8 Kriterien zur Beschaffung eines Kassensystems
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8 Fragen, bevor Sie eine Kasse kaufen oder mieten

Eröffnen Sie ein Café, einen Coiffeursalon oder einen Laden? Oder bauen Sie Ihr Filialnetz aus? Herzliche Gratulation: Das ist ein grosser und mutiger Schritt in die Zukunft! Wir haben für Sie 8 Fragen zusammengestellt, die wichtig sind vor der Entscheidung für eine neue Kasse.

Neu! Business POS von Swisscom

Kassensystem Business POS von Swisscom

Vereinfachen Sie sich Ihren Arbeitsalltag mit Business POS, der neuen Kassenlösung von Swisscom. Sie vereint die Lager, Webshop, Onlinereservationen, Kundenverwaltung und mehr.

Gründe für ein neues Kassensystem oder eine neue Kassensoftware gibt es viele. Auch nach der Eröffnung. Zum Beispiel, wenn die Kasse jahrelang gute Dienste geleistet hat, aber veraltet ist und die Personalplanung nicht unterstützt. Oder weil sie öfters ausfällt oder der IT-Partner für jede Sortimentsänderung beauftragt und bezahlt werden muss.

1. Welche Basisfunktionen brauchen Sie?

Ein modernes Kassensystem ist viel mehr als eine Kasse. Sie können damit alle Aktivitäten am Point of Sale (POS) zentral zu steuern. Fragen Sie sich, welche Funktionen für Sie wichtig sind.

Ein modernes Kassensystem…

  • hat offene Schnittstellen für Zubehör. Kassenschublade, Belegdrucker und Zahlterminal gehören zur Minimalausstattung.
  • akzeptiert mehrere bargeldlose Bezahlmöglichkeiten.
  • ist erweiterbar und beispielsweise mit Programmen für Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Onlinereservationssystem kompatibel. Idealerweise können Sie integrierte Softwarebausteine ohne Zusatzkosten nutzen.
  • vereinfacht den Tagesabschluss, überträgt alle Daten in Ihre Buchhaltung und rechnet die Mehrwertsteuer ab.
  • bietet einfache Auswertungen und weist beispielsweise Top- und Flop-Produkte oder den umsatzstärksten Tag in einem Dashboard aus, damit Sie das Personal sinnvoll einsetzen, die richtigen Produkte einkaufen und den Umsatz steigern.
  • ist direkt mit der Warenverwaltung verbunden und bestellt Produkte automatisch nach, die ausgehen, oder macht Sie darauf aufmerksam.
  • speichert alle Daten zentral, damit Sie überall und jederzeit mit dem Computer, Smartphone oder Tablet darauf zugreifen können.
  • ist mit der Shop-Software kompatibel, falls Sie einen Onlineshop betreiben und mit der Kasse und dem Warenwirtschaftssystem verknüpfen wollen. Auch hier gibt es integrierte Lösungen mit Onlineshop. So vermeiden Sie Schnittstellen.

Wichtig: Das Kassensystem sollte Ihnen möglichst viele zeitraubende Routineaufgaben abnehmen, damit Sie sich auf Ihre Kunden oder Gäste konzentrieren können.

2. Welche branchenspezifischen Funktionen brauchen Sie?

Ein modernes System bietet alle Basisfunktionen und kann mit wenig Aufwand an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Bar, Café, Foodtruck und Restaurant

Mit einem modernen Kassensystem (stationäre und/oder mobile Geräte) können Sie unter anderem:

  • das Personal planen und Schichten einteilen,
  • einen Onlinekalender mit Tischreservation anbieten,
  • am Tisch Bestellungen aufnehmen und automatisch an die Küche weiterleiten,
  • Preise zeitgesteuert automatisch anpassen, zum Beispiel während der Happy Hour, und
  • bargeldlos kassieren oder die Rechnung, falls gewünscht, ohne manuelles Zusammenzählen einfach aufteilen.

Coiffeur- und Kosmetiksalon

Mit einem modernen Kassensystem können Sie unter anderem:

  • das Personal planen und Schichten einteilen,
  • einen Onlinekalender mit Terminreservation bei der gewünschten Person anbieten,
  • die Kundendatei führen und Kundenwünsche vermerken,
  • Gutscheine digital ausstellen, zum Beispiel für Rabattaktionen oder Treuekarten, und mit einer SMS oder E-Mail versenden, und
  • die Verkaufsstatistik führen und das Warenlager verwalten.

Detail- und Einzelhandel

Mit einem modernen Kassensystem können Sie unter anderem:

  • das Personal planen und Schichten einteilen,
  • Verkaufsrenner identifizieren und absatzfördernde Aktionen planen,
  • die besten Zeiten erkennen und die Öffnungszeiten anpassen,
  • Kundenkarten oder Rabattkarten digital ausstellen und mit einer SMS oder E-Mail versenden und
  • Retouren und das Warenlager verwalten und Produkte nachbestellen.

3. Wie einfach ist die Kasse zu bedienen?

Je einfacher die Kasse zu bedienen ist, desto schneller können Sie damit arbeiten. So sparen Sie Zeit und Geld für die Einführung und senken gleichzeitig die Gefahr von Fehlbedienungen, die Kunden oder Gäste nerven. Wichtig ist, dass die beliebtesten Produkte und Funktionen direkt abrufbar sind, am besten auf der ersten Bildschirmseite. Mit einem durchdachten System können Sie ohne fremde Hilfe unterschiedliche Profile (zum Beispiel für verschiedene Standorte) erstellen, Produkte und Bilder hinzufügen oder entfernen und Preise anpassen.

Coiffeur bedient Kundin am POS-System.

4. Wie gut ist der Kundendienst wirklich?

Es gibt Anbieter, die nur die Hardware und ein Handbuch verschicken. Andere unterstützen Sie bei der Installation. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wählen Sie jemanden, der neben der Vor-Ort-Installation eine erste Schulung und zum Beispiel einen Monat lang kostenlosen Support anbietet.

Wenn Sie Fragen haben oder das Kassensystem ausfällt, spielen die Supportzeiten eine wichtige Rolle. Besonders, wenn Kunden oder Gäste warten müssen. Wählen Sie einen Anbieter mit Gratis-Hotline, die auch ausserhalb der Bürozeiten oder am Wochenende erreichbar ist und schnell hilft. Am Telefon oder noch besser via Fernzugriff. Klären Sie ab, wie schnell die Kasse im Notfall ersetzt werden kann.

5. Wie sicher ist das Kassensystem?

Moderne Kassensysteme speichern Daten in einem Rechenzentrum. Dort sind sie rund um die Uhr standortunabhängig verfügbar und sicher vor Diebstahl, Feuer oder Wasser, anders als bei einer lokalen Kasse. Genauso wichtig wie die Daten- ist die Ausfallsicherheit. Ein Modell mit einer SIM-Karte als Alternative ist immer mit dem Internet verbunden, auch wenn die Standleitung ausfallen sollte. Entscheiden Sie sich für ein bewährtes System eines renommierten Anbieters, der seine Software regelmässig aktualisiert. So ist das Kassensystem vor Angriffen geschützt und hält alle gesetzlichen Vorgaben ein.

6. Wie viel kostet die Kasse unter dem Strich?

Sie können ein Kassensystem kaufen oder mieten. Der Preis hängt von den Funktionen ab und ist schwer vergleichbar, weil die Kassen unterschiedlich viel bieten. Vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch, was enthalten ist. Zum Beispiel Produkte hinzufügen und Preise erfassen am Anfang, installieren und vernetzen oder schulen. Wenn Sie mieten: Sind Backup und Updates inbegriffen?

Ein modernes Kassensystem mit Hardware, Software, Lizenzen und Supportleistungen kostet ungefähr 90 bis 160 Franken im Monat. Für Module wie Onlineshop oder -reservation kommen oft Zusatzkosten dazu. Achten Sie darauf, wie viel Kundendienst inklusive ist und was extra kostet. Das erstbeste Angebot ist nicht günstig, wenn Sie beispielsweise für jedes Gerät eine Lizenz oder den Support zusätzlich bezahlen müssen.

Mobile Kasse auf dem Smartphone in der Gastronomie

7. Welche Peripheriegeräte und Infrastruktur brauchen Sie?

Schnittstellen und Peripherie gehen gerne vergessen bei der Wahl des richtigen Kassensystems:

  • Haben Sie genügend Steckdosen und eine zuverlässige Internetverbindung?
  • Brauchen Sie eine stationäre Kasse mit grossem Display und/oder mobile Geräte?
  • Haben Sie genügend Platz für eine stationäre Kasse auf dem Tresen oder der Ladentheke?
  • Wollen Sie bestehende Geräte integrieren, zum Beispiel Drucker oder Scanner?
  • Muss die Kasse wegen der Peripheriegeräte Android-, iOS- oder Windows-kompatibel sein?
  • Brauchen Sie ein System für einen Standort oder wollen Sie mehrere Standorte vernetzen?

8. Ist das Kassensystem zukunftssicher?

Cloudbasierte Kassensysteme sind ausbaubar. Sie können mit einer Kasse anfangen und das System schrittweise erweitern. Zum Beispiel mit einer zweiten Kasse oder einem neuen Standort. Wichtig ist, dass Sie das System mit stationären oder mobilen Kassen ergänzen, mit Kassensystemen an anderen Standorten vernetzen und zentral von einem Ort verwalten können. Ausserdem sollten Sie das System mit Zusatzgeräten wie Drucker oder Scanner erweitern können. Wenn der Anbieter die Software regelmässig aktualisiert und laufend neue Bezahlfunktionen integriert, sind Sie bereit für die Zukunft. Ihr Kassensystem wächst mit.

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