Konkrete Beispiele für Cloud-Nutzung bei KMU
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Acht konkrete Beispiele, wie KMU mit der Cloud effizienter werden

Manchmal sind es kleine Dinge, die einen hohen Nutzen bringen. Auch einige dieser konkreten Anwendungsbeispiele für die Cloud lassen sich schnell umsetzen. Unternehmen gewinnen dadurch nicht nur Zeit und Effizienz, sondern werden auch professioneller.

Vermutlich nutzen Sie die Cloud bereits: zum Beispiel für Ihre Website oder für E-Mail. Doch die Cloud kann mehr. Diese Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Ihr Unternehmen mit Cloud-Angeboten Zeit spart und effizienter wird. Davon profitieren Unternehmen mit einem Aussendienst, aber ganz generell auch alle anderen – spätestens, wenn es um den Schutz der geschäftlichen Dokumente geht.

1. Gut informierte Mitarbeitende treten professioneller auf

Beginnen wir mit einem Klassiker: Ihre Aussendienst-Mitarbeitenden oder Sie selbst sind unterwegs. E-Mail und Termine haben wahrscheinlich sowohl Sie wie Ihre Mitarbeitenden auf dem Handy. Dadurch sind die aktuellen Termine immer griffbereit. Das spart Zeit, weil der Aussendienst immer weiss, wo es als nächstes hingeht. Telefonische Abklärungen entfallen, unnötige Fahrten ebenso.

Denselben Nutzen bringt es, wenn die Daten für den Geschäftsalltag in einem Online-Speicher liegen. Offerten, Bestellungen, Projektinformationen, Angaben eines Kunden, Pläne und Fotos (dazu gleich mehr): Alles ist jederzeit aktuell und griffbereit. Papier bleibt vielleicht im Büro liegen oder ist nicht mehr aktuell. Das Smartphone oder vielleicht ein Tablet oder Notebook ist dagegen immer dabei (ok, fast immer). Mitarbeitende, die gut vorbereitet und informiert sind, machen beim Kunden einen professionellen Eindruck. Nämlich, dass sie ihr Geschäft verstehen. Das hilft wiederum, Vertrauen aufzubauen und Kundenbeziehungen zu stärken.

2. Situationen mit der Smartphone-Kamera festhalten

Es gibt in vielen Berufen Momente, in denen die Smartphone-Kamera ein nützliches Arbeitsinstrument ist. Situationen, Skizzen und dergleichen lassen sich festhalten, über einen Online-Speicher oder Fotodienst teilen und mit anderen besprechen. Einige Beispiele:

  • Der Projektleiter hält die Situation im Rohbau mit Fotos oder Videos fest, um danach am Firmensitz die Monteure zu instruieren.
  • Der Landschaftsgärtner fotografiert beim ersten Gespräch mit dem Kunden den Garten, um anschliessend Gestaltungsvorschläge zu machen.
  • Ein Immobilienunternehmen fotografiert eine Wohnung, um mit den Bildern das Inserat zu illustrieren.
  • Nach der Sitzung im Büro hält ein Teilnehmer das Whiteboard und die Notizzettel mit der Smartphone-Kamera fest und teilt die Bilder anschliessend mit den übrigen Teilnehmenden.

3. Defekte Smartphones ohne Datenverlust schnell ersetzen

Im Aussendienst sind Smartphones oft Verhältnissen ausgesetzt, die alles andere als ideal sind. Staub, Schmutz, Feuchtigkeit, Hitze und Kälte setzen den mobilen Helfern zu. In der Folge müssen die Smartphones häufig wegen Defekten ersetzt werden. Umso besser, wenn das schnell und ohne Datenverlust geschehen kann!

Die Synchronisation von Daten mit der Cloud ist dabei hilfreich. Kontakte, Fotos, Office-Dokumente und dergleichen lassen sich online ablegen. Ein Backup des gesamten Geräts – ebenfalls in die Cloud – erleichtert den Austausch. Das gilt insbesondere für Smartphones, die sich gar nicht mehr einschalten lassen oder deren Bildschirm defekt ist. Sind alle Daten nicht alleine auf dem Smartphone, sondern in der Cloud gespeichert, sparen Sie oder Ihre Mitarbeitenden Zeit beim Austausch eines defekten Geräts.

4. Administration des KMU via Cloud zu Hause erledigen

Das Wochenende ist für Geschäftsführende oft der Moment, in dem sie Zeit für die Administration haben. Und vielleicht möchten die Verantwortlichen ja auch nicht, dass Mitarbeitende einen Blick auf die offene Buchhaltung auf dem Bildschirm im Büro werfen. Umso praktischer, wenn diese Arbeiten von zu Hause aus erledigt werden können. Eine Cloud-basierte Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen etc. erfüllt diese Ansprüche. Die Fahrt ins Büro entfällt.

Das gilt nicht nur für sensible Unternehmensdaten. Ganz generell vereinfacht die Cloud den Informationsfluss im Unternehmen, aber auch mit Lieferanten und Kunden. Online-Speicher wie beispielsweise Microsoft OneDrive und SharePoint Online erlauben einen sicheren Zugriff auf Dokumente von überall her. Das erleichtert insbesondere auch die Arbeit im Homeoffice. Ein weiterer Vorteil: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

Mit diesen Tipps arbeiten Sie effizient, unterwegs und auf Kundenbesuch.
In der Werkstatt, bei Kunden oder zu Hause: Mit der Cloud haben Sie das Büro immer dabei. (Bild: Getty Images)

5. Flexible und einfache Administration von Mitarbeitenden

In jeder Firma kommt es zu Personalwechseln. Das heisst auch, Konten für Computer, E-Mail und dergleichen einzurichten oder zu deaktivieren respektive umzuleiten. Eine mühsame Arbeit, wenn die Konten an verschiedenen Orten bearbeitet werden müssen. Und ein Risiko, wenn es bei einem Abgang vergessen geht.

Cloud-Angebote wie Office 365 vereinfachen die Mitarbeiter-Administration. An zentraler Stelle können Sie ein Konto für neue Mitarbeitende eröffnen oder eine Namensänderung vornehmen, wenn jemand heiratet. Oder einen Zugang deaktivieren, womit auch die Lizenz erlischt. Das spart Zeit bei Mutationen und unterstützt Sie dabei, nur so viele Lizenzen zu bezahlen, wie Sie wirklich benötigen.

6. Speicherplatz in der Cloud per Mausklick erweitern

Je digitaler ein Unternehmen unterwegs ist, desto mehr Daten fallen an. Der Posteingang füllt sich, Offerten und Bestellungen wollen abgelegt werden. Und wenn häufiger Fotos genutzt werden, belegen auch sie mehr Platz.

Sind diese Daten alle lokal oder im Firmennetz untergebracht, fällt viel Aufwand an. Der Server oder der Netzwerkspeicher (NAS) braucht neue Festplatten, die gekauft und in Betrieb genommen werden müssen. Zudem darf das Backup nicht vergessen gehen. Auch dieses beansprucht mehr Zeit und Platz, wenn die Datenmenge wächst.

In der Cloud ist der Ausbau von Speicherplatz auch nicht gratis, aber wenigstens eine Sache von ein paar wenigen Mausklicks. Zusätzlicher Platz kann dazu gemietet werden. Das gilt auch für andere Ressourcen, etwa Rechenleistung eines Servers in der Cloud. Und wenn der Ressourcenbedarf wieder sinkt, können die «Überkapazitäten» einfach abbestellt werden.

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7. Software-Updates inbegriffen

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Software und Betriebssysteme in der Firma zu aktualisieren? Vielleicht haben Sie diese Aufgabe auch Ihrem IT-Dienstleister übertragen im Rahmen eines Servicevertrags.

Werden Updates vernachlässigt oder zu spät gemacht, können allfällige Sicherheitslücken Angriffsfläche für Cyberkriminelle bieten – Stichwort Verschlüsselungstrojaner (Ransomware), also Software, die alle verfügbaren Daten verschlüsselt und erst gegen Lösegeld wieder freigibt.

Wenn Sie Software aus der Cloud nutzen, haben Sie weniger Zeitaufwand und trotzdem immer ein aktuelles Produkt. Denn der Anbieter kümmert sich um die laufende Pflege und die Aktualisierung. Dieser Aufwand ist im Abo inbegriffen.

8. Hardware wird ausfallen

Es muss ja nicht gleich das Worst-Case-Szenario eines Brandes oder Wasserschadens sein. Vielleicht schüttet jemand Kaffee über ein Gerät, ein Stromausfall oder Kurzschluss beschädigt die empfindlichen elektronischen Komponenten. Oder die Mechanik einer Festplatte gibt den Geist auf. Und das passiert garantiert im dümmsten Moment.

Mit der Cloud können Sie Ihren Kaffee vielleicht besser geniessen. Denn die Daten in der Cloud sind vor solchen Ausfällen geschützt. Das gilt für täglich genutzte Daten genauso wie für Backups.

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