Wie KMU mit externen Partnern effizient zusammenarbeiten
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So arbeiten Sie effizient mit Externen zusammen

Cloud-Ablagen und Online-Meetings zeugen davon: Die Zusammenarbeit im Unternehmen ist gerade gehörig digitalisiert worden. Doch wie kommunizieren Sie mit Lieferanten, Kund*innen und Partnern effizient? Diese Praxisbeispiele zeigen, wie Sie in der externen Zusammenarbeit von der Digitalisierung profitieren können.

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in KMU beschleunigt. Aber wo genau? Homeoffice führte dazu, dass Meetings online und per Videokonferenz durchgeführt werden. Und gemeinsame Dateiablagen und Chat-Kanäle haben sicherlich die Kommunikation über die Distanz erleichtert und verbessert. Und dazu geführt, dass die Mitarbeitenden wenigstens virtuell eine gewisse Nähe beibehalten konnten.

Von der internen Digitalisierung lernen

Gemäss einer Umfrage unter Schweizer KMU hat sich die Zahl der Mitarbeitenden im Homeoffice während des ersten Lockdowns fast vervierfacht. Und jedes fünfte Meeting fand online statt. Die letzten Monate haben also dazu geführt, dass Unternehmen digitaler unterwegs sind – zumindest, was die interne Kommunikation angeht. Wahrscheinlich sind auch Sie immer routinierter geworden im Umgang mit den diversen digitalen Kanälen. Und haben die Vorteile kennengelernt.

Was aber spricht dagegen, diese Vorteile in der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit mit Externen zu nutzen, also mit Lieferanten, Partnern und Kund*innen? Es gibt dabei viel zu gewinnen, nämlich Effizienz, Zeit und Geld.

Natürlich hängen diese drei Faktoren zusammen. Aber werfen wir einen Blick in die Details und auf konkrete Anwendungsbeispiele. Aufgrund der grossen Verbreitung der Office-Anwendungen beziehen sich die Beispiele jeweils auf Microsoft 365.

Erreichen statt warten: effizient digital kommunizieren

Effizient arbeiten kann heissen, die Zahl der Schritte zu einem Ziel zu reduzieren oder Rückfragen zu vermeiden. Diese konkreten Beispiele verdeutlichen dies:

  • Wenn Sie die Festnetztelefonie in Microsoft Teams integrieren, sind Sie überall erreichbar. Mit der Teams-App auf dem Smartphone oder Notebook nutzen Sie die Festnetznummer auch unterwegs und steigern die Erreichbarkeit. Und wenn Sie nicht gestört werden wollen, richten Sie eine automatische Weiterleitung ein.
  • Mit der Telefonie-Integration können Sie aus Teams heraus auf das zentrale Adressbuch Ihres Unternehmens in Microsoft 365 zugreifen und Personen per Mausklick anrufen. Adressen müssen Sie nur noch an einem Ort pflegen statt in getrennten Verzeichnissen für Telefonie und Office.
  • Nutzen Sie für gemeinsame Projekte mit externen Firmen eine gemeinsame Cloud-Datenablage. Dadurch sind nicht nur alle relevanten Informationen an einem Ort abgelegt. Sie ersparen sich das Verschicken von Dokumenten und haben die Gewähr, dass alle jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
  • Richten Sie firmenübergreifende Gruppenchats und Online-Meetings ein, um den Austausch mit allen Beteiligten zu beschleunigen.

Success Story

Success Story: Teams Telefonie von Swisscom

SWISSCOFEL, der Verband des schweizerischen
Früchte-, Gemüse- und Kartoffelhandels, nutzt Teams Telefonie von Swisscom für die interne und externe Kommunikation. Erfahren Sie in der Success Story, wie der Verband damit Kosten bei Telefonie und Sitzungsspesen spart.

Zeitfresser eliminieren: Online-Anwendungen nutzen

Natürlich ist effizientes Arbeiten auch zeitsparend. Doch mit digitalen Kommunikationslösungen können Sie zusätzlich viele kleine Zeitfresser eliminieren, wie diese Beispiele zeigen:

  • Wenn Ihre Lieferanten und Partner ebenfalls Teams nutzen, sehen Sie die Erreichbarkeit in der Statusanzeige. Damit reduzieren Sie die Zahl erfolgloser Anrufe und können als Alternative einfach eine Chatnachricht schicken.
  • Online-Systeme für Terminvereinbarung und Reservation verhindern, dass dass Mitarbeitende ihre Arbeit unterbrechen müssen, um sich um die Anfrage zu kümmern. Zudem können Kund*innen Termine auch zu Zeiten ausserhalb der Öffnungszeiten buchen.

Es gibt verschiedene Lösungen für Termine und Reservationen, wie MyCOCKPIT und MyLOCALINA von localsearch oder Microsoft Bookings in den Business-Versionen von Microsoft 365.

Ausgaben senken: sparen mit digitalisierten Abläufen

Mit der Digitalisierung gewisser Abläufe sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Geld, weil Ausgaben wegfallen. Das ist beispielsweise in diesen Situationen der Fall:

  • Verschicken Sie Rechnungen elektronisch, sparen Sie Büromaterial, Toner und Porto.
  • Bei Reparaturen, Problemen auf der Baustelle und dergleichen können Sie den Zuständigen Fotos schicken oder die Situation in einer Videokonferenz zeigen. Damit kann der Service gleich das notwendige Material mitbringen. Teure Leerfahrten entfallen.

Das Beste an der digitalen Zusammenarbeit mit Externen: Selbst wenn die internen Meetings dereinst wieder im Sitzungszimmer stattfinden, können Sie weiterhin von den Vorteilen der Online-Zusammenarbeit mit Externen profitieren. Diese Investition lohnt sich damit kurz- und langfristig.

Microsoft Teams Telefonie von Swisscom

Microsoft Teams wird zur Telefonanlage: Mit Microsoft Teams Telefonie ist es möglich, weltweite Anrufe direkt aus der Desktop- und Mobile-App mit Ihrer Festnetznummer zu tätigen und zu empfangen – in gewohnter Swisscom Qualität. Ihre Mitarbeitenden kommunizieren dadurch nicht nur effizienter. Sondern sie arbeiten durch die integrierten Microsoft 365 Apps auch einfacher zusammen.

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