Event Management

Choisir le bon logiciel de gestion d'événements - voilà ce à quoi vous devez faire attention!

Le marketing événementiel est un élément important du marketing mix pour de nombreuses entreprises. Selon un article paru dans la Harvard Business Review, 54% des entreprises dans l'environnement B2B déclarent tirer un meilleur retour sur investissement des événements que des autres formes de marketing.

Mindmap gestion des événements

Cependant, les solutions existantes au sein d'une entreprise ne répondent souvent pas aux exigences d'un marketing événementiel professionnel. Dans le cadre de l'automatisation des processus commerciaux par des solutions numériques, l'utilisation d'un logiciel professionnel de gestion des événements est donc de plus en plus souvent envisagée. C'est pourquoi nous avons développé un modèle qui doit aider les entreprises à trouver un logiciel de gestion d'événements approprié.

Gagnez du temps en utilisant notre modèle d'évaluation d'un logiciel de gestion d'événements.

Les questions centrales au départ

Avant de commencer à chercher une solution, vous devez répondre aux questions clés suivantes:

  • Quelles sont les activités de l'entreprise dans le domaine du marketing événementiel?
  • Quels types d'événements doivent être professionnalisés?
  • Quels sont les problèmes et les défis auxquels les gestionnaires d'événements sont confrontés aujourd'hui?
  • Quels sont les principaux objectifs à atteindre avec l'acquisition d'un logiciel de gestion des événements?
  • La solution doit-elle couvrir uniquement les événements externes ou les événements internes peuvent-ils également bénéficier de la centralisation et du gain de temps?
  • Quelle est la structure quantitative concernant le nombre d'événements et le nombre de participants?
  • Qui doivent être les principaux utilisateurs du système?
  • Comment se présente aujourd'hui le processus typique d'un événement du point de vue du gestionnaire d'événements et des participants?
  • Quels systèmes périphériques existants doivent être connectés à la solution
  • Quelles sont les exigences générales internes en matière de solutions logicielles?

L'élaboration des réponses demande un investissement initial en temps, mais aide d'une part à choisir la bonne solution et d'autre part à la faire évoluer potentiellement dans toute une organisation.

Les principaux contenus de l'évaluation du logiciel

En général, le catalogue des exigences peut être divisé selon la structure suivante.

Définition des critères d'exigence

Einleitend sollten die Messkriterien der Anforderungen definiert werden. Es eignet sich eine Klassifizierung der Anforderungen nach "Muss, Soll, Kann" sowie eine Skala des Erfüllungsgrades nach "0 nicht erfüllt bis 3 vollständig erfüllt".

Situation de départ & objectif

Les réponses élaborées à partir des questions susmentionnées sont présentées de manière transparente pour le prestataire dans la section Situation initiale et objectifs.

Informations générales sur les fournisseurs

Une information transparente sur le fournisseur aide à comparer le fournisseur selon des critères objectifs. Ce point est souvent complété par des réglementations internes en matière de taille minimale ou de critères de durabilité.

Exigences fonctionnelles

Les exigences fonctionnelles d'un logiciel de gestion des événements varient d'une organisation à l'autre. Dans la mesure où aucun logiciel de gestion des événements n'est encore utilisé, les exigences fonctionnelles peuvent constituer un défi. Le modèle fournit une aide pour les fonctionnalités de base les plus importantes.

Exigences non fonctionnelles

Dans les exigences non fonctionnelles sont définis des points tels que la disponibilité, la protection des données ou le service de support.

Conseils pour le choix des prestataires

Une fois le catalogue d'exigences défini, il faut trouver des fournisseurs appropriés et fixer un délai pour répondre aux exigences. Pour la sélection finale, il convient de choisir au maximum 1 à 3 fournisseurs. Les conseils suivants vous aideront à trouver le bon fournisseur pour votre organisation.

Demander un accès d'essai

Demandez un accès d'essai et testez la solution dans un environnement de démonstration ou de test pour vérifier sa facilité d'utilisation et de compréhension.

Représenter des cas d'utilisation réels

Reproduisez un scénario d'application réel d'un exemple d'événement et vérifiez la solution par rapport aux critères définis.

Démarrer petit

Il y a toujours des projets de logiciels qui échouent en raison de leur taille et de leur complexité. Avant l'intégration proprement dite dans le système global d'une entreprise, nous recommandons de procéder par étapes, en utilisant la solution par exemple pour un événement unique.

Ordinateur portable avec illustration du site web de Zoon

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