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Complan


Réussite chez comPlan


«La solution de Swisscom est plus efficace, plus sûre et moins chère.»

Hansjörg Gurtner,
gérant , comPlan




Voilà comment la Caisse de pensions les dossiers de ses assurés pour les traiter rapidement et avec efficacité.


La Caisse de pensions comPlan décide de ne pas développer ses archives papier et passe à l’archivage électronique des dossiers. Swisscom et comPlan ont analysé les processus commerciaux concernés et élaboré une solution optimale qui, outre une conservation efficace et sécurisée des données, permet un traitement rapide des dossiers.


Avec une somme de bilan de près de six milliards de francs, 24 employeurs affiliés, 18 500 assurés actifs et 4 400 retraités, comPlan compte parmi les plus grandes caisses de pensions de Suisse. Elle s’appuie sur une stratégie de placement orientée sur le long terme. La gestion des processus nécessaires nécessite d’énormes quantités de papier. Les dossiers des assurés actifs sont regroupés dans des classeurs sur les postes de travail des collaborateurs. Les documents des anciens assurés sont archivés sur support papier (par année). Les chiffres sont impressionnants: les opérations en cours des assurés actifs produisent chaque année à elles seules environ 42 000 pages de documents. Viennent s’y ajouter environ 70 000 pages de dossiers d’assurés existants et 66 000 de versements anticipés conclus et nantissements pour l’encouragement à la propriété du logement.

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Une mise en place en douceur

comPlan atteignait les limites de ses capacités avec le système d’archivage papier. Selon la direction, qui accorde la priorité à la sécurité, le risque d’une perte totale causée par un incendie, l’usure du papier, sa décoloration ou encore un dégât des eaux était trop élevé. En effet, il n’existe, circonstances oblige, aucune «copie de sauvegarde» dans la méthode d’archivage traditionnelle. C’est la raison pour laquelle les responsables ont décidé d’opter pour des archives numériques. Les opérations menées au quotidien par comPlan, par exemple une demande d’aide dans lecadre de l’encouragement à la propriété, sont désormais systématiquement scannées. En outre, les dossiers actuels des assurés actifs sont numérisés petit à petit. Grâce à cette migration continue, l’activité quotidienne de la caisse n’est pas trop perturbée. Les archives existantes et les dossiers des assurés qui ne sont plus affiliés à comPlan sont pour l’instant conservés au format papier, jusqu’à expiration du délai légal de conservation.



Une solution éprouvée

Les spécialistes de Swisscom ont analysé les processus commerciaux avec comPlan, étudié les objets à archiver et les quantités attendues et élaboré une solution optimale. La compréhension globale des processus de travail chez comPlan a été décisive pour la réussite du projet. Cette nouvelle solution d’archivage a pu être techniquement réalisée, avec focalisation sur les processus, peu de temps après. Le logiciel Captiva de l’entreprise EMC2 joue un rôle central dans la solution de scanning. Il transforme chaque document papier en un contenu numérisé commercialement utilisable, lequel peut être géré sur la plate-forme Documentum du même développeur. Les documents transformés sont systématiquement gérés, sauvegardés, sécurisés et mis à disposition pour des utilisations diverses dans le respect de règles de l’entreprise, processus et procédures prédéfinis. L’infrastructure qui abrite les données personnelles sensibles se trouve dans un centre de données hautement sécurisé de Swisscom. Les spécialistes de Swisscom ont très rapidement mené à bien le projet en étroite collaboration avec comPlan. Outre le respect du budget prévu, on peut saluer la structure modulaire de la solution, qui permet à Swisscom de la proposer à des entreprises d’autres secteurs.



Aperçu de la chaîne de processus

Outre la plate-forme technique, les processus de scanning et d’archivage mis en place ont été des éléments décisifs. Par conséquent, le travail quotidien des collaborateurs de comPlan n’est pas perturbé. Le processus seprésente de la manière suivante:

  • Création: l’opération est préparée, triée, contrôlée par comPlan, puis mise à disposition pour l’archivage. Pour cela, on imprime une page de garde à lecture optique avec un code-barres.
  • Archivage: le cas est scanné par pression d’un bouton, puis archivé correctement dans les archives électroniques grâce au codebarres. Les employés de comPlan peuvent ensuite accéder aux dossiers électroniques.
  • Exploitation / assistance: l’exploitation de la solution et l’assistance dans l’ensemble de la chaîne de processus sont assurées par Swisscom
  • comPlan (PDF)




L'essentiel en bref

comPlan

comPlan est la Caisse de pensions des collaborateurs de Swisscom et entreprises liées économiquement et financièrement. Elle compte environ 23 000 assurés. www.pk-complan.ch


Résumé des avantages

  • Expérience: Swisscom traite depuis des années dans son Mail In-bound Center (MIC) entre 5 000 et 10 000 documents par jour pour Swisscom Suisse. Parmi ces documents, jusqu’à 360 types de formulaires différents sont automatiquement scannés, reconnus, intégrés dans les processus commerciaux et transformés.
  • Sécurité: les dossiers électroniques sont sauvegardés de manière redondante dans les centres de calcul à haute sécurité et disponibilité de Swisscom. Seules les personnes autorisées ont accès aux dossiers. Ceux-ci sont mieux protégés que les documents physiques.
  • Efficacité: la plate-forme électronique d’archivage empêche les erreurs de classement et permet de trouver rapidement les informations.
  • Réductions de coûts: grâce aux dossiers électroniques, il n’est plus nécessaire de réserver un espace sans cesse croissant pour l’archivage de documents toujours plus nombreux. Le besoin en fournitures de bureau est également moindre.
  • Compliance: le coût de l’élimination des archives après expiration du délai légal de conservation est considérablement réduit et simplifié. Les déroulements sont plus transparents et la traçabilité améliorée.




Ces produits sont utilisés par comPlan



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