Neue Arbeitsumgebungen

Braucht man noch sein eigenes Pult?

Hugo Lombriser von der Credit Suisse AG begleitete über 5000 Mitarbeitende bei der Umstellung ihrer Büros. Ein eigenes Pult ist im neuen Konzept nicht mehr vorgesehen. Karin Hilzinger entwickelt für Swisscom neue Arbeitsumgebungen. Ein Streitgespräch.

Hansjörg Honegger (Text), Stefan Walter (Fotos), 28. Oktober 2015

Storys: Hugo Lombriser, Ihr Job ist es, den Angestellten der Credit Suisse AG zu erklären, warum sie plötzlich keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Warum nimmt man ihnen das Pult überhaupt weg?

Hugo Lombriser: Niemand nimmt das Pult weg. Fakt ist, dass sich die Arbeitsprozesse geändert haben und die bestehende, starre Infrastruktur den heutigen Ansprüchen an ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld oft nicht mehr genügt. Haupttreiber ist die technologische Entwicklung und der vermehrte Einsatz von Smartphones, Tablets oder Laptops, die uns flexibler machen. Die Leute arbeiten häufiger unterwegs und auch Teilzeit. Mit Smart Working haben wir das Grossraumbüro weiterentwickelt und bieten einen Mix aus unterschiedlichen Arbeitsplatzbereichen je nach Bedürfnis des Mitarbeitenden. Das Sparpotenzial ist ebenfalls nicht zu unterschätzen.

Was bringt das?

Lombriser: Sehr viel. Wenn wir für 100 Mitarbeitende nur noch 80 Arbeitsplätze bereitstellen, dann sparen wir hier in Zürich 2000 Arbeitsplätze ein.

Aber die Arbeitsplätze sehen sehr edel aus, und die verschiedenen Zonen sind aufwändig gestaltet. Da spart man nicht viel Geld.

Lombriser: Stimmt, die einzelnen Arbeitsplätze sind eher teurer, allerdings braucht es ja auch weniger davon. Die grossen Einsparungen fallen an, wenn man jemanden von A nach B verschiebt. Das kostet mit einem konventionellen Arbeitsplatzkonzept rund 1500 Franken pro Arbeitsplatz. In unserem System kostet das nichts und geht schnell. Diese Einsparungen fallen extrem ins Gewicht.

 

 

Hugo Lombriser: «Mit Smart Working entwickeln wir das Grossraumbüro weiter.»

 

 

Frau Hilzinger, wo liegen die Beweggründe der Swisscom, auf individuelle Arbeitsplätze zu verzichten?

Karin Hilzinger: Swisscom ist Teil der Initiative Smart Work. Es geht dabei weniger darum, individuelle Arbeitsplätze abzuschaffen, als den Mitarbeitenden neue Formen der Arbeit zu ermöglichen. Teamarbeit ist sehr wichtig und natürlich auch die Möglichkeit, überall zu arbeiten.

 

Sparen ist kein Thema?

Hilzinger: Wirtschaftlichkeit ist auch bei uns ein Thema. Aber auch Wirksamkeit. Immobilien sind für uns heute kein notwendiges Übel mehr, damit die Leute ein Dach über dem Kopf haben, sondern ein Werkzeug, damit sie produktiver sein können.

Lombriser: Wir bei der Credit Suisse gehen noch einen Schritt weiter. Wir bieten den Mitarbeitenden ganz gezielt Raum für bestimmte Bedürfnisse: Kommunikation, Konzentration und Kollaboration, also Zusammenarbeit. Der Mitarbeiter kann damit seinen Arbeitsplatz gemäss seinem aktuellen Bedürfnis wählen.

Die Leute müssen mit dem festen Arbeitsplatz auf etwas verzichten, was ihnen vielleicht wichtig ist. Wie schafft man diesen Umstieg?

Lombriser: Wir bereiten unsere Teams sehr gut auf den Umstieg vor und binden die Betroffenen sehr stark ein. Vorbehalte entstehen vor allem, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, was auf sie zukommt.

 

 

 

Karin Hilzinger: «Die Mitarbeitenden sollen sich spontan und teamübergreifend treffen können.»

 

 

Keine Konflikte, kein Widerstand?

Lombriser: Doch, natürlich. Man muss sich in die Situation der Menschen versetzen und die Macht der Gewohnheiten kennen. Ein solcher Wechsel ist für viele enorm anspruchsvoll. Wir vom Change Management Team sind immer präsent, um die Organisation vor Ort zu unterstützen und zu helfen.

Mitbestimmung oder nur Überzeugungsarbeit?

Hilzinger: Mitbestimmung im Sinne von Jekami ist bei solchen Vorhaben sehr gefährlich. Man weckt Hoffnungen, die häufig nicht einzuhalten sind. Miteinbezug im Sinne von Bedürfnisabklärungen in der Konzeptionsphase ist hingegen unerlässlich.

Lombriser: Korrekt. Etwas anderes ist es, wenn es um ein Regelwerk geht, beispielsweise, ob essen am Pult erlaubt sein soll. Das handeln wir mit den Teams aus und schlussendlich entscheidet die Mehrheit. Wir moderieren und steuern, entscheiden aber nicht selber.

Die Teams sitzen immerhin noch beisammen
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Lombriser: Ja, in den so genannten Homebases, die es unbedingt braucht, damit diejenigen zusammensitzen können, die das müssen oder wollen. Wer allerdings eine andere Arbeitszone bevorzugt, darf sich dorthin setzen.

«Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, viele suchen immer wieder den gleichen Platz auf.»

Hugo Lombriser, Change Management Consultant

Hilzinger: Diese Lösung ist tatsächlich super. Aber seien wir ehrlich: Die meisten Leute sitzen jeden Tag an ihrem angestammten Platz und sind etwas hässig, wenn der am Morgen besetzt ist.

Lombriser: Korrekt. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, viele suchen immer wieder den gleichen Platz auf.

Hilzinger: Fein, warum gibt man ihnen denn diesen Platz nicht einfach?

Lombriser: Weil dann zu viele Arbeitsplätze leer stehen, was wiederum sehr kostspielig ist. Leute sind viel unterwegs, in den Ferien, krank, oder arbeiten nur Teilzeit oder von zuhause. Unsere Messungen haben ergeben, dass nie mehr als 78 Prozent der Belegschaft gleichzeitig anwesend ist. Im Üetlihof, unserem grössten Gebäude, wären das permanent rund 700 Arbeitsplätze, die leer stünden. Das ist ein riesiger Kostenfaktor.

Hilzinger: Die Kosten sind das eine, aber die vielen leeren Pulte sind auch trist. Da kommt keine kreative Stimmung auf.

Lombriser: Stimmt, wir haben heute Abteilungen, die uns genau aus diesem Grund um Hilfe bitten. Während es früher undenkbar war, wollen heute immer mehr Desksharing einführen, weil schlecht belegte Räume in grossen Büros deprimierend wirken. Die Vorteile haben sich intern herumgesprochen. Smart Working kommt denn auch aus einer Befragung der Mitarbeitenden, wurde in Zusammenarbeit mit Hochschulen entwickelt und auf die weltweiten Arbeitsmethoden der Bank angepasst. Unser System kommt übrigens bei jungen Stellenbewerbern besonders gut an, die grossen Wert auf Individualität und Flexibilität legen.

«Die Arbeitsumgebung bleibt trotz zunehmender Digitalisierung auch für junge Leute wichtig.»

Karin Hilzinger, Verantwortliche für die Schaffung von Arbeitsumgebungen bei Swisscom

Smart Working als Argument, um junge Talente anzuziehen?

Lombriser: Absolut, das war auch immer unser Ziel.

Hilzinger: Die Arbeitsumgebung bleibt trotz zunehmender Digitalisierung auch für junge Leute wichtig. Früher musste man ins Büro, weil dort die Infrastruktur stand: PC, Telefon und so weiter. Das fällt heute für viele Mitarbeitende weg, sie können überall arbeiten. Aber uns ist es wichtig, dass sich die Teams treffen und – fast noch wichtiger – dass sich die Mitarbeitenden auch spontan und teamübergreifend treffen. Ich nenne das Collision Spaces. Hier entsteht Innovation, auf die kein Unternehmen verzichten kann.

Lombriser: Diese Art der Zusammenarbeit hängt stark von der Persönlichkeit ab. Aber es ist klar: Das Arbeitskonzept fördert die Zusammenarbeit, einfach aus dem Grund, weil man häufig neue Menschen trifft, sich mit diesen austauscht und so an mehr Informationen kommt.

Hilzinger: In Bern bietet die Swisscom das so genannte Brain Gym an, eine grosse Halle in einem Bürogebäude mit Tischen, Stühlen und Steckdosen. Dort können alle Swisscom-Mitarbeitenden arbeiten. Brain Gym wird rege genutzt und viele Leute treffen sich da rein zufällig. Oft höre ich, dass im Brain Gym gewisse Sachen sehr schnell erledigt sind, ohne Mails und aufwändig organisierte Meetings.

 

Welche Vorbehalte äussern die Mitarbeitenden gegen die Umstellung?

Lombriser: Meist geht es um Privatsphäre, Hygiene, Essen am Arbeitsplatz und Fairness. Beim letzten Punkt geht es vor allem darum, dass auch der Chef die Veränderung mitmacht und sich von seinem Einzelbüro trennt. Ein grosses Thema sind immer wieder die Unterlagen auf Papier. Die Pilotgruppe, rund 200 Personen, entsorgte beim Umzug ins neue Arbeitsplatzkonzept rund 20 Tonnen Dokumente. Vermisst wurde davon nie etwas. Heute sind wir nicht papierlos aber doch schon viel besser als früher, weil wir jetzt auch in der Lage sind, mit einer elektronischen Ablage zu arbeiten.

Wir reden viel von Kommunikation und Austausch. Besteht mit diesem System nicht auch die Gefahr, dass die Leute zu viel miteinander plaudern auf Kosten der Leistung?

Lombriser: Das ist ein ganz wichtiger Punkt! Früher wurde Leistung manchmal mit Präsenzzeit gleichgesetzt. Dass dies nicht mehr zeitgemäss ist, haben vor allem die Führungsleute erkannt, die ihre Mitarbeitenden kaum mehr sehen. Sie setzen ihren Mitarbeitenden klare Ziele, fordern diese auch ein und überprüfen immer wieder die Qualität der Arbeit.

Wo liegen die Limiten dieses Systems?

Lombriser: Für weniger als 80 Arbeitsplätze lohnt sich das System nicht. Das wären zu teure Arbeitsplätze, und die gewünschten Rotationen würden eher nicht eintreten.

Hilzinger: Grundsätzlich gibt es aber keine Entschuldigung für unpraktische und hässliche Büros. Auch kleine Firmen sollten ihre Mitarbeitenden möglichst optimal in ihren Tätigkeiten unterstützen.

Da fallen aber wieder Kosten an.

Hilzinger: Kosten fallen bei der Einrichtung von Arbeitsplätzen eh an. Unmotivierte Mitarbeitende, die in ihren produktiven Tätigkeiten behindert werden, kosten auch. Wir von der Abteilung Human Centered Design der Swisscom zeigen Firmen auf, wie ein kreatives und positives Arbeitsumfeld geschaffen werden kann.

Karin Hilzinger:

Karin Hilzinger ist in der Abteilung «Human Centered Design» bei Swisscom Schweiz verantwortlich für die Schaffung von Arbeitsumgebungen, die die Kultur von morgen heute schon erlebbar machen.

 

Hugo Lombriser:

Hugo Lombriser arbeitet seit 1980 bei der Credit Suisse AG. Er ist seit 2010 zuständig für das Change Management beim Bezug von neuen Arbeitsplatzkonzepten und begleitete bisher insgesamt 5000 Mitarbeitende bei der Umstellung.

 

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