L’Asga accroît l’efficacité avec Enterprise Search

Moteur de recherche interne

«Plus besoin de réfléchir pour savoir où je dois chercher dans nos archives.»


Dans une entreprise, les informations, c’est un peu comme des clés: on sait à peu près où on les a posées, mais impossible de mettre la main dessus. La caisse de pensions Asga a décidé de faire mieux.


Texte: Anton Neuenschwander, Images: Michael Meier,




Adrian Bruderer est System Engineer au sein de l’Asga. Pour que cette caisse de pensions puisse offrir un excellent service à plus de 12 500 entreprises affiliées, les TIC doivent fonctionner à 100%. Réagir rapidement est donc de rigueur. Pour l’instant, Adrian Bruderer a besoin de consulter un document particulier au sujet de la solution Jabber. «Auparavant, j’aurais exploré toute une série de nos systèmes de fichiers et d’e-mails», raconte-t-il tout en saisissant le critère de recherche «configurer cisco jabber» dans le masque d’Enterprise Search. Une liste de résultats apparaît immédiatement dans le moteur de recherche. Elle récapitule tous les documents pertinents trouvés sur le serveur de fichiers, ainsi que des e-mails spécifiques – tous sont accompagnés d’un aperçu «photographique» pour faciliter l’orientation.


«En réalité, nous pourrions jeter tous nos fichiers au fond d’une énorme marmite et nous arriverions encore à les retrouver tout de suite!»


Adrian Bruderer, System Engineer au sein de l’Asga


Adrian Bruderer souhaite en savoir plus. Il clique sur la vue récapitulative. Le moteur de recherche lui affiche alors un Management Summary pour chacun des documents. Coup de maître: le fichier contenant les infos nécessaires est là et peut être ouvert directement, édité, puis enregistré. «Aucun doute, je passe beaucoup moins de temps à effectuer des recherches qu’auparavant», déclare Adrian Bruderer. Et il ajoute en souriant: «En réalité, nous pourrions jeter tous nos fichiers au fond d’une énorme marmite et nous arriverions encore à les retrouver tout de suite!»


La «génération Google» travaille de manière intuitive

En tant que responsable des services centraux de l’Asga, Beat Zuberbühler contribue largement aux gains d’efficacité au sein de l’entreprise. D’ailleurs, les recherches non productives de documents étaient depuis toujours sa bête noire. Il expose ainsi ses réflexions: «La difficulté première est de savoir où chercher exactement. Dans un deuxième temps, il s’agit d’une question de technique de travail: nos collaborateurs du service financier, par exemple, archivent leurs données de manière extrêmement structurée et les retrouvent donc rapidement. En revanche, d’autres collaborateurs ne suivent pas toujours une logique claire pour enregistrer leurs données. Sans oublier l’impact de la phase de transition que nous vivons à l’heure actuelle: les nouvelles techniques autorisent de nouvelles formes de travail, qui sont surtout appréciées par la jeune génération. Ils sont habitués à effectuer intuitivement des recherches avec Google, ce qui était impossible avec les fonctions de recherche limitées de nos systèmes.» Résultat: le temps nécessaire aux recherches était particulièrement important. Et comme tout le monde demandait conseil aux collègues, ce temps était parfois automatiquement multiplié par deux.


Beat Zuberbühler explique en quoi le moteur de recherche interne de l’Asga simplifie le travail.

Beat Zuberbühler explique en quoi le moteur de recherche interne de l’Asga simplifie le travail.


Cherché et trouvé: un moteur de recherche sécurisé, Swiss Made

Un certain nombre de prestataires étaient déjà présents sur le marché, proposant leurs propres moteurs de recherche internes aux entreprises. Mais comme le pensait Beat Zuberbühler: il faut vraiment bien réfléchir à qui l’on confie ses données sensibles. Depuis deux ans déjà, il portait donc son attention sur une solution suisse. «Enterprise Search – développée en Suisse – me semblait la solution idéale pour répondre à nos exigences. A l’époque, cette solution n’était pourtant pas encore adaptée à notre stratégie informatique: nous nous procurons nos ressources informatiques à partir du Swisscom Cloud et l’éditeur ne proposait alors aucun modèle approprié.» Les choses ont changé entre-temps. Désormais, ce moteur de recherche suisse fonctionne aussi sur le Swisscom Cloud. Beat Zuberbühler a donné le feu vert pour un Proof of Concept. Il a ainsi très vite été convaincu de son intérêt pratique: «Plus besoin de réfléchir pour savoir où je dois lancer ma recherche dans nos archives. Enterprise Search parcourt automatiquement plusieurs sources: le stockage des fichiers, les e-mails, l’intranet et même notre site web. Les résultats de la recherche sont visibles immédiatement.» Le moteur de recherche parvient à cette grande rapidité grâce à l’indexation systématique des fichiers: suite à son installation, Enterprise Search a indexé automatiquement 1,1 million de documents. Les fichiers récemment créés sont également enregistrés automatiquement et les collaborateurs de l’Asga les retrouvent généralement d’emblée.


«Comme le moteur de recherche offre un accès intuitif, il n’est pas nécessaire d’apprendre à l’utiliser.»


Beat Zuberbühler, responsable des services centraux au sein de l’Asga


Un masque de recherche central avec des filtres pratiques

Le moteur de recherche interne de l’Asga permet de chercher rapidement une aiguille dans une botte de foin. Ces aiguilles grossissent pour atteindre la taille d’un tronc d’arbre lorsque la recherche est affinée au moyen de filtres. «Nous pouvons appliquer des filtres par mot-clé, source de données, format de fichier, pertinence, date de création ou de modification et langue», explique Beat Zuberbühler. Ne court-on pas le risque que des collaborateurs voient des fichiers dans la liste des résultats, auxquels ils ne devraient pas avoir accès, comme les listes des salaires ou des e-mails avec des contenus personnels? Beat Zuberbühler fait un geste de dénégation: «Tout est réglé proprement. La solution récupère automatiquement les autorisations d’accès à partir de notre Active Directory. Voilà pourquoi personne ne doit se connecter au moteur de recherche; il est lancé automatiquement après la procédure de 'Login' normale, au début de la journée de travail.»


Les critères de recherche utilisés fréquemment sont représentés par des vignettes.

Directement à l’essentiel: les critères de recherche utilisés fréquemment sont représentés par des vignettes.


Le facteur humain est décisif

Aujourd’hui, au sein de l’Asga, tout le monde trouve plus rapidement ce qu’il recherche. Pourtant, la technique seule ne suffit pas, comme en est convaincu Beat Zuberbühler. «Le comportement des collaborateurs est un facteur de succès essentiel. Nous ne pourrons réaliser des économies de temps substantielles que si le plus grand nombre d’entre nous utilisent souvent la recherche interne. Comme le moteur de recherche offre un accès intuitif, il n’est pas nécessaire d’apprendre à l’utiliser. Par exemple, les critères de recherche utilisés fréquemment sont représentés par des vignettes.» Beat Zuberbühler a bon espoir que la façon de penser des collaborateurs évolue dans le bon sens. Il planifie déjà les prochaines étapes: il souhaite que le système CRM soit également accessible depuis le moteur de recherche, tout comme les archives électroniques contenant les e-mails, avec plus de 14 millions de documents, ou la plateforme de connaissances Asga-Brain. «Nous serions alors au volant d’une véritable Rolls Royce», dit-il dans un sourire.


Enterprise Search de Swisscom


Swisscom est le partenaire de distribution exclusif du moteur de recherche interne aux entreprises «Enterprise Search» – en Suisse, dans toute l’UE et aux Etats-Unis. L’installation et la configuration simples se déroulent sur du matériel dédié ou sur des machines virtuelles, avec l’aide des experts de Swisscom. Depuis peu, Swisscom propose également Enterprise Search sous forme de service cloud.

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Caisse de pensions Asga


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L’Asga est une société coopérative réunissant plus de 12 500 petites et moyennes entreprises, soit un total de 106 000 assurés. Elle se démarque depuis 1962 par des conseils individuels, une véritable proximité avec ses clients et un portefeuille de placements aux risques clairement définis.




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