Comment les entreprises profitent de Microsoft 365 Copilot

Avec Microsoft 365 Copilot, Microsoft intègre l’intelligence artificielle directement à l’environnement Microsoft 365. Mais à qui s’adresse Copilot et de quoi les entreprises doivent-elles tenir compte? Aperçu des possibilités et des premières étapes.

Avec Microsoft 365 Copilot, l’intelligence artificielle générative (GenAI) s’invite dans l’environnement Microsoft habituel des entreprises, quelle que soit leur taille. L’assistant IA s’intègre dans des applications Office telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Il est également disponible dans le navigateur et a accès aux documents. Microsoft 365 Copilot simplifie ainsi de nombreuses tâches de routine, ce qui promet un gain d’efficacité aux entreprises. Citons par exemple le résumé rapide d’un texte, la création d’une liste de tâches à partir d’une réunion en ligne enregistrée dans Microsoft Teams ou l’aide à la rédaction d’e-mails, même dans plusieurs langues.

Il existe différentes versions de Copilot pour les entreprises:

• Microsoft 365 Copilot Chat est utilisable gratuitement et propose un chatbot dans le navigateur.
• Microsoft 365 Copilot Business, soumis à licence, est intégré aux applications Office et peut accéder aux documents stockés dans SharePoint et OneDrive for Business.
• Copilot Studio est un environnement de développement low‑code permettant de créer des agents IA, d’automatiser des processus et de développer des chatbots spécialisés.

Les avantages de Microsoft 365 Copilot dans les entreprises

Selon une enquête mondiale de Microsoft et LinkedIn, trois quarts des travailleurs du savoir utilisent déjà l’intelligence artificielle dans leur travail quotidien. Les personnes interrogées y voient les avantages suivants :

• gagner du temps (90 %)
• se concentrer sur les tâches les plus importantes (85 %)
• être plus créatif (84 %)
• profiter davantage de son travail (83 %).

Microsoft 365 Copilot bénéficie particulièrement aux personnes qui travaillent principalement sur écran et qui jonglent au quotidien avec des documents, des données et des e-mails. Dans cet article, vous trouverez des exemples concrets d’application de Copilot.

En résumé, l’IA de Microsoft permet de gagner du temps et de l’efficacité, par exemple en résumant et en reformulant des textes et des e-mails, en aidant à traiter la boîte de réception (pleine) ou en servant de sparring-partner lors de l’élaboration de nouvelles idées commerciales, des annonces d’emploi, des offres ou des mailings clients. Dans ce contexte, l’IA peut être utilisée comme experte numérique qui complète les connaissances spécialisées existantes ou manquantes.

Cependant, vous devriez toujours vérifier le résultat de ces tâches, car les assistants IA inventent parfois des faits (on dit qu’ils «hallucinent») et le résultat peut être erroné.

Là où Copilot n’apporte (encore) pas de valeur ajoutée

Aussi grand que soit le potentiel de Microsoft 365 Copilot, son utilisation n’est pas pertinente dans tous les scénarios. Le bénéfice dépend fortement du contexte:

• Processus fortement standardisés: pour des workflows clairement définis (p. ex. comptabilité, formulaires de saisie), Copilot apporte peu de valeur.
• Données non structurées ou mal gérées: si les documents sont difficiles à trouver ou répartis entre différents stockages locaux et cloud, Copilot ne peut pas déployer pleinement son potentiel.
• Droits d’accès inadéquate: des autorisations mal définies ou trop larges réduisent l’utilité de Copilot ou augmentent même les risques de sécurité.
• Manque de formation et de compétences d’utilisation: sans cas d’usage concrets et sans bases en matière d’IA, Copilot reste souvent sous‑utilisé. La formation et le change management sont essentiels.

Copilot et protection des données

Une différence essentielle entre Microsoft 365 Copilot et les offres destinées aux particuliers réside dans l’accès aux données par Microsoft. Avec les offres pour particuliers, Microsoft peut se servir des informations saisies pour entraîner les modèles de langue. Microsoft 365 Copilot traite les données exclusivement dans l’environnement de l’entreprise («tenant») et ne les utilise pas pour l’entraînement des modèles linguistiques.

Microsoft 365 Copilot peut accéder aux documents professionnels dans SharePoint avec les droits du collaborateur. C’est pourquoi vous devriez réglementer les droits d’accès pour des raisons de sécurité et de protection des données. Cela vous permet également d’éviter que l’assistant IA se montre trop bavard et communique» des informations confidentielles telles que le salaire du directeur général à partir d’un tableau Excel. Swisscom aide les entreprises à utiliser correctement Copilot.

Ne pas proposer d’outil GenAI officiel est généralement une mauvaise option du point de vue de la protection des données: les collaboratrices et collaborateurs utiliseront malgré tout des solutions privées. Cette «Shadow AI» augmente le risque que des données sensibles soient utilisées pour l’entraînement de modèles externes et puissent être extraites ultérieurement.

Premiers pas avec Microsoft 365 Copilot

Une fois les tâches de protection des données effectuées, il s’agit d’identifier les cas d’application concrets de Copilot. Les étapes suivantes se sont avérées utiles. Elles seront élaborées dans le cadre des ateliers Swisscom:

• Exploitation pilote en petits groupes ou équipes avec les applications Office et Microsoft Teams.
  Objectif: élaborer des cas d’application.
• Échange de connaissances et utilisation de Copilot pour l’ensemble du personnel, notamment sur la base des cas d’application élaborés.
  Objectif: acquérir de l’expérience et obtenir de premiers gains d’efficacité.
• Utiliser l’archivage de documents commerciaux avec Copilot.
  Objectif: utiliser Copilot pour les analyses, les nouveaux projets, les idées innovantes, etc.

Avec une approche ciblée, vous augmentez considérablement les chances que votre entreprise profite également des avantages de Microsoft 365 Copilot.