Interview

«E-Mail ist zu asynchron und ineffizient»

Heute arbeiten viele, wann und wo sie wollen. Das ist eine grosse Herausforderung für Führungskräfte. Wie es gelingt, erfolgreich virtuelle Teams zu führen, weiss Fabian Etter, Leiter Future Work Experience bei Swisscom. Sein Team entwickelt die digitale Arbeitswelt von morgen und berät Leute, die sehr dezentral arbeiten.

Fabian Etter, was zeichnet ein virtuelles Team aus?

Es gibt verschiedene Arten von virtuellen Teams. Einerseits können Leute an verschiedenen Arbeitsorten tätig sein und somit virtuell zusammenarbeiten. Das kommt immer häufiger vor. Andererseits können Teams organisationsübergreifend zusammengesetzt sein und damit transversal zusammenarbeiten. Wichtig in beiden Fällen: die gemeinsame Zielsetzung, die gemeinsame Arbeitsweise und eine gemeinsame Identität. 

 

So ist es wohl viel aufwändiger, ein virtuelles Team zu führen?

Bei virtuellen Teams gibt es verschiedene Herausforderungen. Beispielsweise kann es schwieriger sein, eine gemeinsame Identität zu bilden, denn die Leute sehen sich ja seltener. Eine organisationsübergreifende Zusammensetzung führt zudem dazu, dass die Teammitglieder unterschiedliche Perspektiven und Interessen einbringen.

 

Im Rahmen des Transformationsprogramms des B2B-Bereichs von Swisscom habe ich ein Team geleitet, das verschiedene Vertreter aus der Linie und den Bereichen umfasst hat, wie Business, HR und Kommunikation. Diese Personen arbeiteten an unterschiedlichen Standorten. Es war sehr wichtig, dass wir intensiv an einer gemeinsamen Vision als Team gearbeitet und uns gemeinsame Ziele gesetzt haben, zu denen jeder beitragen konnte. Die zweite Herausforderung lag in der Verfügbarkeit der Leute. Alle hatten bereits zahlreiche Aufgaben in der Linienorganisation. Es war für mich wichtig, ihnen und ihren Vorgesetzten den Sinn aufzuzeigen, warum sie sich im Transformationsprogramm einbringen sollten. Ich musste mich also mehr um die Leute bemühen. 

 

Wie verhindert man, dass im virtuellen Team nicht jeder nur für sich schaut?

Wie erwähnt helfen gemeinsame Ziele, eine Identität zu entwickeln. Und gerade dann, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten tätig sind, ist es umso wichtiger zu wissen, wer gerade woran arbeitet und wer wo über welches Know-how verfügt. Moderne Collaboration-Plattformen helfen uns beim gegenseitigen Austausch. Der E-Mail-Kanal ist dafür zu asynchron und häufig ineffizient. Wir nutzen stattdessen News Feeds auf unserer Collaboration-Plattform, so dass jeder mitdiskutieren kann. OneNote hilft uns, Aufgaben zu verfolgen. Wir leben smartes Arbeiten auch mit virtuellen Konferenzen. All diese Kommunikationsmöglichkeiten ermöglichen mir zu verstehen, ob wir gut unterwegs sind und welche Probleme anstehen.

 

Mein aktuelles Team unterstützt Kunden dabei, auf technischer und kultureller Ebene eine «Smart Work»-Kultur zu verankern. Wir haben im Team ein einfaches Reporting eingeführt, das die Tätigkeiten und die Learnings von jedem aufzeigt.

«Moderne Collaboration-Plattformen helfen uns beim gegenseitigen Austausch.»

Kann Technologie auch ein Hemmschuh sein? Jeder für sich käme doch schneller vorwärts, als wenn er alles irgendwo rapportieren muss.

Sicher, einen gewissen Mehraufwand gibt es immer, zumindest in der Anfangsphase. Es ist wichtig, dass man die Nutzung von Technologie explizit thematisiert und laufend reflektiert. Es geht auch darum, die Ziele der Tools im Team zu vertiefen.

 

Wir sehen aber, dass moderne Collaboration Tools ganz neue Freiheiten ermöglichen und die Zusammenarbeit enorm vereinfachen. Und weniger E-Mails bedeutet auch mehr Kapazität für anderes.

 

Was ist bei all dem die Aufgabe des Vorgesetzten?

Es ist wichtig, dass ein Vorgesetzter in einem stark virtuell geprägten Team eine Vertrauenskultur schafft und gleichzeitig Transparenz und «Smart Work» vorlebt. 

 

Es motiviert Mitarbeitende zu sehen, dass ihr Eintrag im News Feed gelesen, kommentiert und geliked wird. Hier muss natürlich auch der Vorgesetzte präsent und spürbar sein.

 

Wie findet im virtuellen Team jeder seinen Platz?

Das beginnt damit, dass die Ziele richtig gesetzt werden. Jeder muss wissen, weshalb er im Team ist und welche Aufgabe und Rolle er wahrnimmt. Wenn ich ein virtuelles Team erfolgreich führen will, gelingt mir das nur, wenn ich das Vertrauen der Mitarbeitenden gewinne. Es braucht dazu gemeinsame Werte, Freude an der Aufgabe und die Motivation, sich miteinander auszutauschen – ob physisch oder virtuell. Am Schluss freut sich jeder, Erfolge zu feiern. 

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Zur Person

Fabian Etter, 35, leitet seit Februar 2016 den Bereich Future Work Experience bei Swisscom. Er und sein Team machen Organisationen und ihre Mitarbeitenden im Zeitalter von digitalisierten Arbeitswelten erfolgreich und sind die Begleiter auf dem Weg zum flexiblen Arbeiten. Dazu gestalten sie die digitalisierten Arbeitswelten der Zukunft und begleiten die Kunden bei der digitalen Transformation, unter anderem mit Coaching-Angeboten und innovativen Collaboration Tools.

 

Fabian Etter, aufgewachsen im Thurgau und heute wohnhaft in Zürich, ist ausgebildeter Elektroplaner, studierter Betriebsökonom und Verwaltungsrat eines KMU im Bereich Elektro-Installationen. Bei Swisscom ist er seit zehn Jahren in verschiedenen Positionen tätig, unter anderem als of Head of Corporate Responsibility und Head of Digital Transformation.