4 étapes pour réussir une session AMA

EMS, MICE, VR - Le secteur de l'événementiel regorge d'abréviations et d'acronymes. Il est parfois difficile de s'y retrouver. L'une de ces abréviations, qui a gagné en popularité ces dernières années, est «AMA». Mais que signifie exactement «AMA» et en quoi consiste une session AMA? On répond à ces questions et à bien d'autres dans cet article.

C'est quoi une session AMA?

Les AMA, aussi appelées « Ask Me Anything », sont des événements interactifs au cours desquels une personne, souvent un expert dans un domaine particulier, répond aux questions d'un groupe. Ce format trouve son origine sur les réseaux sociaux, mais s’est désormais étendu à des secteurs très variés. En effet, les sessions AMA offrent une occasion unique de dialogue direct entre les participants et les experts, favorisent l’échange ouvert d’informations et renforcent l’engagement de la communauté. La popularité des AMA repose sur leur capacité à instaurer la transparence, la confiance et la proximité entre les parties.

Les AMA sont également de plus en plus populaires dans les entreprises. Elles sont utilisées pour offrir une tribune aux PDG et répondre aux questions des collaborateurs, des clients ou du grand public. Cela permet aux organisations de mieux communiquer sur leurs processus décisionnels tout en tenant compte des préoccupations et des besoins de leurs parties prenantes.

Comment planifier une session AMA?
Pour que tout se passe bien lors de ta prochaine session AMA, nous avons résumé les étapes clés de la planification.

1. Choisir le bon format et la bonne plateforme

Au fond, une AMA doit bien sûr remplir une mission: favoriser les échanges entre les intervenants et les invités. Mais c'est à toi de décider de la structure exacte. Tu dois d'abord choisir si tu veux organiser l'événement en ligne ou en présentiel. Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Cours en présentiel:

Avantages:

  • Plus d'interactions personnelles possibles
  • Un sentiment d'appartenance plus fort
  • Plus d'échanges entre les participants

Inconvénients:

  • Une portée plus limitée, ce qui risque d'exclure des participants potentiels
  • Limites de temps

Événement en ligne

Avantages:

  • Une présence mondiale
  • Plus de flexibilité en termes d'horaires et de lieux
  • C'est facile de rester anonyme

Inconvénients:

  • Moins de contacts directs
  • Une ambiance un peu froide
  • Défis techniques

Surtout pour les événements en ligne(ouvre une nouvelle fenêtre), la structure et le succès de la réunion AMA dépendent fortement des conditions techniques. Pour choisir le bon logiciel(ouvre une nouvelle fenêtre), il est important de tenir compte des besoins spécifiques de ton entreprise, de l'intégration avec les outils existants et de la facilité d'utilisation.

Comparatif des logiciels événementiels:

  • Veertly: Veertly est une plateforme événementielle(ouvre une nouvelle fenêtre) tout-en-un dotée d'une multitude de fonctionnalités, notamment la vidéo, le chat, le réseautage et le téléchargement de fichiers. Elle propose une fonctionnalité intégrée de questions-réponses avec modération, qui permet aux participants de poser des questions et de voter pour des idées, ainsi que la possibilité d'intégrer des applications tierces. La plateforme est accessible via un navigateur et permet de contrôler les accès via l'authentification unique (SSO) et des listes d'invités.
  • Slack/Teams: La plupart des entreprises utilisent déjà l'une de ces deux plateformes pour leurs communications quotidiennes, ce qui fait de Slack(ouvre une nouvelle fenêtre) et Teams(ouvre une nouvelle fenêtre) un choix tout trouvé. Sur Teams, les sessions AMA s’intègrent parfaitement au quotidien grâce à l’intégration avec d’autres produits Microsoft comme Outlook et SharePoint. Sur Slack, les AMA peuvent être organisées via des canaux spécialement créés et grâce à l’intégration d’applications et de bots. Ces deux outils de collaboration permettent aux participants de poser des questions, de partager des ressources et d’échanger.

2. Définir le thème et le calendrier

Une fois les bases posées, tu dois choisir le sujet. Réfléchis aux questions ou aux thèmes à aborder et à la manière dont ils s'inscrivent dans la stratégie de l'entreprise ou s'articulent avec l'actualité. Les sessions AMA peuvent durer d'une heure à plusieurs heures, selon la complexité du sujet et le nombre de questions attendues. Lors de l'établissement du planning, il faut donc tenir compte de l'ampleur du sujet, de la capacité d'attention des participants et du nombre de pauses.

3. Invitation du public cible et encouragement à participer

Pour faire connaître l'événement et inviter les participants, tu peux utiliser différents canaux, comme les e-mails, les publications sur les réseaux sociaux ou les newsletters. Explique l'objectif de la séance AMA et mets en avant la possibilité de poser des questions directement à la direction. Voici quelques mesures que tu peux prendre pour obtenir des réponses des bonnes personnes.

1. Identifier le public cible 

Définis clairement qui est le public cible. S'agit-il de collaborateurs internes, de clients, de clients potentiels, d'organisations partenaires ou du grand public?

2. Utiliser les canaux de communication  

Pour toucher différents publics, le mieux est d'utiliser différents canaux. En interne, des outils comme les e-mails, les newsletters d'entreprise ou l'intranet sont tout indiqués. Pour les participants externes, les réseaux sociaux, les blogs d'entreprise ou les newsletters sont parfaits pour diffuser l'invitation.

3. Créer et envoyer une invitation

Crée une invitation attrayante et informative qui précise le thème, le programme, la plateforme et les autres détails importants de la session AMA. Les informations essentielles doivent être clairement communiquées.

4. Encourager la participation 

C'est en mettant en avant les avantages de la session AMA que tu auras le plus de chances de convaincre ton public cible de participer. Il peut s'agir d'informations exclusives, de la possibilité de poser des questions directement à la direction ou de l'occasion d'apprendre des expériences des autres. Encourage les participants potentiels à soumettre leurs questions à l'avance afin de favoriser les échanges pendant la session.

4. Préparation de questions et d'exemples

Pour que la séance AMA démarre sans accroc et pour encourager les participants à s'impliquer activement, c'est une bonne idée de préparer à l'avance quelques questions qui serviront de point de départ. Ces questions doivent être en rapport avec le thème de la séance AMA et couvrir différents domaines pour permettre une discussion variée.

Voici quelques conseils pour préparer des questions et des exemples pour ta session AMA:

  • Pertinence du sujet: réfléchis aux aspects du sujet qui pourraient particulièrement intéresser ou importer aux participants.
  • Diversité: propose une grande variété de questions et d'exemples pour aborder les différents aspects du sujet et couvrir à la fois les aspects généraux et spécifiques.
  • Éléments interactifs: complète tes questions ouvertes par des éléments interactifs tels que des sondages, des votes ou des sujets de discussion afin d'encourager la participation active.

Avant de te lancer avec AMA

Comme expliqué plus haut, les sessions AMA offrent de nombreux avantages tant pour l'équipe organisatrice que pour les participants. Si la plateforme, l'invitation et l'ordre du jour sont tous des détails importants, c'est l'échange entre la direction et les parties prenantes qui est au cœur de l'événement. La base d'un dialogue réside donc dans des réponses honnêtes et ouvertes aux questions qui se posent. À l'heure actuelle, où la transparence et la communication revêtent une grande importance, la session AMA offre une excellente occasion d'obtenir des informations précieuses et de renforcer ta communauté.

Swisscom Veertly t'intéresse?

Crée un compte d'essai gratuit et découvre les avantages de Swisscom Veertly.