Les ambassadeurs établissent de nouvelles formes de travail à l’OFIT

Chronique: l’OFIT raconte

La confédération prépare l’avenir du travail


Soutenu par son partenaire de coaching Swisscom, l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) fait progresser les nouvelles formes de travail.


Texte: Urs Binder, images: © Manuel Zingg, 10.07.2017




Au sein de l’Administration fédérale, l’OFIT est le pionnier par excellence en matière de travail flexible, de plateformes de collaboration et de communautés de connaissances. On y accorde une grande importance au mentorat inversé, ce qui veut dire que les plus jeunes viennent en aide aux plus vieux, mais aussi à une gestion homogène du savoir-faire. Nous avons demandé à cinq collaborateurs où en était le Work Smart au sein de l’Office fédéral.


Le «smart worker»

Il fait partie des apprenants qui ont été formés pour devenir des ambassadeurs Work Smart et qui contribuent activement au développement d’une culture Work Smart à l’OFIT: Nicolas Krebs, apprenant médiamatique en 3e année d’apprentissage, se donne lui-même le nom de «smart worker» et en est très heureux.

Le premier workshop organisé chez Swisscom a exposé en quoi consistait un employeur attractif et quels étaient les avantages que les nouvelles formes de travail apportaient à l’entreprise et ses collaborateurs. «Nous avons enchaîné par des travaux de groupe. Nous avons apporté nos idées en les notant sur une multitude de fiches post-it. J’ai trouvé ce workshop très cool, on a pu voir comment d’autres entreprises s’y prennent, et Swisscom est considéré comme un pionnier du Work Smart.»

Le deuxième workshop a eu lieu directement à l’OFIT. «Nous y avons élaboré des récits – des cas concrets montrant comment on peut mettre en œuvre le Work Smart à l’OFIT.» Nicolas Krebs cite l’exemple d’un collaborateur qui prend une journée libre un jeudi ensoleillé et vient travailler en compensation pendant un week-end de pluie. «Cela correspond au principe «Any Time» ou «à chaque instant». De tels cas ont montré e qui était possible et quels avantages, mais aussi quels défis en découlent.»

À l’avenir, Nicolas Krebs et les autres ambassadeurs transmettront leurs connaissances sur le Work Smart aux autres collaborateurs de l’OFIT selon le principe du mentorat inversé: les plus jeunes apprennent aux plus vieux comment travailler de façon plus «smart». Entre eux, les apprenants pratiquent déjà intensément le Work Smart. «Nous avons une approche un peu différente aux ressources techniques et communiquons cela sans cesse aux collègues. Par exemple, beaucoup de collaborateurs utilisent encore un bloc-notes. Mais lorsqu’on leur présente OneNote, ils réalisent tous que ce système est beaucoup plus simple.» Selon lui, il n’est pas nécessaire de mettre en place un grand pilotage, cela fonctionne partout où des jeunes se retrouvent.


L’apprenant

En tant qu’apprenant en deuxième année d’apprentissage, Yannic Doutaz n’est pas encore autorisé à travailler en Home Office. Pour lui, le Work Smart n’en fait pas moins partie du quotidien. «Avec le téléphone portable professionnel, nous pouvons consulter les mails depuis chez nous et accéder à l’agenda. Ou bien, après les cours, on peut répondre rapidement à une question importante sans avoir à aller au bureau. Yannic ne le perçoit pas comme un dérangement. «Comme ça, l’expéditeur n’a pas à attendre la réponse pendant trois jours. Bien sûr, contrôler encore des mails le vendredi soir, ça va un peu loin. Mais, dans l’ensemble, j’y vois plus d’avantages que d’inconvénients.»



Les apprenants Nicolas Krebs (gauche) et Yannic Doutaz (droit).


Le responsable processus et qualité

Jochen Sommer est ce qu’on peut appeler un vieux routier de l’OFIT. Il travaille à l’Office fédéral depuis 11 ans et a eu le temps d’y établir un vaste réseau. Il sait donc où trouver les informations dont il a besoin. Mais ce n’est pas toujours le cas des autres collaborateurs, comme il l’a pu constater dans sa deuxième fonction de président de la commission du personnel: «L’énorme flux d’informations 2.0 occupe les collaborateurs. On reçoit tellement d’informations sur tellement de canaux différents qu’on est souvent incapable de savoir où obtenir les connaissances requises.»



En tant que «vieux routier» de l’OFIT, Jochen Sommer sait exactement où trouver les informations dont il a besoin. Mais ce n’est pas le cas pour tout le monde.


C’est pourquoi le personnel a pour objectif principal de concilier les différentes plateformes existantes et de les débarrasser des informations trompeuses ou obsolètes. La direction de l’OFIT s’en est rendu compte et a demandé la mise en œuvre d'une plateforme homogène de connaissances.

Il s'agit de créer une fonction de recherche uniforme couvrant tous les contenus, quel que soit le système où ils se trouvent. La distinction entre l’Intranet et l’ancienne plateforme de savoir-faire basée sur SharePoint doit également disparaître. Et la nouvelle plateforme homogène doit être accessible depuis le moins de points d’entrée possible, par exemple depuis les rubriques «connaissances statiques», «informations actuelles» et «zone personnelle».



La conseillère pour projets interdisciplinaires

À l’OFIT, le travail à temps partiel et le travail en Home Office font partie de la norme, explique Lucia Wagner, conseillère pour projets interdisciplinaires. «Ce n’est pas du nouveau. Par contre, ce qui est important, c’est que nous puissions travailler ensemble de façon encore plus efficace. C’est pourquoi nous nous attaquons d'abord à la plateforme de connaissances», ajoute-t-elle, confirmant ainsi les arguments de Jochen Sommer. «Pour cela, nous avons besoin, maintenant et à l’avenir, de nos apprenants. Ils nous aident dans le domaine des outils modernes, non seulement en ce qui concerne la technique, mais aussi en matière de culture de travail.» Avec l’aide des ambassadeurs, les collaborateurs doivent eux-mêmes se rendre compte qu’il est beaucoup plus pratique de travailler sur une plateforme de collaboration moderne. Cela les rend encore plus indépendants du temps et du lieu et contribue à décongestionner le trafic aux heures de pointe.



Lucia Wagner, conseillère pour projets interdisciplinaires à l’OFIT.


Lucia Wagner travaille parfois en Home Office et sinon à Berne et à Zollikofen, où se trouvent les deux sites de l’OFIT. «Je travaille lorsque les collègues sont joignables. Sinon, je travaillerais peut-être aussi la nuit.» Elle souhaite en plus un principe Open Book: «Pour le moment, je ne peux pas accéder moi-même à tous les documents dont j’ai besoin. Nous sommes encore obligés de nous envoyer mutuellement des liens.»



L’ambassadeur

Comme Nicolas Krebs, l’apprenant Sven Piek a lui aussi participé au workshop des ambassadeurs organisé chez Swisscom. «Nous étions directement dans le bureau de l’équipe Work Smart. Déjà le cadre de travail était vraiment impressionnant. L’équipe a aménagé elle-même les bureaux, certains murs étaient même tagués.» Sven Piek ajoute que les participants au workshop avaient été chargés de reconsidérer les processus au sein de l’OFIT. «Jusqu’à présent, nous avons tout fait par e-mail. Désormais, nous testons Slack.» Dans leurs propres équipes, tous les ambassadeurs ont déjà pu apporter quelques contributions. «Maintenant, dans les réunions, les participants écrivent tous dans le même document OneNote au lieu de prendre des notes sur papier.»



Sven Piek, apprenant médiamatique et l'ambassadeur work smart.


Sven se considère lui-même comme travaillant «de manière plutôt smart». Il utilise intensément les moyens de communication et de collaboration de son smartphone et ne prend des notes que dans OneNote. «Dans les échanges avec les collègues, on utilise encore beaucoup la communication par mail. Certains n’aiment pas qu’on mette un document sur SharePoint ou sur un lecteur réseau. Pourtant, il serait bien plus simple d’utiliser des documents en commun au lieu de les envoyer 36 fois par mail, par exemple une liste Excel dans laquelle 150 personnes doivent inscrire des données.»



Brève interview


Charlotte Schlegel, Community Manager et Work Smart Coach chez Swisscom, a été activement impliquée dans l’établissement de la communauté à l’OFIT.


Qu’est-ce que le Work Smart Coaching?

Les nouvelles formes de travail entraînent un changement de culture de l’organisation. Les collaborateurs sont confrontés à des technologies de postes de travail et de collaboration qui transforment leur travail quotidien. Avec le Work Smart Coaching, Swisscom accompagne cette transformation et intègre activement les entreprises dans le processus. Cette approche ne met pas au centre les technologies, mais les personnes. Depuis 2014, nous avons déjà pu aider 45 clients grâce à notre système de coaching Work Smart.


Et que cela apporte-t-il à une entreprise?

Les entreprises profitent des expériences et des séances d'apprentissage que nous avons fait en interne, tout à fait dans l’esprit du «Use what you sell». Selon le principe du mentorat inversé, nous misons dans ce cadre sur la jeune génération: celle-ci a grandi avec le numérique. Pour ces gens, les transformations sont tout à fait normales, une normalité qu’ils transmettent aux entreprises de façon sympathique.


Quelle est l’importance du projet OFIT pour Swisscom?

Pour nous, l’OFIT est un client important et précieux que nous accompagnons depuis plus de deux ans tout au long du processus de transformation. Cela va du lancement de Skype Entreprise jusqu'aux services de conseil pour les mesures durables d’ancrage et de mise à l’échelle. Nous avons par exemple soutenu la création d’une communauté physique et numérique, élaboré un concept de mise à l’échelle avec les ambassadeurs et communiqué des connaissances en matière de Community Management au sein des organisations.


Quels sont les avantages d’une communauté interne dans l’entreprise?

L’espace de travail virtuel «Work Smart Community» résulte du besoin de fournir aux collaborateurs un point de contact pour lancer de nouvelles formes de travail. À travers cette plateforme virtuelle, nous avons créé un lieu où les collaborateurs ont la possibilité de s’informer, de communiquer et de continuer à se former. L’objectif de la communauté était et est encore que les collaborateurs n'agissent pas seulement comme des consommateurs, mais qu’ils s’aident mutuellement et échangent des conseils et astuces sur le «Work Smart». Nous pouvons ainsi soulager le Service Desk et ancrer l'approche dans l’entreprise.


Qu’est-ce que le «Work Smart» signifie pour toi personnellement?

Pour moi, un mode de travail «smart» a de nombreuses facettes. Le modèle «de 9 à 5» est dépassé. Je peux aménager mon travail quotidien de manière intelligente, par exemple en évitant les trains bondés aux heures de pointe et en participant en ligne à certaines réunions. Grâce à notre plateforme «Ask the Brain», je profite des connaissances de 20 000 collaborateurs. Comme nous pouvons travailler en commun sur des documents, la collaboration en équipe est devenue plus simple. Pour moi, la devise «Work anywhere, anytime, on any device» est devenue une évidence. Mais «smart» ne veut pas dire pour moi «always on»: un bon équilibre entre le travail et la vie privée est important.






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