EKZ


Success Story Elektrizitätswerke des Kantons Zürich (EKZ)


«Nous pouvons accroître l’efficacité et baisser les coûts tout en contribuant au développement durable écologique. C’est le modèle du futur!»

Michael Jastrob,
responsable Facturation Clients relevant du tarif standard, , Elektrizitätswerke des Kantons Zürich (EKZ)




Pour le bien de l’environnement – la facture électronique


Entreprise d’électricité du canton de Zurich expédiait chaque année quelque deux millions de factures, la plupart sur papier. Un processus cher, peu écologique et peu efficace, que remplace progressivement l’envoi électroniques.


L’Entreprise d’électricité du canton de Zurich (EKZ) vend environ 10% de l’énergie électrique dont la Suisse a besoin. Elle fait ainsi partie des plus grandes entreprises d’approvisionnement énergétique du pays. Depuis des années déjà, elle s’engage en faveur du développement durable et des énergies renouvelables. Elle verse également des aides et octroie des réductions afin de développer l’utilisation des technologies écologiques et des énergies renouvelables.



Optimiser la facturation

omptant parmi les principaux fournisseurs d’énergie en Suisse, EKZ ne limite pas son engagement formel en faveur des énergies vertes aux services qu’elle fournit à ses clients. En interne également, elle optimise sans cesse sa gestion des ressources. Elle a ainsi soumis ses processus d’envoi des factures à une analyse, qui a établi que l’entreprise envoyait quelque deux millions de factures chaque année, la plupart sur papier. Il est néanmoins tout aussi important que les clients d’EKZ puissent choisir la manière dont ils souhaitent recevoir leurs factures. En ce sens, la facture électronique correspond à un besoin exprimé par des clients plus sensibles aux questions environnementales, mais permet aussi d’optimiser le processus d’envoi complexe des factures. La solution d’envoi électronique des factures de Swisscom choisie par EKZ va entraîner une forte réduction de la quantité de courrier postal dans les prochaines années. Grâce à elle, dans un premier temps les coûts baissent (impression, papier et frais de port) de plus de 70%, ce qui permet de réaliser des économies annuelles à six chiffres sans perte de qualité. Et comme tous les processus et contrôles en aval de l’envoi ont été fortement automatisés, l’efficacité en interne s’en trouve considérablement renforcée.



Processus actuels

Concrètement, EKZ convertit ses factures débiteurs saisies électroniquement en fichiers PDF qu’elle transmet à la plate-forme commerciale Conextrade de Swisscom, où ils sont munis d’une signature numérique. Conextrade envoie ensuite les factures signées et les met à disposition d’EKZ à des fins d’archivage. L’e-mail envoyé aux clients commerciaux et privés est lui aussi signé. Cette signature permet au destinataire de la facture de s’assurer que l’e-mail provient bien de l’expéditeur indiqué et n’en a pas seulement l’air. La signature prouve également que le contenu de l’e-mail n’a pas été modifié pendant la transmission. Il est très facile de vérifier l’authenticité des e-mails, ce qui empêche également de les confondre avec des spams.



Pour le bien de l’environnement

L’envoi des factures chez EKZ nécessite désormais moins de papier et la facturation est donc évidemment bien plus rapide qu’avant. EKZ profite en conséquence de trois avantages importants: la facturation se fait sans papier pour le bien de l’environnement, l’archivage est électronique et, bien que le rythme soit plus soutenu qu’avant, l’envoi des factures reste fiable.Ainsi, le fournisseur d’énergie respectueux de l’environnement est parvenu, grâce à des technologies ultramodernes abouties, à aller de l’avant en interne également pour préserver les ressources et, partant, le climat et l’environnement. «Nous n’aurions jamais réussi à transformer nos processus comme nous le souhaitions sans l’aide de spécialistes de Swisscom. Ils ont pensé à tout et nous ont épaulés avec professionnalisme, de la planification à la mise en oeuvre», affirme Michael Jastrob.

EKZ (PDF)




Les avantages en bref


  • Optimisation des ressources: le volume de papier, de l’impression à l’envoi des factures, est réduit de manière drastique en vue de suivre des processus respectueux de l’environnement.
  • Réduction des coûts: la gestion électronique de la facturation est bien plus efficace; elle contribue à faire des économies dans le domaine de l’impression et à réduire les frais de port, d’où une baisse considérable des coûts.
  • Sécurité juridique: la signature numérique sur toutes les factures électroniques et e-mails envoyés aux clients garantit à tout moment la conformité.
  • Absence de rupture de support: toutes les étapes des processus d’établissement et de traitement des factures, qui vont jusqu’à l’archivage automatique, se font sans rupture de support par voie électronique.
  • Solution de pointe: Swisscom garantit la solution et l’exploitation en tant que fournisseur expérimenté et fiable.
  • Augmentation des liquidités: les factures électroniques parviennent plus rapidement aux clients, qui les paient également dans des délais plus courts




Ces produits sont utilisés par EKZ



E-Invoicing

Le processus de facturation électronique et conforme à la TVA permet de mener à bien de nombreuses étapes de processus coûteuses en temps.




Portail Conextrade (avec Web-EDI)

Création et envoi de factures en lignes – simple, rapide et gratuit.




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