Workstream Collaboration: Kommunikations-Tools im Überblick

Team Collaboration Tools

Der Tool-Dschungel in der Unternehmenswelt – welche Plattform kann was?


Slack, Yammer, Microsoft Teams - welche Tools für Unternehmenskommunikation gibt es, und was taugen sie?


Adrienne Fichter, 28




Nachdem sie unseren privaten Alltag geprägt haben, halten sie nun auch Einzug in die Business-Welt: Die neuen Sozialen Medien für Unternehmen (Enterprise Social Networking) sind ein boomender Markt. Sie sind konzipiert worden, die Produktivität zu steigern, die Zahl unnötiger E-Mails zu drosseln und Zeit einzusparen. Teams können weltweit über diese unternehmensinternen Netzwerke kommunizieren und Probleme in Echtzeit lösen. Immer mehr werden dabei Kommunikations- und Projektmanagement-Elemente miteinander verschmolzen. Welches die derzeit wichtigsten Kollaborationslösungen sind, zeigt diese Übersicht.


Slack

Der Messaging-Charakter ist offensichtlich. Das Tool ist vor allem bei Grossunternehmen und Start-ups beliebt. Diese Popularität gründet auf der intuitiven Usability und dem breiten Repertoire an Emojis. Elemente, die man aus der privaten Unterhaltung von Messenger Apps wie Whatsapp kennt, lassen sich auf den Geschäftskontext zur spielerischen Kommunikation anwenden.

Die Kommunikation auf Slack wird in Form von Kanälen individuell organisiert. Das bedeutet, jeder User sieht eine andere Benutzeroberfläche. Die Kanäle lassen sich für private, bilaterale, aber auch für öffentliche Konversationen nutzen. Die Kommunikation selbst funktioniert ähnlich wie bei Twitter mit Erwähnungen von Profilen. Nebst der Möglichkeit, Dateien hochzuladen, lassen sich auch Notizen und Blog Posts ablegen. Es ist jedoch keine kollaborative Bearbeitung von Dokumenten möglich. Die Plattform ist standardmässig “open for all” und auf allen Geräten sowie natürlich auch als App benutzbar. Die verschiedenen Themen-Slack-Hubs werden über Subdomains organisiert, beispielsweise unternehmenxy.slack.com.

Ein besonderes Merkmal sind die Slackbots, die man für kleine Aufgaben programmieren kann. Fallen gewisse Stichwörter in der Konversation, so meldet sich der Slackbot zu Wort und bietet seine Hilfe an. Slack eignet sich besonders gut für kleine Projektgruppen und immer dann, wenn man sich schnell und unbürokratisch austauschen muss. Das individualisierbare Benutzer-Interface und die effiziente Suchfunktion sind Merkmale, die von der Community sehr geschätzt werden. Das Netzwerk hat sich bei Start-ups, losen Gruppen und Grossunternehmen etabliert.

Ab einer gewissen Grösse kommt Slack aber an seine Grenzen. Beteiligt sich eine grosse Anzahl von Leuten in einem Kanal, wird es schnell unübersichtlich. Debatten-Threads lassen sich kaum verfeinern. Wer über längere Zeit inaktiv war, muss die gesamte Debattenhistorie zurückscrollen. Ausserdem bindet die Plattform zwar Skype ein, ist jedoch nicht in ein grösseres Ökosystem eingebettet. Die Reduktion auf Kernfunktionen verhindert bei Slack die Integration oder den Ausbau in ein Projektmanagement-Tool wie Yammer oder Microsoft Teams. So ist Slack kein echtes Kollaborations-Tool, sondern eher eine Kommunikationsplattform.
Beim Unternehmen dahinter handelt sich um ein relativ junges Social Enterprise Start-up, das mit Risikokapital finanziert ist. Geld verdient das Start-up mit vergleichsweise teuren, kostenpflichtigen Abonnements. Die Nachhaltigkeit des Tools ist unter diesen Umständen nicht garantiert.



Slack erinnert sehr an Messaging-Apps wie Whatsapp.


Yammer

Yammer ist eine firmeninterne und -externe Kollaborationsplattform, die über alle gängigen Funktionalitäten aus der Social-Media-Welt verfügt. Das soziale Netzwerk für Unternehmen wurde 2012 von Microsoft für 1.2 Milliarden US-Dollar gekauft. Die Plattform Yammer startete 2008 und orientierte sich stark am Newsfeed Design von Facebook und anderen sozialen Netzwerken.

Wer mit den Eigenheiten der Facebook-Welt vertraut ist, findet sich auf Yammer schnell zurecht: Das Social Network besteht aus Newsfeeds und Gruppen. Bei Yammer haben nur Administratoren Konfigurationsrechte. Ein Beitrag in Yammer wird mit bestimmten Themen getaggt (hier wird sich der Twitter-Sprache bedient). Das Posting kann an bestimmte Gruppen oder Personen gerichtet sein und mit einem File versehen werden. Unternehmen errichten ihre eigenen Netzwerke über eine URL wie yammer.com/unternehmenxy. Wie bei Slack können Yammer-User Teil von mehreren Themen-Netzwerken sein.

Yammer eignet sich vor allem für die Kommunikation in grösseren Gruppen, für langfristige Projekte und zur professionellen Integration in die bestehende Infrastruktur. Dank Funktionen ähnlich denen von Facebook ist Yammer auch dem digital wenig versierten User zugänglich. Microsoft hat das Netzwerk vollständig in die Office-365-Lösungen integriert.

Im Gegensatz zu Facebook ist es in Yammer nicht möglich, einen bereits veröffentlichten Post zu editieren. Wenn der Autor also einen Fehler in seinem Beitrag entdeckt, muss er den Post löschen und neu verfassen – oder mit dem Fehler leben können. Auch soll Yammer seit diesem Jahr nicht mehr als eigenständige Applikation verfügbar sein.



In Yammer werden Beiträge mit Tags versehen.


Microsoft Teams

Lange sah es so aus, als ob Microsoft den Anschluss an die Kommunikationswerkzeuge für Unternehmen verpasst hat. Nun hat der Grosskonzern neben der Integration von Yammer auch selbst eine neue Lösung innerhalb der Office-365-Familie kreiert. Microsoft möchte damit nicht nur einfach ein Kollaborations-Tool anbieten, sondern zur Drehscheibe für alle Arbeitsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens werden.

Den Kern von Microsoft Teams bilden die sogenannten Workspaces, in denen bis zu 999 Personen teilnehmen können. Diese Arbeitsbereiche setzen sich aus Dateiablagen, dem Planungs-Tool und einem Notizbuch zusammen. Microsoft Team ist nur im Office-365-Gesamtpaket zu erwerben.

Microsoft Teams kam erst nach Yammer und Slack auf den Markt und konnte so aus den Erfahrungen der Kunden die besten Features sofort einbinden. Zudem besticht es durch ein intuitives Drag-and-Drop-Prinzip. Verpasste Diskussionsstränge sind einfach abrufbar. Microsoft Teams vereinigt viele Merkmale, die von anderen Plattform bekannt sind, und perfektioniert diese.



Microsoft Teams bietet sogenannte «Workspaces» zur Zusammenarbeit.


Cisco Spark

Bei Cisco Spark handelt es sich um den Messaging-Dienst der gleichnamigen Produktpalette des US-Telekommunikationsdienstleisters Cisco. Wie bei Slack sind die einzelnen Chat-Verläufe – seien es bilaterale Korrespondenzen oder Gruppenkonversationen – in Kanäle gegliedert.

Spark ist dafür ausgelegt, dass der User von mehreren Endgeräten und Standorten aus arbeiten kann. Das zeigt sich etwa in den smarten Benachrichtigungen des Tools: Wenn die App auf mehreren Geräten geöffnet ist, werden die Benachrichtigungen nur dorthin gesendet, wo die App auch aktiv ist. Auch wartet Spark mit einer Vielzahl an Features auf: Neben der Chat-Funktion kann man Videokonferenzen halten oder geteilte Bildschirme ansehen. Darüber hinaus bietet Spark ein Kalender-Tool, mit dem sich Meetings organisieren lassen. Und dank einer Whiteboard-Funktion können Ideen in Echtzeit skizziert werden.

Cisco Spark behandelt 1:1-Konversationen genau gleich wie Gruppen-Chats. Dateien können zwar hochgeladen und ausgetauscht, aber nicht gemeinsam bearbeitet werden. Aus diesen Gründen eignet sich Spark vor allem als Besprechungslösung für fest bestimmte Gruppen. Gerade die Whiteboard-Funktion macht Cisco Spark zu einem praktischen Tool für Meetings. Dazu bietet Cisco auch das Spark Board an: Das digitale Whiteboard eignet sich besonders für Präsentationen und die gemeinsame Ideenentwicklung an einem Bildschirm. Das Sparkboard ist ebenfalls in Ciscos Messaging-Lösung integriert: So können Gruppen im Konferenzzimmer Ideen entwickeln – während Abwesende das Geschehen über die Messaging-App auf ihrem Endgerät mitverfolgen.



Cisco Spark eignet sich für die Arbeit von mehreren Endgeräten aus.


Circuit

Circuit ist ein Kollaborations-Tool des deutschen Software-Hauses Unify. Das Unternehmen hat sich mit Circuit zum Ziel gesetzt, alle gängigen Kommunikations- und Kollaborationsmittel in einem einzigen Service zusammenzuführen – sei es Telefon, Video, Screen Sharing oder Messaging.

Circuit wird als Cloud-Service bezogen und basiert auf dem sogenannten WebRTC: Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden findet ausschliesslich im Browser statt, es müssen keine Clients auf dem Computer installiert werden. Für mobile Geräte stellt Unify aber auch Apps bereit.

Auch wenn Circuit über den Browser läuft, haben Ton und Bild eine konstant gute Qualität – Buffering und Verbindungsunterbrechungen sind hier Geschichte. Überdies können von den Meetings Audioaufnahmen erstellt, Dateien hochgeladen und Bildschirme geteilt werden. Unify legte dabei Wert auf einen guten Workflow: Jede Funktion lässt sich aus jeder anderen direkt öffnen. Der Circuit Enterprise Integrator erlaubt es, Circuit nahtlos in bestehende Infrastrukturen wie traditionnelle PBX-Telefonanlagen zu integrieren. Aber auch Zusatzdienste wie box.com, Google Drive und Onedrive können eingebunden werden.



Dank WebRTC läuft Circuit browserbasiert.


Beekeeper

Mit Beekeeper hat auch ein Schweizer Unternehmen eine Kollaborationslösung auf den Markt gebracht. Die App soll sich an Mitarbeitende richten, die nicht an einem Schreibtisch arbeiten. So gelingt interne Kommunikation etwa in Verkaufshäusern oder Hotels, wo Angestellte über mehrere Stockwerke arbeiten. Zudem können auch Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse ins Netzwerk integriert werden.

In seinem User Interface erinnert Beekeeper stark an Messaging-Apps wie Facebook Messenger oder Whatsapp. Das Tool bietet aber nicht nur Echtzeitkommunikation, sondern auch Echtzeitanalysen: Mitarbeiterumfragen können erstellt und ausgewertet werden. So eignet sich Beekeeper auch als Tool zur Top-Down- oder Bottom-up-Kommunikation und stellt gerade für Personalverantwortliche ein effizientes Mittel zur Mitarbeiterbindung dar.


Beekeeper eignet sich vor allem für die Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen und Mitarbeitenden.



Die Kommunikations-Tools im Vergleich




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