Interview mit Jasmine Torfi, Head of Work Smart Coaching

Work Smart Coaching 

Work Smart verbindet Generationen


In den Büros von heute arbeiten bis zu vier Generationen Seite an Seite. Jasmine Torfi, Head of Work Smart Coaching bei Swisscom, erläutert im Interview, was alles zu beachten ist.


Erschienen in Sedus Insights, März 2018




Frau Torfi, welche Aspekte müssen bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung besonders beachtet werden, um die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Altersgruppen zu fördern?


Es sind vor allem zwei Aspekte relevant:

1. Alle Generationen einbinden und gemeinsam mitgestalten lassen.

Die Räumlichkeiten sollen ein Heimatgefühl bei den Menschen auslösen. Sie sollen sich mit der Umgebung identifizieren können und sich dort wohlfühlen. So haben wir beispielsweise, nach Absprache mit dem Facility Management, mit einem eigenen Abteilungsteam die Büros selbst umgestaltet und eingerichtet. Wir haben Tische mit Rollen ausgestattet, um flexibler zu sein, die Wände angemalt und mit Spray verschönert, viel Holz verbaut und Vorhänge angebracht. Es ist sicher nicht etwas, was mit jedem Team machbar und sinnvoll ist, trägt aber massgeblich zur Identifizierung bei. Heute sind diese neu entstandenen Räumlichkeiten bei uns sehr beliebt, denn sie werden nicht nur von allen Generationen gerne genutzt, sondern auch vom Top Management.

2. Angebote und Räumlichkeiten für verschiedene Bedürfnisse schaffen.

Bei Kunden, die wir mit unserem Work Smart Coaching begleiten, kommt es vor allem darauf an, Zonen zu schaffen, die die Kommunikation fördern und dafür sorgen, dass Menschen sich spontan miteinander austauschen. So werden Kommunikationswege verkürzt und die Innovationskraft innerhalb der Organisationen massgeblich erhöht. Die kollaborativen Zonen werden mit ruhigeren Bereichen, sog. Silent Zones ergänzt, in denen man sich zurückziehen und konzentriert arbeiten kann.


Sie haben das Future Work Experience Team mitbegründet und sind für das Work Smart Coaching bei Swisscom verantwortlich. Was ist Sinn und Zweck dieses Teams und welche Rolle spielt es im Unternehmen?


Wir haben bei Swisscom drei Handlungsfelder definiert: Work Smart als Inhalt der Swisscom, Product- and Service-Innovation und Work Smart Coaching. In diesen drei Bereichen gibt es jeweils einen verantwortlichen Piloten und einen Co-Piloten. Ich selbst verantworte den Bereich des Work Smart Coaching. Meine Aufgabe besteht darin, bei unseren Kunden neue Arbeitsformen zu etablieren und zu verankern. Die Räumlichkeiten, Technologien, Führung und Arbeitskultur sind dabei die Hauptfaktoren. Bei der Swisscom war bereits im Jahr 2010 die Einführung einer neuen Kommunikationslösung, die alle Menschen verbindet, der Treiber für den kulturellen Wandel. Damit ging unter anderem auch einher, fest installierte Telefone zu entfernen. Innerhalb der Swisscom wurde eine Kollaborationsplattform lanciert, mit dem Ziel, Wissen zu teilen, Transparenz zu schaffen und voneinander zu lernen. Dieses Vorhaben fassen wir unter «Open Book Kultur» zusammen. Die ersten Erfolge in unserem eigenen Unternehmen haben dazu geführt, dass auch unsere Kunden darauf aufmerksam wurden. So fingen wir damit an, Work Smart Coaching auch als Dienstleistung anzubieten. Mit unserem Team haben wir bis heute über 70 Unternehmen in diesem Prozess begleitet. Als drittes Aufgabenfeld begleiten wir die Einführung neuer Technologien, die die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Erkenntnisse aus den Anwendungen fliessen zurück ins Unternehmen und helfen uns, die Angebote weiterzuentwickeln.





Auch das sogenannte «Reverse Mentoring» wurde bei Ihnen entwickelt. Wie funktioniert das und wie können Sie verschiedene Generationen darin einbinden?


An dem Coaching Prozess sind auch junge Mitarbeiter beteiligt, die den älteren beim Umgang mit neuen Technologien zur Seite stehen. Zum Beispiel vermitteln eigens produzierte Videos auf einfache Weise den Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln. Auch kulturelle Aspekte werden von der jungen Generation auf eine natürliche und spielerische Weise vermittelt.
Teilweise setzen wir die Mitarbeiter auch vor Ort ein, um bei der Arbeit und beim Umgang mit neuer Technik behilflich zu sein. Sie tragen rote Pullover und sind somit erkennbar für Personen, die gerade Unterstützung brauchen. Interessanterweise durften wir feststellen, dass es bei der älteren Generation eine grosse Offenheit gibt, sich von der jüngeren Generation den Umgang mit neuen digitalen Geräten beibringen zu lassen.
Wir lassen junge Leute zu den neuen Arbeitsmethoden Vorträge halten und übertragen ihnen auch die Verantwortung, Projekte zu leiten. So hat beispielsweise der Leiter des Bereichs Workspace & Collaboration über mehrere Wochen ein Reverse Mentoring von einem unserer jungen Mitarbeiter erhalten: Der eine hat erklärt, wie Work Smart funktioniert und der andere hat vermittelt, wie ein Job im Management aussieht. So konnten sie voneinander lernen und sich gegenseitig weiterbringen.


Was sind die grössten Herausforderungen und Chancen eines Multi-Generationen-Büros? Wie gehen Sie mit den unterschiedlichen Erwartungen und Anforderungen der Generationen um, wenn Sie Work Smart Konzepte einführen?


Momentan haben wir die Situation, dass gerade ältere Mitarbeiter/innen öfters den Kontakt zu unserem Team suchen. Teilweise besteht die Angst, dass ihre Arbeit von jungen Personen gemacht werden kann und sie somit ihre Arbeitsstelle verlieren könnten. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass jede Person auf ihrem Gebiet einzigartig ist. So beobachten wir, dass ältere Mitarbeiter beispielsweise ausgeprägte Stärken im Projektmanagement besitzen, während junge Mitarbeiter wieder mit neuen Technologien gut vertraut sind. Diese unterschiedlichen Stärken wollen wir fördern, unabhängig von ihrem Alter und ihrer Herkunft, und bauen darauf auf. So setzen wir die Mitarbeiter im Einklang mit ihren Fähigkeiten möglichst optimal ein. Mehr als auf die Unterschiede zu achten, motivieren wir die Mitarbeiter, die Stärken der anderen zu erkennen und zu schätzen. Wir schaffen damit ein Umfeld des Vertrauens, in dem die Menschen den Mut finden, Hemmschwellen abzubauen und Neugierde zu entwickeln.


Welche Massnahmen sind notwendig, damit alle Generationen Vorteile daraus ziehen können und wie können sie zu einem Wohlfühlen beitragen, das generationsübergreifend empfunden wird?


Social Proof ist der entscheidende Faktor. Bei der Umsetzung von Work Smart ist es enorm wichtig, dass dieses Vorhaben von der Leitung vertreten, gefördert und auch vorgelebt wird. Die Integration der verschiedenen Unternehmensbereiche wie IT, HR, FM und die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle. Ein weiterer Aspekt ist die Befähigung (Empowerment) und Verantwortungsübertragung auch an jüngere Mitarbeiter. So haben wir es neulich erlebt, wie ein CEO eine junge Mitarbeiterin ermuntert hat, mit ihm gemeinsam die Vision des Unternehmens zu formulieren.

Die Offenheit für Veränderung und die Bereitschaft, auch die Rollen junger Mitarbeiter neu zu definieren, tragen zu einer vertikalen Integration bei. Das eröffnet neue Perspektiven und schafft ein Umfeld, das weg von Kontrolle und hin zu Vertrauen und Transparenz führt. Passende Räumlichkeiten bieten Gelegenheiten für Jung und Alt, ins Gespräch zu kommen und sich auszutauschen. Dank dieser Massnahmen bilden sich auch neue Gemeinschaften. Bei Swisscom haben wir übrigens auch eine virtuelle Mitarbeiterin namens «Smartina» im Team, die als Anlaufstelle und bei Fragen zu den neuen Arbeitsmethoden mit Rat und Antwort zur Seite steht.



«Work Smart fördert den Unternehmergeist.»



Jasmine Torfi

Head of Work Smart Coaching





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