Tipps: Mit Outlook-Regeln die Mailflut bändigen
5 min

Mit Outlook-Regeln die Mailflut bändigen

Regeln sind in Microsoft Outlook überaus nützlich, um E-Mails vorzusortieren und damit die Flut an elektronischer Post zu kanalisieren. Ein paar praktische Tipps zur Arbeitserleichterung.

Gegen die Flut an täglichen E-Mails kann man sich nicht wehren. Aber immerhin bieten E-Mail-Programme wie Outlook die Möglichkeit, den unaufhörlichen Mailfluss zu bändigen. Die Regeln des Programms aus Microsoft 365 ermöglichen es, eingehende Post zu kanalisieren und Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen. So können Sie beispielsweise reine Info-Mails von wichtigen Aufgaben trennen, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern ablegen.

Regeln in Outlook anlegen

Sämtliche Regeln für eingehende Nachrichten finden Sie in Outlook 2019 respektive 365 unter «Datei > Informationen» und dem Button «Regeln und Benachrichtigungen verwalten». Zum selben Dialogfeld gelangen Sie, wenn Sie im Menüband «Start» den Eintrag «Regeln» aus dem Abschnitt «Verschieben und löschen» auswählen.

Wenn Sie im Fenster dieser Regelverwaltung auf «Neue Regel» klicken, öffnet sich der Regel-Assistent. Einfache Anweisungen, wie das Verschieben eines Mails, können Sie mittels Vorlage abwickeln. Mehrstufige Regeln erstellen Sie manuell, also ohne Vorlage.

Outlook: Regel-Assistent
Im Regel-Assistent von Outlook legen Sie neue Regeln frei oder anhand einer Vorlage an.

Wenn Sie eine Regel erstellen möchten, die Mails automatisch in einen Unterordner des Posteingangs verschiebt, müssen Sie den Ordner nicht unbedingt vorgängig anlegen. Sie können diese Aufgabe beim Erstellen der Regel gleich mit erledigen.

Etwas Vorsicht ist geboten, wenn Sie Exchange Online aus Microsoft 365 Business nutzen. Die meisten Outlook-Regeln funktionieren nur mit derjenigen Post, die lokal auf Ihrem Rechner zwischengespeichert wird.

Sie können in einer Regel einerseits mehrere Kriterien kombinieren, andererseits mehrere Aktionen ausführen. So liessen sich etwa tägliche Statusberichte nicht nur in den passenden Unterordner verschieben, sondern gleichzeitig noch als «gelesen» markieren.

Beispiele für praktische Outlook-Regeln

Mails mit einer bestimmten Absender-Domain in Unterordner verschieben

  • Wählen Sie als Bedingung «mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse». Geben Sie die Domain an, also der Teil der Mailadresse nach dem «@»-Zeichen, zum Beispiel «swisscom.com».
  • Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben». So können Sie beispielsweise interne Mails in einem bestimmten Ordner ablegen.
Microsoft Outlook Tipp: Mit Regeln Mails nach Absender filtern.
Mit einer Outlook-Regel aufgrund der Absenderadresse verschieben Sie beispielsweise interne Mails direkt in einen Unterordner.

CC-Mails in Unterordner verschieben

Solche Post hat meist informativen Charakter und erfordert keine sofortige Reaktion:

  • Wählen Sie als Bedingung «die meinen Namen im Feld „Cc“ enthält».
  • Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben».

Microsoft 365: Das umfassende Office-Paket für KMU

Microsoft 365 in KMU: kostenloser Leitfaden

Microsoft 365 ist mehr als Word und Excel. Das Paket besteht aus einer breiten Palette von Anwendungen und Cloud-Diensten für Produktion, Kommunikation, Zusammenarbeit, Planung und Organisation. Eine zentrale und sichere Dokumentenablage in der Cloud und praktische Funktionen zur unternehmensweiten Organisation von Aufgaben und Terminen erleichtern die Zusammenarbeit und machen sie effizienter. Der Leitfaden zeigt das Zusammenspiel der Anwendungen in der Praxis und hilft bei den ersten Schritten zur Einführung von Microsoft 365.

Meeting-Anfragen in Unterordner verschieben

  • Wählen Sie als Bedingung «die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist».
  • Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben».
  • Zusätzlich können Sie die Aktion «Nachrichten kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen» anwenden.

Automatisch Aufgaben aus E-Mails erstellen

Es ist eine gängige Praxis, den Zweck vor allem von internen Mails im Betreff zu kennzeichnen. «INFO» steht dabei für reine Information, während «ACT» eine Aufgabe auslöst – selbstverständlich lassen sich diese Bezeichnungen frei definieren.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen diese Praxis anwenden, kommt Ihnen das beim Sortieren von E-Mails zugute. Aufgrund dieser Kennzeichnungen können Sie in Outlook nämlich automatisch eine Aufgabe aus einem E-Mail erstellen. Dazu definieren Sie eine neue Regel wie folgt:

  • Wählen Sie als Bedingung «mit bestimmten Wörtern im Betreff», beispielsweise «ACT».
  • Als Aktion legen Sie «diese in den Zielordner verschieben» fest. Wählen Sie als Ziel einen Ordner, der Aufgaben enthält. Damit erstellt Outlook einen Task aus dem E-Mail.
  • Optional ergänzen Sie die Regel mit der Aktion «Nachricht kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen». Wählen Sie als Zeitpunkt «heute», können Sie am Abend Ihre anstehenden Aufgaben überprüfen respektive das Fälligkeitsdatum setzen.
Outlook-Regel: E-Mail zu To-do
Mit einer Outlook-Regel können Sie aus einem E-Mail direkt eine Aufgabe erstellen.

Outlook-Regeln nachträglich anwenden

Wahrscheinlich ist Ihr Posteingang nicht leer zu dem Zeitpunkt, als Sie Ihre Regeln erstellt haben. Gut, dass Sie diese auch nachträglich anwenden können. Öffnen Sie dazu die Regelverwaltung übers Menüband «Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten». Im Regeln-Fenster klicken Sie nun auf den Button «Regeln jetzt anwenden». Diese Schaltfläche befindet sich je nach Outlook-Version auf der rechten Seite oder etwas unterhalb.

Outlook: Regeln jetzt anwenden
Regeln in Outlook können Sie auch nachträglich anwenden.

Ein weiteres Fenster poppt auf. Hier können Sie nun die Regeln auswählen und den Geltungsbereich, also nur für den Posteingang oder auch für Unterordner. Ein Klick auf «Jetzt ausführen» sorgt nun für zusätzliche Ordnung in Ihrer Mailablage.

Weitere Filtermöglichkeiten in Outlook

Regeln sind ein effizienter Ansatz, um die Mailflut zu kanalisieren. Aber nicht der einzige. Mit diesen Massnahmen sorgen Sie für zusätzliche Ordnung.

Posteingang mit Relevanz

Das funktioniert nur, wenn Sie Ihre Mails über Exchange Online aus Microsoft 365 for Business verschicken (oder mit einer outlook.com-Adresse). Dann unterteilt Outlook den Posteingang in relevante und weniger wichtige Nachrichten. Das geschieht einerseits automatisch anhand von Kriterien wie Mails von Mailinglisten. Andererseits lernt Outlook aus Ihrem Verhalten. Mails von Absendern, auf die Sie nur selten reagieren, werden unter Umständen als «Sonstige» eingestuft.

Outlook: Posteingang mit Relevanz
Outlook kann Mails automatisch aufgrund der Relevanz anzeigen.

Die Unterteilung nach Relevanz schalten Sie übers Menüband «Ansicht» und das Symbol «Posteingang mit Relevanz anzeigen» ein und aus.

Mit Suchordnern Mails filtern

Suchordner stellen eine Art virtuelle Unterordner dar und zeigen Mails mit bestimmten Kriterien an. In diesem Tipp haben wir das Filtern mit Suchordnern beschrieben.

Mit «QuickSteps» Mails schnell bearbeiten

Der Name der QuickSteps – schnelle Schritte – bringt es ziemlich auf den Punkt. Damit legen Sie häufig benutzte Aktionen für E-Mails in Outlook fest, die Sie anschliessend via Tastenkombination aufrufen können. Dazu gehören Vorgänge wie das Verschieben und Markieren von Post. Die QuickSteps haben wir in diesem Artikel erklärt.

Keine Tipps mehr verpassen!

«Business Insights», unser neuer Newsletter für Geschäftskunden, wird im Herbst das «KMU Update» ablösen. Damit erhalten Sie weiterhin Office-Tipps und Neuigkeiten als Erster in Ihren Posteingang geliefert. Ganz neu können Sie sogar Themen auswählen, die Sie besonders interessieren. Ob Mobiltelefonie oder IT-Security – diese und viele andere Schwerpunkte werden von unseren Experten für Sie aufbereitet und speziell auf KMU zugeschnitten.

Melden Sie sich jetzt schon an, um die erste Ausgabe «Business Insights» auch sicher zu erhalten! Als Dankeschön gewinnen Sie mit etwas Glück ein ICT-Assessment, eine Analyse Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur, im Wert von über 4’000 Franken!

Aktualisierter und ergänzter Artikel vom Oktober 2017.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

3 Kommentare zu “Mit Outlook-Regeln die Mailflut bändigen

  1. Sehr gute Vorshläge, die die Ordnung der Mails definiert. Leider bleibt aber die Anzahl zu lesende Mails (zT Mail-Flut) in der Anzahl gleich gross.

  2. Ich möchte Mails mit zwei verschiedenen Zeichenketten in der Absenderadresse in einen Ordner verschieben. Soweit ich informiert bin, kann ich einer Regel nur sagen, dass ich dies bei kumulativen Auftreten will, nicht bei alternativem.

    1. Gewissermassen eine „Oder“-Verknüpfung? Spontan kommt mir da nur in den Sinn, zwei verschiedene Regeln aufzustellen für die beiden Zeichenketten, falls das eine Lösung ist.

Jetzt lesen