Workstream Collaboration: aperçu des outils de communication

Outils Team Collaboration pour l’entreprise

La jungle des tools dans le monde de l’entreprise: que peuvent les plateformes?


Slack, Yammer, Microsoft Teams: quels sont les outils pour la communication d’entreprise et de quoi sont-ils capables? 


Adrienne Fichter, 28.




Après le plaisir social, place au monde des affaires. Les nouveaux Social Media pour l’entreprise (connus sous le terme Enterprise Social Networking) constituent un marché en plein essor. Ils ont été conçus pour augmenter la productivité, réduire le nombre d’e-mails inutiles et gagner du temps. Les équipes peuvent communiquer dans le monde entier sur ces réseaux internes à l’entreprise et résoudre des problèmes en temps réel. Les éléments de communication et de gestion de projet sont de plus en plus interdépendants. Cette vue d’ensemble montre quels sont les outils de collaboration les plus importants actuellement.


Slack

Slack est apparu sur le marché au moment d’essor des services de chat. Le caractère de messagerie est manifeste. L’outil est apprécié tout particulièrement dans les grandes entreprises et les startups. Cette popularité repose sur l’usabilité intuitive et le large répertoire d’Emojis. Les éléments connus à partir de l’entretien privé des applications Messenger comme WhatsApp peuvent être appliqués au concept professionnel pour permettre une communication ludique.

La communication sur Slack est organisée de manière individuelle sous forme de canaux. Ceci signifie que chaque utlisateur voit une interface différente. Les canaux sont utilisables pour des conversations privées, bilatérales mais aussi publiques. La communication à proprement parler fonctionne de la même manière que Twitter, en mentionnant des profils. Il est possible de transférer des fichiers et aussi d’enregistrer des notes et des billets de blog. Aucune édition collaborative des documents n’est toutefois possible. La plateforme est par défaut «open for all» et est aussi utilisable sur tous les appareils et applications. Les différents slack-hubs thématiques sont organisés dans des sous-domaines, par ex. entreprisexy.slack.com .

Les slackbots que l’on peut programmer pour de petites tâches constituent une caractéristique spécifique. Lorsque des mots-clés sont utilisés dans la conversation, le slackbot propose son aide. Slack est particulièrement indiqué pour les petits groupes de projet. Chaque fois qu’il est nécessaire d’échanger rapidement et sans bureaucratie. L’interface utilisateur individualisable et la fonction de recherche très efficace sont des caractéristiques très appréciées de la communauté. Le réseau s’est bien implanté auprès des startups, des groupes informels et des grandes entreprises.

Slack montre toutefois ses limites à partir d’une certaine taille. S’il y a un grand nombre de personnes qui participent à un canal, cela devient rapidement confus. Il est pratiquement impossible d’affiner les fils de discussions. Lorsqu’une personne est restée inactive pendant une longue période, elle doit faire défiler tout l’historique des discussions. Par ailleurs, même si la plateforme est interfacée avec Skype mais elle n’est pas intégrée à un écosystème plus important. La limitation aux fonctions essentielles empêche l’intégration de Slack ou son extension dans un outil de gestion de projet comme Yammer ou Microsoft Teams. De ce fait, Slack n’est pas un véritable outil d’intégration mais plutôt une plateforme de communication. Il s’agit d’une startup relativement jeune de type Social Enterprise financée en capital-risque. Cette startup se finance sur des abonnements payants et relativement coûteux. Dans ces conditions, la pérennité de l’outil ne peut pas être garantie.



Slack ressemble beaucoup à une application de messagerie comme Whatsapp.


Yammer

Yammer est une plateforme de collaboration interne et extérieure à l’entreprise, disposant de toutes les fonctions courantes du monde des médias sociaux. Le réseau social pour entreprises a été vendu en 2012 par Microsoft pour 1,2 milliards de dollars US. La plateforme Yammer a été lancée en 2008 et s’est fortement inspirée du design de newsfeed de Facebook et d’autres réseaux sociaux.

Les utilisateurs familiers des particularités de l’univers Facebook se retrouveront rapidement sur Yammer. Le réseau d’entreprise est largement inspiré du géant dans la catégorie des réseaux sociaux: il repose sur des newsfeeds et des groupes. Dans le cas de Yammer, seuls les administrateurs ont les droits sur les opérations de configuration. Une contribution dans Yammer est associée à des tags thématiques (on reprend ici la terminologie de Twitter). La contribution peut être adressée à des groupes ou des particuliers et comporter un fichier. Les entreprises mettent en place leurs propres réseaux en utilisant une URL comme yammer.com/entreprisexy. Les utilisateurs Yammer peuvent appartenir à plusieurs réseaux thématiques, comme avec Slack.

Yammer est particulièrement indiqué pour la communication dans des groupes importants, pour les projets à long terme et pour l’intégration professionnelle au sein d’une infrastructure existante. Les fonctions comparables à celles de Facebook rendent Yammer accessible même pour les personnes les moins expérimentées. Microsoft a intégré ce réseau dans ses solutions Office 365.

Contrairement à Facebook, Yammer ne permet pas l'édition d'une contribution déjà publiée. Ceci oblige à effacer et à réécrire les contributions dans lesquelles on aurait trouvé des erreurs. Depuis cette année, Yammer n’est plus disponible sous forme d’application indépendante.



Yammer permet d'accompagner les contributions de tags.


Microsoft Teams

Microsoft avait donné l’impression pendant un certain temps d’avoir manqué le passage aux outils de communication pour les entreprises. La société a créé entretemps sa propre solution intégrée à la famille Office 365, parallèlement à l’intégration de Yammer. Microsoft ne veut donc plus se contenter de proposer un outil de collaboration mais devenir une plaque tournante pour l’ensemble des activités de travail au sein des entreprises.

La solution Microsoft Teams repose sur des workspaces, dans lesquels jusqu’à 999 personnes peuvent participer. Ces zones de travail comportent des dossiers de fichiers, de l’outil de planning et d’un bloc-notes. Microsoft Teams est disponible exclusivement dans le pack complet Office 365.

Microsoft Teams a été mis sur le marché après Yammer et Slack, ce qui lui a permis d’intégrer les meilleures fonctionnalités issues des expériences des clients. Il est également remarquable grâce à son principe intuitif de glisser et déposer. Les fils de discussion qui n’ont pas été lus peuvent être consultés très simplement. Microsoft Teams intègre de nombreuses caractéristiques présentes sur d’autres plateformes mais en les perfectionnant. Il est possible par exemple de créer des fils de discussion situés à un niveau inférieur.



Microsoft Teams propose des «Workspaces» sur la collaboration.


Cisco Spark

Cisco Spark est un service de messagerie appartenant à la gamme de produits du même nom du fournisseur de services de télécommunication américain Cisco. De la même manière que pour Slack, les différentes discussions de chat – qu’il s’agisse de correspondances bilatérales ou de conversations de groupes – sont organisées en différents canaux.

Spark est conçu pour pouvoir être utilisé depuis plusieurs terminaux et sites, comme on peut le voir par exemple dans les notifications intelligentes de l’outil: lorsque l’application est ouverte sur plusieurs appareils, les notifications ne sont transmises que sur ceux qui sont actifs à cet instant. Spark propose par ailleurs de nombreuses fonctions. Outre la fonction de chat, l’utilisateur peut participer à des visioconférences ou utiliser le partage d’écran. Spark propose par ailleurs un outil d'agenda permettant d’organiser des réunions. Et la fonction de tableau blanc permet de noter des idées en temps réel.

Cisco Spark gère les conversations 1-1 de la même manière que les chats de groupe. Les fichiers peuvent être transférés et échangés mais ils ne sont pas modifiables par plusieurs personnes. Spark est ainsi plutôt indiqué pour les discussions dans des groupes bien définis. La fonction de tableau blanc de Cisco Park s’avère un outil pratique pour les réunions. Cisco propose précisément le Spark Board pour cette fonction: Le tableau blanc numérique est particulièrement indiqué pour les présentations et pour développer des idées en commun sur un écran. Le Sparkboard est également intégré à la solution de messagerie de Cisco: les groupes peuvent ainsi développer leurs idées dans la salle de conférence pendant que les personnes absentes suivent le déroulement sur l’application de messagerie de leur terminal.



Cisco Spark permet de travailler à partir de plusieurs appareils.


Circuit

Circuit est un outil de collaboration de l’éditeur de logiciels allemand Unify. L’entreprise souhaite que Circuit intègre tous les moyens de communication et de collaboration courants au sein d’un service unique tant par téléphone, vidéo, partage d’écran ou de messagerie.

Circuit s’utilise comme un Cloud Service et est basé sur le WebRTC: la communication et le travail avec les collaborateurs passent exclusivement par le navigateur, sans qu’il soit nécessaire d’installer de clients sur l’ordinateur. Unify est également disponible sous forme d’application pour les appareils mobiles.

Même si Circuit fonctionne sur navigateur, le son et l’image ont une qualité stable; les problèmes de mise en mémoire-tampon et les interruptions de communication appartiennent au passé. Par ailleurs, Circuit offre des fonctions d’enregistrements audio de réunions, de transfert de fichiers et de partage d’écran. Unify a mis l’accent sur la qualité du workflow: chaque fonction peut être ouverte directement depuis les autres. Le Circuit Enterprise Integrator permet d’intégrer Circuit dans les infrastructures présentes comme les autocommutateurs téléphoniques PBX traditionnels. Il peut s’interfacer également avec les services supplémentaires box.com, Google Drive et Onedrive.



WebRTC permet à Circuit de fonctionner en mode navigateur.


Beekeeper

Beekeeper est une solution de collaboration commercialisée par une entreprise suisse. Cette application s’adresse aux collaborateurs ne travaillant pas sur un bureau. Elle permet ainsi les communications internes par exemple dans des magasins ou des hôtels, dans lesquels les employés travaillent sur plusieurs étages. Les collaborateurs peuvent être intégrés au réseau même s’ils n’ont pas d’adresse e-mail.

L’interface utilisateur de Beekeeper rappelle les applications de messagerie comme Facebook Messenger ou WhatsApp. L’outil autorise la communication en temps réel ainsi que les analyses en temps réel: elle permet de créer et d’évaluer des sondages auprès des collaborateurs. Beekeeper est donc un outil de communication Top-Down ou Bottom-up et constitue, tout particulièrement pour les responsables du personnel, un moyen efficace de fidélisation des collaborateurs.


Beekeeper est utilisé essentiellement pour la communication entre les responsables du personnel et les collaborateurs.



Aperçu des outils de communication





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