Ces astuces vous permettent de travailler efficacement partout

Que ce soit au bureau, sur le chantier, lors d’une visite chez le client ou à l’hôtel: une bonne organisation ainsi que des documents, des contacts et un calendrier dans le cloud vous permettent de travailler sur ordinateur, smartphone ou tablette de n’importe où avec une grande flexibilité. Cela simplifie la collaboration avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs et vous permet de travailler de manière efficace. Les astuces.

Le smartphone vous permet d’avoir le bureau à portée de main ou dans la poche. Grâce à l’accès Internet, vous pouvez accéder à votre calendrier, aux adresses et au cloud pendant vos déplacements ou chez le client. Vous maîtrisez ainsi la planification et l’organisation de votre travail et vous êtes toujours à jour. Vous pouvez effectuer les tâches administratives en attente sur votre smartphone ou votre tablette depuis n’importe quel endroit. Ces astuces vous fourniront des pistes précieuses.

Utilisez un espace de stockage en ligne pour les documents

Le moyen le plus simple et le plus sûr d’accéder à vos documents en déplacement est d’utiliser un stockage en ligne comme OneDrive for Business de Microsoft 365. Organisez votre stockage de manière à ce que les documents dont vous avez besoin soient dans le cloud. Le logiciel sur l’ordinateur portable gère la synchronisation. Cela signifie que vous pouvez également travailler hors ligne, c’est-à-dire sans connexion Internet. Les documents sont transférés vers le cloud dès que vous êtes à nouveau connecté.

Cette approche est efficace: vous discutez des plans de construction directement à l’écran, vous pouvez créer ou adapter l’offre avec le client, et vous pouvez également présenter la dernière version d’une présentation client à votre public cible.

Un stockage dans le cloud présente également deux autres avantages qu’il ne faut pas sous-estimer. D’une part, le stockage en ligne facilite la collaboration car vous pouvez partager des fichiers avec d’autres personnes et tout le monde peut travailler sur le même document. Cela permet d’éviter que plusieurs versions d’un même document ne circulent et que des modifications fastidieuses ne soient faites à la main. D’autre part, le cloud protège contre la perte de données en stockant en toute sécurité les fichiers indépendamment de l’appareil afin de les garder disponibles même en cas de panne de l’ordinateur portable.

Echangez les données entre smartphone/tablette et ordinateur

Vous utilisez votre smartphone en déplacement pour prendre des photos et des vidéos, par exemple sur le chantier? Vous voudrez alors trier et éditer ces médias pendant vos déplacements ou au plus tard sur votre ordinateur une fois de retour au bureau. Il existe deux approches pour le transfert de données: vous pouvez soit envoyer des images et des vidéos sur un espace de stockage en ligne puis les télécharger à nouveau sur votre ordinateur, soit vous transférez les fichiers directement entre les deux appareils. Plus le volume de données est important, plus la transmission directe est efficace.

Pour la synchronisation via le cloud, vous pouvez utiliser votre stockage en ligne habituel, comme p. ex. OneDrive for Business. A moins d’opter pour un espace de stockage spécialement conçu pour les photos comme iCloud Photos, Google Photos ou Swisscom myCloud. iCloud est la solution la plus simple pour partager des photos et des vidéos entre iPhone et Mac. Pour le transfert direct du smartphone vers l’ordinateur, la méthode dépend des systèmes utilisés:

• D’iPhone à Mac: utilisez AirDrop pour transférer les fichiers via WLAN. C’est un peu plus rapide si vous connectez l’iPhone au Mac via USB et importez les fichiers avec l’application «Photos».
• D’iPhone à Windows: si vous ne synchronisez pas les photos via iCloud, connectez l’iPhone à l’ordinateur via USB et ouvrez l’application Photos de Windows 10. L’explorateur Windows vous donne aussi accès au stockage de photos de l’iPhone.
• D’Android à Mac: utilisez idéalement AirDroid. L’application Android et le client de bureau vous permettent d’accéder au smartphone depuis le Mac et notamment de transférer les photos et les vidéos.
• D’Android à Windows: connectez le smartphone à l’ordinateur Windows. Lors du choix du type de transfert, sélectionnez «Transfert de médias», «Transfert de photos» ou similaire. Vous pouvez maintenant importer des photos et des vidéos avec l’application Photos ou les copier via l’explorateur Windows. Il est également possible d’utiliser AirDroid comme sur Mac.

Simplifiez la prise de rendez-vous avec le partage de calendrier

Il est bien plus facile de trouver des créneaux de rendez-vous si vous avez accès aux calendriers des autres participants. Au moins au sein de votre entreprise, vous devriez donc utiliser des calendriers sauvegardés en ligne, comme l’offre par exemple Microsoft 365 avec Exchange Online. L’assistant de planification de rendez-vous de Microsoft Outlook par exemple, vous aide à trouver un créneau approprié pour tous les participants. Cela vous permet d’éviter les échanges d’e-mails et les appels téléphoniques pour trouver des créneaux de rendez-vous. Grâce à un calendrier à jour, vous pouvez également planifier un rendez-vous rapidement et efficacement lorsque vous êtes chez un client.

Si vous travaillez fréquemment en dehors du bureau, les calendriers en ligne offrent un autre avantage pratique: vous restez informé des activités de vos collaborateurs, et vice versa. Cela permet par exemple à quelqu’un au siège de votre entreprise de consulter votre calendrier pour savoir quand vous allez revenir, sans avoir à vous interrompre dans votre travail par un appel téléphonique. Les calendriers en ligne contribuent donc au gain d’efficacité.

Incluez les temps de déplacement dans le calendrier

Si vous saisissez des rendez-vous avec un temps de déplacement long, vous pouvez directement le prendre en compte dans votre calendrier. La manière de procéder dépend du smartphone et du moyen de transport. Si nécessaire, saisissez l’heure manuellement dans le calendrier. Ces outils vous y aident:

• Si vous utilisez le calendrier iPhone, vous pouvez inclure le temps de déplacement directement dans le rendez-vous. Pour ce faire, vous devez spécifier les points de départ et de destination, ce qui permet à Apple Maps de calculer le temps de déplacement approximatif et de l’enregistrer dans le calendrier.
• Si vous voyagez en train, vous pouvez enregistrer le temps de déplacement dans le calendrier à partir de l’horaire CFF. Cela fonctionne aussi bien via le site Web des CFF que dans l’application.
• Google Maps ne «communique» pas directement avec le calendrier. Vous pouvez toutefois spécifier l’heure d’arrivée souhaitée pour l’itinéraire planifié et l’heure approximative à laquelle vous devez partir. Pour ce faire, sélectionnez «Programmer un rappel de départ» dans le menu à trois points de Google Maps et indiquez l’heure d’arrivée souhaitée.

Gardez les contacts à jour sur votre smartphone

Si vous stockez vos contacts dans le cloud, vous pouvez synchroniser les numéros de téléphone et les adresses e-mail entre votre ordinateur portable et votre smartphone. L’avantage est que les informations sont tenues à jour sur tous les appareils. La façon de loin la plus courante est de comparer les contacts via un fournisseur de cloud comme Apple (iCloud), Google (G Suite, anciennement Google Apps) ou Microsoft Exchange (Microsoft 365).

Voici comment synchroniser les contacts, les e-mails et les calendriers de ces fournisseurs avec votre appareil mobile:

Synchronisation avec iOS

Pour la configuration, ouvrez les réglages:

• iCloud: ajouter un compte iCloud dans le menu «iCloud» (si ceci n’a pas déjà été fait lors de la configuration de l’iPhone/iPad)
• Compte G Suite/Google: sous «E-mail (ou «Contacts» ou «Calendrier») > Comptes > Ajouter un compte > Google». Choisissez ensuite ce qui doit être synchronisé (e-mail, contacts, calendrier)
• Microsoft 365: comme ci-dessus mais avec un compte de type «Exchange»

Synchronisation avec Android

• iCloud: synchronisation uniquement via des applications supplémentaires comme iCloud Contacts Sync pour les contacts ou iCalendar Sync Cloud pour les rendez-vous. Pour accéder aux e-mails iCloud, vous pouvez configurer un compte IMAP, par exemple via «Réglages > Comptes > Ajouter un compte > IMAP». Vous trouverez les réglages de serveur Mail sur la page correspondante de l’assistance Apple.
• Compte G Suite/Google: sélectionnez «Réglages > Comptes > Ajouter un compte > Google»
• Microsoft 365: comme ci-dessus mais choisissez un compte de type «Microsoft Exchange».

Utilisez un iPad ou une tablette Android comme deuxième écran

Un grand écran facilite nettement le travail pour certaines tâches comme l’édition d’un grand tableau ou la retouche photo. Les ordinateurs portables en sont souvent dépourvus en raison du poids et de l’autonomie de la batterie.

Il existe cependant une solution élégante et qui fonctionne très bien, à condition qu’il y ait suffisamment de place sur votre bureau mobile ou temporaire: vous pouvez utiliser une tablette comme deuxième écran. Les meilleures performances sont obtenues par des solutions qui consistent à connecter la tablette à l’ordinateur portable via USB. Une application sur la tablette et un équivalent sur l’ordinateur portable assurent un affichage correct.

Il existe plusieurs applications sur le marché qui permettent d’utiliser la tablette comme deuxième écran pour seulement quelques francs. Pour des raisons de vitesse, il est recommandé d’utiliser une solution qui fonctionne via USB et non via WLAN. Duet est uniquement compatible avec les iPads, tandis que Splashtop XDisplay fonctionne avec les appareils iOS et Android. Les deux fournisseurs fonctionnent aussi bien avec Windows que Mac du côté des ordinateurs.

Planifiez votre journée à l’avance

Et terminons par la chose la plus importante: planifier votre journée dès la veille au soir vous donne une vue d’ensemble et vous évite les surprises (dans la mesure du possible). Ces cinq astuces vous aideront à planifier la journée suivante.

Article de septembre 2016, actualisé et complété.