Umgang mit elektronischer Kommunikation





Elektronische Kommunikation

Es braucht neue Umgangsformen


Die elektronische Kommunikation kommt in die Kritik: Falsch angewendet schadet sie der Effizienz, der Produktivität und letztlich der Gesundheit. Experten fordern jetzt neue Umgangsformen.


Hansjörg Honegger




Always on, arbeiten wo und wann immer man möchte, Zugriff auf sämtliche Daten überall auf der Welt. Dies kombiniert mit einer nie gekannten Rechenpower, vernetzter IT und hoch automatisierten Abläufen müsste die Produktivität der Weltwirtschaft dramatisch steigern. Müsste. Genau das Gegenteil ist der Fall. Noch nie in der modernen Wirtschaftsgeschichte stieg die Produktivität so langsam wie in den letzten fünf Jahren. Noch rätseln die Fachleute über die Gründe. Ein Verdächtiger wurde jedoch ausgemacht: Unser Umgang mit den modernen Kommunikationsmitteln.


Die fast grenzenlosen Möglichkeiten der neuen Kommunikationstechnologien stossen – so die Vermutung – an biologische Grenzen des Menschen. Wir sind nicht Multitaskingfähig, wir bringen unsere besten Leistungen, wenn wir über eine längere Zeit ungestört und konzentriert an einer Aufgabe arbeiten können. Und wir reagieren instinktiv auf gewisse Reize. All das führt dazu, dass wir weniger konzentriert, effektiv und nachhaltig arbeiten als noch vor 20 Jahren. Jetzt fordern Spezialisten eine neue Kommunikationskultur, getragen in erster Linie von grossen Konzernen.


Alexander Markowetz von der Friedrich Wilhelm Universität in Bonn untersuchte 2015 in einer gross angelegten Studie, wie Menschen ihre Handys nutzten. Das Resultat: Alle 18 Minuten schauen wir im Durchschnitt auf das Smartphone, Heavy-User können locker auf das Doppelte kommen. Eine Erklärung für diese hohe Kadenz suchen Verhaltensforscher in der Neurobiologie: Ein kurzer Blick auf das Smartphone schüttet das Glückshormon Dopamin aus – auch wenn der Blick letztlich vielleicht vergeblich ist, reicht schon die Erwartung, eine Mail, ein SMS oder eine interessante News zu finden. Sich diese kleinen Dopamin-Schübe zu gönnen, kann schnell zur Gewohnheit werden.


Diese Gewohnheit steht allerdings im Konflikt mit einer anderen biologischen Besonderheit des Menschen: Wir arbeiten am besten, wenn wir uns mindestens 15 Minuten auf ein Thema konzentrieren. Ohne Ablenkung. Dann kommt das Hirn in einen so genannten Flow und ist zu absoluten Höchstleistungen fähig. Werden wir im Schnitt alle 18 Minuten gestört, müssen wir den Flow erneut aufbauen. Wir schaffen es nicht mehr, unsere höchste Leistungsfähigkeit zu bringen, weil wir zu oft abgelenkt werden.



Wir arbeiten am besten, wenn wir uns mindestens 15 Minuten auf ein Thema konzentrieren. Ohne Ablenkung.


Zum kommunikativen Overload tragen E-Mails ihren Teil bei. So ergab eine US-Amerikanische Studie, dass ein Spitzenmanager pro Jahr rund 30'000 E-Mails erhält, die er zumindest lesen sollte. 80 Mails pro Tag heisst auch: 80 Mal gestört pro Tag. Das geht ins Geld. Die Analysten der New Yorker Technologiefirma Basex beschäftigten sich im Rahmen der Studie «The Cost of Not Paying Attention» achtzehn Monate lang mit den Arbeitsabläufen von Wissensarbeitern und Führungskräften in grossen Unternehmen. Wer sein Geld hauptsächlich mit geistigen Fertigkeiten verdiene, verliere durch Unterbrechungen 28 Prozent seiner täglichen Arbeitszeit. Das koste allein die US-Wirtschaft jedes Jahr 55 Milliarden Dollar.


Die Mailflut gerade in grossen Firmen sei auf den «digitalen Präsentismus» zurückzuführen, vermutet Studienleiter Markowetz. Die Mitarbeitenden würden zunehmend in verschiedenen Projekten in wechselnden Zusammensetzungen eingesetzt und fühlten den Druck, Präsenz zu zeigen. Am einfachsten gehe das per Mail: Möglichst viele Leute würden in cc genommen oder mit unwichtigen Infos zugeschüttet, damit der eigene Name möglichst oft präsent sei.


Markowetz fordert als Konsequenz aus seinen Forschungen – die von zahlreichen Studien aus aller Welt gestützt werden – ein Umdenken, eine neue kommunikative Etikette. Besonders gefordert seien Grossfirmen, da diese Einfluss auf sehr viele Menschen hätten.


In vielen Betrieben ist man sich des Problems durchaus bewusst. So gibt es bei Swisscom klare Regelungen für den Umgang mit digitalen Kommunikationsmitteln. Und: Den Mitarbeitenden wird signalisiert, dass sie nicht verpflichtet sind, ausserhalb der Arbeitszeit erreichbar zu sein. Eine Regelung, die, wie eine kleine Umfrage unter Schweizer Grossbetrieben zeigte, weit verbreitet ist. Radikale Einschränkungen, wie sie im Ausland zum Teil durchgesetzt wurden – Abstellen des Mailservers übers Wochenende oder das automatische Löschen von Mails, die während des Urlaubs eintreffen – sind in der Schweiz nicht bekannt. Schweizer Grossunternehmen setzen auf Selbstverantwortung und gesunden Menschenverstand.




«Es fehlt an allgemein akzeptierten Umgangsformen, also am Konsens darüber, wann Mail und Handy angemessene Kommunikationsmittel sind.»


Alexander Markowetz, Friedrich Wilhelm Universität Bonn


Markowetz sieht die Lösung des Problems ebenfalls nicht in Verboten oder technischen Restriktionen. «Gerade in international tätigen Firmen kann man den Mitarbeitenden nicht verbieten, auch mal frühmorgens oder spät am Abend Mails zu checken». Ebenso wenig bringe es, wenn man strikte Arbeitszeiten durchsetze: «Die Menschen bringen ihre Höchstleistungen zu unterschiedlichsten Zeiten». Es fehle schlicht an allgemein akzeptierten Umgangsformen, also dem Konsens darüber, wann Mail und Handy angemessene Kommunikationsmittel sind und wann eben nicht. Unpassender Mailversand müsste als unanständig empfunden und demzufolge gesellschaftlich geächtet werden.


Markowetz verweist auf das Eisenhower-Prinzip als möglichen Ansatz, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten: Ist etwas wichtig und dringend, greif zum Telefon. Ist etwas wichtig und nicht dringend, kann man es der betreffenden Person (und nicht der halben Firma!) per Mail zusenden. Ist etwas unwichtig und nicht dringend, reicht es, wenn man das beim nächsten Kaffee erwähnt. Die Veränderung der Kommunikationskultur sei ein langwieriges Geschäft, betont Markowetz: «Bis wir uns daran gewöhnt hatten, in Restaurants und Bars nicht mehr zu rauchen, dauerte es ebenfalls Jahre».





Offtime-App


Die App Offtime von Swisscom hilft, das Smartphone bewusster zu gebrauchen und auch mal nicht zu nutzen. Die Offtime-App gibt es für iOS und Android.




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