Bienvenue sur le Conextrade Help Centre !

Vous trouverez sur cette page l’ensemble des informations dont vous avez besoin pour utiliser notre portail et les services associés. Si vous rencontrez un problème spécifique pour lequel vous avez besoin de l'assistance de notre service Customer Care, vous pouvez revenir sur notre portail pour remplir un formulaire de demande.

Services Conextrade

Le portail Conextrade est une plateforme d’e-invoicing grâce à laquelle vous pouvez envoyer et/ou recevoir des commandes, des réponses à des commandes, des avis d’expédition et des factures de manière centralisée.

Si vous souhaitez numériser vos procédures de facturation avec vos partenaires commerciaux, nous vous recommandons de nous contacter pour connaître les avantages d’une intégration complète qui vous permettra de gérer et de garder une visibilité globale sur l’ensemble des documents échangés sur le portail.

Si vous utilisez le portail en tant que fournisseur d’une entreprise qui applique des directives spéciales en matière de format de facturation, vous devrez probablement envoyer vos factures au format papier ou par e-mail (PDF et adresse de facturation). Cela dépendra de votre client.

Dans tous les cas, la numérisation de l’envoi de vos factures vous donne la possibilité de réduire non seulement une grande partie de vos coûts, mais aussi votre empreinte écologique.

Guide rapide

Portail Conextrade: contenu

 Rechercher des partenaires commerciaux

La recherche de partenaires commerciaux vous permet de trouver toutes les entreprises directement connectées au portail Conextrade. Elle contient des données détaillées sur les différentes entreprises et fournit un accès direct à leurs informations, telles que les adresses, personnes de contact, numéros de téléphone, etc.

Via la recherche de partenaires commerciaux, vous pouvez ajouter des entreprises à vos clients et/ou fournisseurs. Il vous suffit de cliquer sur le + à côté de l’entreprise. Votre demande et son statut peuvent être visionnés dans Demande envoyée.

Vous ne pouvez commencer à envoyer des documents à d’autres entreprises qu’une fois qu’elles vous ont accepté en tant que partenaire commercial.

           

 

Mes partenaires commerciaux

Sont listées ici toutes les entreprises que vous avez enregistrées en tant que clients ou fournisseurs et avec lesquelles vous pouvez effectuer des processus électroniques et échanger des documents.

Vous pouvez vous déconnecter d’entreprises à tout moment, mais cette action est définitive.

Demandes reçues

Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des demandes de connexion en tant que partenaire commercial reçues. Vous pouvez décider de les accepter ou de les refuser.

Demandes envoyées

Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des demandes de connexion en tant que partenaire commercial en attente de réponse.

Documents reçus

Cet onglet vous permet de voir tous les documents reçus. Vous pouvez les filtrer et le trier selon vos besoins.

Si vous cliquez sur les trois points, vous pouvez à nouveau marquer le document comme non lu ou le déplacer vers la corbeille. Nous vous recommandons d’enregistrer les documents sur votre ordinateur avant de les déplacer vers la corbeille sur le portail.

Si vous ouvrez le document, vous pouvez éditer, annuler et/ou télécharger la facture.

Documents envoyés

Cet onglet vous permet de voir tous les documents envoyés. Vous pouvez les filtrer et les trier selon vos besoins.

Si vous cliquez sur les trois points, vous pouvez déplacer le document vers la corbeille. Nous vous recommandons d’enregistrer les documents avant de les déplacer vers la corbeille.

Si vous ouvrez le document, vous pouvez éditer, annuler et télécharger la facture.

Corbeille

Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des documents supprimés. Si vous souhaitez récupérer un document, vous avez la possibilité de le déplacer à nouveau vers les documents reçus ou envoyés.

Archive

L’archive est un service supplémentaire que vous pouvez choisir avec votre package transactionnel. Elle garantit l’archivage de vos transactions durant les dix prochaines années de sorte à respecter la loi avec notre partenaire Trust Weaver.

Vous pouvez accéder à votre archive sur le portail et filtrer les documents selon divers critères. Vous disposez ici d’une vue d’ensemble de vos documents et pouvez télécharger les factures avec le conteneur de signature concerné si nécessaire.

Veuillez noter que le service d’archivage est uniquement valide associé à un package transactionnel. Une fois un package terminé, vos nouvelles transactions ne seront pas archivées si vous ne rachetez pas le service supplémentaire.

Suivi des documents

Le suivi des documents vous permet de suivre tous les documents envoyés ou reçus. Les documents peuvent être filtrés selon divers critères, tels que le partenaire commercial, l’identifiant du document, son statut ou sa date. Tous les documents listés avec un indicateur d’erreur rouge nécessitent qu’une ou des erreurs soient corrigées.

Un document marqué d’un indicateur rouge ne peut pas être remis. Cet indicateur apparaît généralement lorsqu’il y a une erreur dans l’adressage ou le format du document envoyé. S’il s’agit d’une facture signée, l’erreur peut être due au fait que le contrôle de la TVA n’a pas été effectué. Vous devez alors corriger la ou les erreurs avant de renvoyer votre document.

Les différentes étapes de traitement, dont les conversions de format, sont listées dans la vue détaillée du document. Lors de chaque étape, vous pouvez télécharger les données ou les visualiser en ligne. Les documents peuvent être visualisés en ligne pendant 90 jours, après quoi ils sont transférés vers une archive.

Documents: créer une facture électronique

Ce service vous permet de créer une facture directement sur le portail plutôt que d’en télécharger une. Si vous envoyez de nombreuses factures basées sur un même formulaire, vous avez la possibilité de le sauvegarder en tant que modèle.

Documents: créer un document basé sur un autre

Si vous recevez une commande, vous pouvez répondre à cette commande en créant une réponse basée dessus. Vous pouvez également envoyer un avis d’expédition et une facture basée sur les documents précédents. Grâce à cette option, les informations les plus récentes peuvent être inscrites directement dans le formulaire.

Veuillez noter que si vous créez une facture basée sur une commande reçue et que vous avez échangé des documents entre-temps, vous n’aurez pas les informations les plus récentes sur votre facture.

Paramètres personnels

Les paramètres personnels contiennent deux onglets. Dans les informations personnelles, vous pouvez éditer votre propre profil d’utilisateur. Dans les données de connexion, vous avez la possibilité de réinitialiser votre mot de passe.

Paramètres de l’entreprise: informations sur l’entreprise

L’administrateur peut modifier les informations sur l’entreprise ainsi que son logo.

Paramètres de l’entreprise: adresses de facturation

L’administrateur peut éditer, ajouter ou supprimer vos différentes adresses de facturation.

Paramètres de l’entreprise: gestion des utilisateurs

L’administrateur peut éditer, ajouter ou supprimer des utilisateurs de l’entreprise.

Paramètres de l’entreprise: systèmes backend

Vous pouvez voir ici vos différents systèmes backend. Vous ne pouvez pas y apporter de modifications ou uniquement par l’intermédiaire de notre service Customer Care.

Aide

Cette page du portail vous propose diverses options pour obtenir de l’aide:

1. Help Centre
2. Formulaire de demande d’assistance
3. Hotline payante

Veuillez noter que l’assistance de notre service Customer Care (formulaire de demande d’assistance et hotline payante) coûte CHF 200.-/heure avec une intervention minimale de 15 minutes.

FAQ

Vidéos Tutoriels
 

Créer une facture

Créer un modèle

Accepter une commande

Envoyer une avis d'expedition

Détails supplémentaires

Paramètres de l'entreprise

Paramètres personnels

Partenaires commerciaux

 
Administratif
 

Comment faire pour envoyer une facture à mon client?

Comment faire pour vérifier que mon document a bien été envoyé?

Comment faire pour télécharger mes factures?

Quelle est la différence entre un administrateur et un utilisateur standard?

Puis-je télécharger mes PDF au lieu de les envoyer par e-mail?

Comment faire pour vérifier que mon document a bien été envoyé?

Où ajouter ou supprimer un utilisateur du portail?

Comment faire pour désactiver les notifications par e-mail?

Quelle est la différence entre un administrateur et un utilisateur standard?

Où trouver de l’aide?

Comment commencer à utiliser le portail?

Qu’est-ce qu’une transaction?

Informations sur le format

Vous pouvez télécharger les informations techniques relatives aux formats de données sous forme de fichiers ZIP.

Invoice in XML ETS 3.1 format
Invoice xCBL 3.0 format
Archive W3C DSig format