Event Managment

Envoyer des invitations à des événements : 10 conseils pour les responsables d'événements

L'Event Journey des participants à un événement commence souvent par l'invitation. La première impression est décisive et une approche personnalisée marque des points, tout comme la possibilité d'une inscription simple et facile. Nous avons réuni ci-dessous 10 conseils qui vous aideront à aborder vos participants potentiels de manière convaincante avec des invitations à des événements et à les gagner à votre cause.

Par Marc Blindenbacher
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1. Définir le groupe cible

Réfléchissez d'abord à qui est le groupe cible de votre événement et qui doit être invité. Essayez également de savoir par quel canal vous pouvez atteindre au mieux votre groupe cible. 

2. Des informations claires

Assurez-vous que l'invitation contient toutes les informations importantes, telles que la date, l'heure, le lieu et l'objectif de l'événement. Présentez les informations les plus importantes de manière claire ou mettez-les en évidence. 

3. Design attrayant

Utilisez un design attrayant pour attirer l'attention de votre groupe cible. Veillez à ce que votre invitation à l'événement et le site web de l'événement soient en accord avec votre propre image de marque.

4. Un discours personnalisé

Utilisez le nom des destinataires dans l'invitation afin de créer un lien plus personnel. Une adresse personnelle augmente la valeur de l'invitation et l'estime de votre groupe cible potentiel.

5. Créer une tension

Utilisez l'invitation pour susciter l'anticipation de l'événement et éveiller la curiosité des invités potentiels. Mettez en avant les points forts de l'événement. Laisser délibérément certains points du programme en suspens peut créer du suspense.

6. Option de connexion

Veillez à ce que les participants aient la possibilité de confirmer directement leur participation grâce à une option d'inscription intégrée. Pour un taux d'inscription élevé, veillez à ce que le processus d'inscription soit le plus simple possible, par exemple avec un formulaire d'inscription pré-rempli. 

7. Envoyer l'invitation à l'événement dans les délais

Envoyez les invitations à temps afin de vous assurer que les invités potentiels ont suffisamment de temps pour planifier leur participation. Les conditions générales telles que le format de l'événement, la durée de l'événement, la date de l'événement, le lieu de l'événement ou le groupe cible sont pertinentes pour déterminer le délai optimal. A titre indicatif : envoi de "Safe the Date" environ 4-5 mois avant l'événement, envoi des invitations 2-3 mois avant l'événement, e-mails de rappel 1-2 semaines avant l'événement. Le mieux est d'utiliser un outil tel que Zoon, qui vous permettrait de planifier les envois.

8.  Optimisation mobile

Veillez à ce que l'invitation et l'option d'inscription soient toutes deux faciles à lire sur les appareils mobiles, car de nombreuses personnes ouvrent leurs e-mails sur leur smartphone. Ici aussi, un processus d'inscription simple et optimisé pour les mobiles est essentiel pour obtenir un taux d'inscription élevé. 

9. Intégration des médias sociaux

Pour les événements publics, utilisez la possibilité de partager votre événement sur les médias sociaux afin de générer une attention supplémentaire. Veillez à ce que le lien vers le site web de votre événement contienne les méta-balises nécessaires pour que les informations les plus importantes soient également présentées de manière attrayante sur les canaux sociaux.

10. Rappel avant l'événement

En envoyant un rappel "last call" juste avant l'événement, vous pouvez souvent convaincre certaines personnes de participer à l'événement alors qu'elles ne se sont pas encore inscrites. En outre, il est également recommandé d'envoyer un rappel aux invités déjà inscrits afin de réduire le taux de "no show" et de donner aux invités les dernières informations importantes. En envoyant un message de remerciement après l'événement, vous donnez à vos invités un signe supplémentaire d'appréciation et vous vous en souviendrez positivement. 

Notre Conseil de pro

Une invitation à un événement envoyée par e-mail a le plus de chances d'être ouverte et lue le mardi et le jeudi.

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