Apps für Formulare
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Mit Apps Formulare unterwegs ausfüllen

Sie gehören wohl zu den lästigsten notwendigen Übeln der Administration eines KMU: Kunden- und Servicerapporte, Lieferscheine und andere Formulare. Mit «Mobile Forms» und «MoreApp» lassen sich Formulare im Browser erstellen und direkt auf Smartphone oder Tablet ausfüllen. Lohnt sich die Digitalisierung der Formularabwicklung?

Servicetechniker, Lieferanten und Handwerker kennen das Prozedere: Ist die Arbeit beim Kunden erledigt, wird sie mittels Rapport oder Formular quittiert. Am Feierabend heisst es dann, den Papierkram zu erledigen und in der Zeiterfassung oder Business-Software manuell nachzuerfassen.

Dieser Aufwand muss nicht sein. Denn der gesamte Ablauf kann digitalisiert werden, so dass ein manuelles Nacherfassen entfällt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehleingaben aufgrund unleserlicher handschriftlicher Einträge. Der US-amerikanische Anbieter Device Magic und die niederländische MoreApp bieten solche Cloud-basierte Angebote, die den gesamten Formular-Prozess digitalisieren.

Formulare im Browser erstellen und auf dem Smartphone ausfüllen

Die Vorgehensweise ist bei «Mobile Forms» von Device Magic und MoreApp praktisch identisch: Zuerst werden im Browser die Formulare gestaltet. Dank Vorlagen geht das recht einfach, es stehen die üblichen Felder für Datum, Text und Auswahllisten zur Verfügung, wie sie von Formularen im Web her bekannt sind. Device Magic bietet zahlreiche Zusatzfelder, etwa für Berechnungen. Beide Anbieter unterstützen das Unterschreiben der Formulare direkt auf dem Smartphone- oder Tablet-Bildschirm.

Die Formularvorlage wird anschliessend aufs Mobilgerät geladen und kann dort am Bildschirm ausgefüllt werden. Hierfür stehen Apps für iOS- und Android-Geräte zur Verfügung. MoreApp bietet zusätzlich eine Web-Schnittstelle, so dass sich Formulare auch auf einem Notebook befüllen lassen. Die Vorlage funktioniert als eine Art Formularblock, um beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Servicerapport anzufertigen. Fürs Ausfüllen der Formulare ist keine Internet-Verbindung notwendig, dieser Schritt funktioniert bei beiden Anbietern auch offline. Das dürften vor allem diejenigen Aussendienstmitarbeiter schätzen, die im Keller oder in der Tiefgarage ohne zuverlässige Internet-Verbindung im Einsatz stehen.

Von der Cloud nach Excel oder in die Business-Software

Sobald wieder eine Internet-Verbindung besteht, werden die ausgefüllten Formulare in den Cloud-Speicher des Anbieters hochgeladen. Dort lassen sie sich weiterbearbeiten oder exportieren, beispielsweise im CSV-Format («Comma-separated values»). Mit diesem Textformat versteht sich nicht nur Excel, sondern auch die meiste Business-Software.

So präsentieren Mobile Forms und FormApp Formulare unterwegs, hier auf einem Android-Smartphone.
So präsentieren Mobile Forms und FormApp Formulare unterwegs, hier auf einem Android-Smartphone.

Während der Export bei MoreApp Handarbeit ist – die Formulare müssen über den Webbrowser ans Ziel exportiert werden –, kann Device Magic diesen Vorgang automatisieren. Formulare lassen sich automatisch per E-Mail weiterleiten, als PDF oder als Tabelle auf einem Online-Speicher ablegen oder in eine Google-Tabelle einspeisen. Mit etwas Aufwand lassen sich über die Programmierschnittstelle (API) die beiden Cloud-Dienste auch direkt mit einer Business-Software koppeln.

Das «Kleingedruckte»

Diese Dienstleistung hat ihren Preis. Device Magic rechnet nach Anzahl verwendeter Mobilgeräte ab. Pro Monat fallen zwischen rund 15 und 25 Franken pro Gerät an, abhängig vom Leistungsumfang des Abos. Während einer 14-tägigen Testphase kann das Angebot kostenlos geprüft werden.

MoreApp setzt dagegen auf ein «Pay-per-use»-Modell: Das Konto wird mit Credits aufgeladen. Ein ausgefülltes Formular kostet dann ab einem Credit, für die Umwandlung beispielsweise ins Word-Format wird ein weiterer Credit fällig. Je nach Mengenrabatt kostet ein Credit zwischen rund 25 und 60 Rappen. Der Basis-Funktionsumfang ist bei MoreApp kostenlos und ermöglicht die Abwicklung von maximal 100 Formularen pro Monat. Die Zahl der Benutzer ist bei beiden Anbieter unbegrenzt.

Formulare lassen sich auch «branden», also mit dem eigenen Firmenlogo versehen. Device Magic bietet dies ab einem «Advanced»-Abo (rund 20 Franken pro Gerät und Monat) an. MoreApp verlangt hierfür einmalig rund 5000 Franken, bietet dafür aber die gesamte Korrespondenz im Firmenkleid und eine eigene Subdomain («maler-mueller.moreapp.com»). Für weitere rund 1500 Franken kann auch die App mit dem eigenen Firmenlogo verziert werden.

Device Magic oder MoreApp?

Trotz ähnlicher Funktionalität bestehen Unterschiede zwischen den beiden Angeboten. Device Magic gefällt mit ausgeklügelten Abläufen und kann die Formularerfassung weitergehend automatisieren. Allerdings ist der Dienst nur englischsprachig (Formulare lassen sich in jeder Sprache anlegen), und die ausgefüllten Formulare werden in den USA gespeichert. MoreApp, das sich auf englisch oder spanisch nutzen lässt, kommt moderner daher und bietet immerhin einen deutschsprachigen Support-Bereich auf der ebenfalls deutschsprachigen Webseite. Wenn die kostenlose Grundfunktionalität ausreicht, ist MoreApp sicher erste Wahl.

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