Work Smart im Bundesamt für Informatik

Das Bundesamt für Informatik ist Vorreiter für neue Abeitsformen

Wie Work Smart geht


Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation ist in der Bundesverwaltung Vorreiter für neue Arbeitsformen. Work Smart Coaching ist ein wichtiges Element auf dem Weg in die Arbeitswelt der Zukunft.


Text: Urs Binder, Bilder: © Manuel Zingg, 27





Für Carlo Dietiker ist «Work Smart» Alltag. Ein eigenes Büro hat der Leiter Kunden- und Angebotsmanagement des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation (BIT) nicht: «Mein Büro ist ein Rucksack, ein Laptop, ein Smartphone und eine kabellose Maus», meint Dietiker, der beim BIT im Rang eines Vizedirektors arbeitet. Er ist begeistert vom flexiblen Arbeiten und treibt die Transformation der Bundesverwaltung hin zu neuen Arbeitsformen aktiv voran. Dies ganz im Sinn der Teilstrategie «Mobiles Arbeiten» des Bundes: Während sich das Eidgenössische Personalamt (EPA) um die personalrechtlichen Rahmenbedingungen kümmert, soll das BIT als interner IKT-Provider für die gesamte Bundesverwaltung die Informatikmittel bereitstellen – angefangen beim BIT selbst.


Coaching für Skype for Business

Ein Grundpfeiler für neue Arbeitsformen ist eine einheitliche Kommunikationsplattform. Das BIT setzt dafür auf Skype for Business. Die Lösung wird bereits rege genutzt. Laut Dietiker finden in der Bundesverwaltung jede Woche hunderttausende Sessions statt. Mitverantwortlich für die gute Akzeptanz ist das Work Smart Coaching von Swisscom: Nach dem Reverse-Mentoring-Prinzip haben Swisscom-Lernende als «Work Smart Specialists» Mitarbeitenden des BIT an ihrem Arbeitsplatz gezeigt, wie sich Skype for Business im Alltag nutzbringend einsetzen lässt.


Die neue Generation kommt

«Der Altersdurchschnitt liegt im BIT bei rund 45 Jahren. Das sind nicht unbedingt die Jahrgänge, die neue Arbeitsformen von sich aus annehmen», hält Dietiker fest. Ganz anders die jüngeren Mitarbeitenden, allen voran die Lernenden der Millennials-Generation: «Die Jungen von heute tauschen sich in Gruppenchats aus, holen sich Lösungen von YouTube, sind sich gewohnt zusammenzuarbeiten und setzen generell ganz andere Methoden und Instrumente ein.»



Es lag deshalb nahe, Reverse Mentoring auch für die eigene Organisation zu nutzen. «Swisscom hat junge Work Smart Specialists und genau das wollte ich fürs BIT auch.» Rund ein halbes Dutzend Lernende des BIT konnten in zwei Workshops die Arbeitskultur bei Swisscom kennenlernen und gleichzeitig konkrete Projekte für das BIT erarbeiten. «Das hat gezündet», sagt Dietiker, «die Teilnehmer fanden die Workshops sehr gut und meinten, sie hätten viel Work Smart Spirit mitbekommen.» Diesen Geist der neuen Arbeitswelt sollen sie künftig den älteren Mitarbeitenden nahebringen und intern weitere Lernende zu Ambassadoren ausbilden. Carlo Dietiker verspricht sich davon einen Effizienzgewinn – und das BIT könne sich als attraktiver Arbeitgeber auch für junge Talente positionieren.

Das BIT

Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation ist der IKT-Provider für die gesamte Bundesverwaltung. Das Auftragsvolumen lag 2016 bei 430 Millionen Franken. An zwei Standorten in Bern und Zollikofen sind rund 1200 Mitarbeitende tätig, davon gegen vier Fünftel Informatiker und Techniker. Das BIT versorgt seine Kunden entlang der kompletten Wertschöpfungskette mit IKT-Dienstleistungen, von der Business-Analyse bis zum Betrieb der Lösungen.


Die Jungen von heute tauschen sich in Gruppenchats aus, holen sich Lösungen von YouTube und sind sich gewohnt zusammen zu arbeiten.»


Carlo Dietiker Leiter Kunden- und Angebotsmanagement, BIT


Die Ambassadoren spielen auch beim Aufbau der internen Work Smart Community eine wichtige Rolle. Zusammen mit Work Smart Coaches wurde der Nutzen einer digitalen und physischen Community definiert – eine Anlaufstelle für die Mitarbeitenden, die Wissen und Unterstützung rund um die neuen Arbeitsformen vermittelt. Direkte Beratung durch Work-Smart-Experten über den blossen technischen Umgang mit Skype, SharePoint & Co. hinaus gehört ebenso dazu wie eine Online-Plattform, etwa in Form eines SharePoint-Workspace mit fördernden Informationen zu typischen Use-Cases der Mitarbeitenden.


«Die Teilnehmer fanden die Workshops sehr gut und meinten, sie hätten viel Work-Smart-Spirit mitbekommen.»


Carlo Dietiker Leiter Kunden- und Angebotsmanagement, BIT


Das BIT leidet wie viele Organisationen zudem an einer überbordenden Informationsflut. «Es existieren viele unterschiedliche Instrumente und oft weiss man nicht, wo die gewünschte Information zu finden ist.» Carlo Dietiker hat von der Geschäftsleitung deshalb den Auftrag erhalten, eine neue Wissens- und Kollaborationsplattform zu entwickeln. Dabei möchte er die junge Generation stark einbinden.


Knackpunkt Organisationskultur

Betrachtet man das FlexWork-Phasenmodell der Fachhochschule Nordwestschweiz, steht das BIT punkto Arbeitsumgebung und IKT-Instrumente gut da. So wurde im neuen BIT-Gebäude «Black Pearl» in Zollikofen ein Raumkonzept mit offenen Büros, Projekträumen und stundenweise belegbaren «Think Tanks» konsequent umgesetzt. Anfängliche Ängste bezüglich Privatsphäre, Geräusch- oder Geruchsbelastung haben sich nicht bestätigt. Die Arbeitsplatzzufriedenheit, gemessen mit regelmässigen Puls-Checks, ist gestiegen.



«Aber Technik und Infrastruktur entwickeln sich massiv schneller als die Kultur. Mit der Bereitstellung von Informatikmitteln und Räumen ist es nicht getan», lautet eine Haupterkenntnis aus dem bisherigen Verlauf der Work-Smart-Transformation. Es sei eine grundlegende Wertediskussion nötig. Zum Beispiel darüber, dass flexibles Arbeiten gleichwertig sei wie gestempelte Arbeitszeiten. Und zwar unabhängig von Zeit und Wochentag. Hier stecke die Bundesverwaltung noch in den Anfängen, meint Dietiker.


Für die Zukunft erhofft sich der Vizedirektor eine breit abgestützte Work-Smart-Kultur, hindernisfreien Wissenszugang nach dem Open-Book-Prinzip und eine weniger ausgeprägte Hierarchie. Daraus ergebe sich ein stärkeres Wir-Gefühl und letztlich bessere Qualität und günstigere Preise für die Kunden des BIT. Der Grundstein ist mit dem Work Smart Coaching und den internen Work-Smart-Ambassadoren gelegt.



Work Smart Coaching beim BIT durch Swisscom


  • Co-Creation-Beratung mit Führungskräften
  • Skype-for-Business-Schulung mit Floorwalking durch Swisscom-Lernende
  • Ausbildung von Lernenden des BIT zu Work-Smart-Ambassadoren
  • Vermittlung der neuen Arbeitsmöglichkeiten über die rein technischen Aspekte hinaus





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