen kann.» Als Beispiel nennt Nicolas Krebs einen Mitarbeitenden, der an einem sonnigen Donnerstag frei nimmt und dafür an einem verregneten Wochenende arbeitet. «Das widerspiegelt den Grundsatz Any Time oder jederzeit. Solche Storys haben gezeigt, was alles möglich ist und welcher Nutzen, aber auch welche Herausforderungen resultieren.»

Sein Work-Smart-Wissen werden Nicolas Krebs und die anderen Ambassadoren künftig nach dem Reverse-Mentoring-Prinzip an die anderen BIT-Mitarbeitenden weitergeben: Junge bringen den Älteren bei, wie man smarter arbeiten kann. Untereinander leben die Lernenden Work Smart bereits stark. «Wir pflegen einen etwas anderen Umgang mit den technischen Mitteln und teilen dies laufend den Kollegen mit. Viele arbeiten zum Beispiel noch mit einem Notizblock. Dann kommt einer mit OneNote, und alle sehen, dass es so viel einfacher geht.» Das müsse man gar nicht gross steuern, es passiere überall, wo junge Leute seien.


Der Lernende

Als Lernender im zweiten Lehrjahr darf Yannic Doutaz noch nicht im Home Office arbeiten. Work Smart ist für ihn trotzdem Alltag. «Wir können mit dem Geschäftshandy zuhause Mails abrufen und auf den Kalender zugreifen. Oder nach der Berufsschule noch rasch eine wichtige Anfrage beantworten, ohne dafür ins Büro zu müssen.» Yannic empfindet das nicht als Störung: «So muss der Absender nicht drei Tage auf Antwort warten. Es geht natürlich schon etwas weit, wenn man am Freitagabend noch Mails durchchecken soll. Insgesamt sehe ich aber mehr Nutzen als Nachteile.»



Nicolas Krebs, Lernender Mediamatik beim BIT (links), hat die Ausbildung zum Ambassador absolviert und unterstützt Kollegen wie Yannic Doutaz (rechts) rund um Work-Smart-Themen.


Der Prozess- und Qualitätsmanager

Jochen Sommer ist im BIT das, was man als alten Hasen bezeichnet. Er arbeitet seit 11 Jahren im Bundesamt, konnte in dieser Zeit ein umfassendes Netzwerk aufbauen und weiss, wo er die Informationen findet, die er braucht. Für viele andere Mitarbeitende gilt dies nicht, wie er aus seiner zweiten Funktion als Präsident der Personalkommission weiss: «Die unglaubliche Informationsflut 2.0 beschäftigt die Mitarbeitenden. Wir haben so viele Informationen auf so vielen unterschiedlichen Kanälen, das man oft gar nicht mehr in der Lage ist zu wissen, woher man das benötigte Wissen bekommt.»



Als «alter Hase» im BIT weiss Jochen Sommer genau, wo er die Informationen findet, die er braucht. Dies gilt aber nicht für alle.


Das Hauptanliegen der Belegschaft sei es denn auch, die verschiedenen bestehenden Plattformen unter einen Hut zu bringen und von veralteten oder irreführenden Informationen zu entrümpeln. Das hat die Geschäftsleitung des BIT erkannt und einen Auftrag für eine einheitliche Wissensplattform erteilt.

Gefragt ist eine einheitliche Suchfunktion, die alle Inhalte abdeckt – egal in welchem System sie abgelegt sind. Auch die Unterscheidung zwischen dem Intranet und der bisherigen SharePoint-basierten Wissensplattform soll verschwinden. Und die neue, einheitliche Plattform soll über möglichst wenige Eintrittspunkte erreichbar sein, zum Beispiel über die Rubriken statisches Wissen, aktuelle Informationen und persönlicher Bereich.



Die Beraterin für interdisziplinäre Projekte

Teilzeitarbeit und Home Office seien im BIT an der Tagesordnung, meint Lucia Wagner, Beraterin für interdisziplinäre Projekte. «Das ist nichts Neues. Wichtig ist hingegen, dass wir noch effizienter miteinander arbeiten können. Deshalb setzen wir zuerst bei der Wissensplattform an», bestätigt sie Jochen Sommers Argumente. «Dazu brauchen wir jetzt und in Zukunft unsere Lernenden. Sie sind uns bei den modernen Tools behilflich – nicht nur was die Technik betrifft, sondern auch punkto Arbeitskultur.» Die Mitarbeitenden sollten mit Hilfe der Ambassadoren selbst erkennen, dass es viel praktischer sei, über eine moderne Kollaborationsplattform zu arbeiten – das mache noch unabhängiger von Ort und Zeit und helfe überdies, den Berufsverkehr zu entlasten.



Lucia Wagner, Beraterin für interdisziplinäre Projekte beim BIT.


Lucia Wagner arbeitet manchmal im Home Office, sonst abwechselnd an beiden BIT-Standorten in Bern und Zollikofen. «Zeitlich arbeite ich dann, wenn auch die Kollegen erreichbar sind. Sonst würde ich vielleicht auch mal nachts arbeiten.» Sie wünscht sich überdies eine Open-Book-Policy: «Im Moment kann ich nicht alle Dokumente, die ich brauche, selbst abrufen. Wir müssen uns gegenseitig noch Links mailen.»



Der Ambassador

Wie Nicolas Krebs hat auch der Lernende Sven Piek am Ambassadoren-Workshop bei Swisscom teilgenommen. «Wir waren direkt im Büro des Work Smart-Teams. Da war nur schon die Arbeitsumgebung beeindruckend. Die Büros hat das Team selbst gestaltet – es waren sogar Wände besprayt.» Die Workshop-Teilnehmer hätten den Auftrag erhalten, die Prozesse im BIT zu überdenken, führt Piek weiter aus. «Bisher haben wir zum Beispiel alles per E-Mail erledigt, nun testen wir Slack.» In ihren eigenen Teams hätten alle Ambassadoren schon Einiges einbringen können. «Bei Meetings schreiben die  Teilnehmer jetzt alle ins gleiche OneNote-Dokument, statt separate Notizen auf Papier zu führen.»



Sven Piek, Lernender Mediamatik und Work-Smart-Ambassador.


Sven sieht sich selbst als «recht smart unterwegs». Er nutzt die Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten auf dem Smartphone intensiv, und Notizen hält er ausschliesslich in OneNote fest. «Im Austausch mit anderen wird halt doch noch oft gemailt. Nicht alle mögen es, wenn man ein Dokument auf SharePoint oder ein Netzlaufwerk stellt. Dabei wäre es viel einfacher, Dokumente gemeinsam zu nutzen als x-fach hin- und herzumailen – zum Beispiel bei einer Excel-Liste, in die 150 Leute etwas eintragen müssen.»



Kurzinterview


Charlotte Schlegel, Community Manager & Work Smart Coach bei Swisscom, war bei der Etablierung der Community im BIT aktiv involviert.


Was ist Work Smart Coaching?

Neue Arbeitsformen bewirken einen kulturellen Wandel in der Organisation. Mitarbeitende werden mit Workplace- und Collaboration-Technologien konfrontiert, die ihren Arbeitsalltag verändern. Mit dem Work Smart Coaching begleitet Swisscom diesen Wandel und bindet die Unternehmen aktiv in den Prozess mit ein. Dabei wird nicht die Technologie, sondern der Mensch in den Mittelpunkt gestellt. Seit 2014 durften wir bereits 45 Kunden mit unserem Work-Smart-Coaching-Angebot unterstützen.


Und was bringt es einem Unternehmen?

Unternehmen profitieren von den Erfahrungen und Learnings, die wir bei uns intern gemacht haben – ganz im Sinn von «Use what you sell». Wir setzen dabei nach dem Reverse-Mentoring-Prinzip auf die junge Generation: Sie ist mit der Digitalisierung aufgewachsen und begegnet den Veränderungen mit einer Selbstverständlichkeit, die sie auf eine sympathische Art und Weise den Unternehmen weitergibt.


Was hat das BIT-Projekt für Swisscom für eine Bedeutung?

Das BIT ist ein wichtiger und wertvoller Kunde für uns, den wir seit über zwei Jahren im Veränderungsprozess begleiten dürfen. Das reicht von der Einführung von Skype for Business bis hin zu einer Beratung für nachhaltige Verankerungs- und Skalierungsmassnahmen. Wir haben dabei unter anderem beim Aufbau einer physischen und digitalen Community unterstützt, ein Skalierungskonzept mit Ambassadoren erarbeitet und Insights punkto Community Management innerhalb von Organisationen vermittelt.


Welcher Mehrwert bietet eine firmeninterne Community?

Der virtuelle Arbeitsraum "Work Smart Community" ist aus dem Bedürfnis heraus entstanden, den Mitarbeitenden bei der Einführung von neuen Arbeitsformen eine Anlaufstelle zu bieten. Mit der virtuellen Plattform haben wir einen Ort geschaffen, an dem die Mitarbeitenden sich informieren, austauschen und sich weiterbilden können. Ziel der Community war und ist es immer noch, dass die Mitarbeitenden nicht nur konsumieren, sondern sich auch untereinander helfen und Tipps & Tricks zum Thema "Work Smart" austauschen. Somit können wir den Service Desk entlasten und das Thema im Unternehmen verankern.


Was heisst «Work Smart» für dich ganz persönlich?

Für mich hat die smarte Arbeitsweise viele Facetten. Es gilt nicht mehr «9 to 5». Ich kann meinen Arbeitsalltag smart gestalten, etwa indem ich überfüllte Pendlerzüge meide und an gewissen Meetings online teilnehme. Durch unsere Plattform «Ask the Brain» profitiere ich vom Wissen von 20'000 Mitarbeitenden. Die Zusammenarbeit im Team ist einfacher geworden, da wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Der Slogan «Work anywhere, anytime, on any device» ist für mich zur Selbstverständlichkeit geworden. Smart heisst aber für mich nicht «always on» – auch die Work-Life-Balance muss stimmen.






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