L'intranet social





L'intranet social

Collaboration: un portail pour tout et pour tous


Une collaboration irréprochable entre collaborateurs constitue un facteur de succès important pour les entreprises.La solution passe par un outil conçu pour les informations, les documents et l’interaction. C’est toutefois lechangement culturel qui ouvre les portes.


Pedro Brägger, Octobre 2016




Les entreprises misent aujourd’hui sur les équipes plutôt que surles caractères individualistes. Elles le savent bien: lorsque les collaborateursde différentes disciplines coopèrent, ceci donne demeilleurs résultats. Différentes études montrent que les entreprisesqui collaborent ont plus de succès. C’est ce qu’attestent leschampions de la Silicon Valley que sont Uber et Spotify. Mais commentles collaborateurs peuvent-ils collaborer de manière efficace?C’est précisément dans les équipes virtuelles, dans lesquelles lescollaborateurs issus de différents domaines et différents sites travaillentsur un projet, qu’il manque souvent un vue d’ensemble etla collaboration s’avère non productive. Les informations ne parviennentpas à toutes les personnes concernées, les connaissancesdéjà élaborées s’infiltrent et les expériences des projets précédentsrestent inutilisées. Pour l’entreprise, tout ceci a un coût en termesd’agilité, de capacité innovante et d’argent.


Des outils trop peu nombreux, trop nombreux et insuffisants

Le recours à des solutions de communication consistant à organiserles informations et l’échange peut s’avérer utile. À défaut, un collaborateurmotivé saura trouver une solution: il utilisera des applicationset des outils conviviaux comme Dropbox ou Whatsapp pour lesbesoins de l’entreprise. Ce comportement conduit toutefois inévitablementà long terme à une Shadow IT dans l’entreprise et comporteainsi un risque important en termes de sécurité et de perte de savoir.À ceci vient s’ajouter le risque juridique, par exemple concernant lesdonnées bancaires et d’assurance, qui doivent rester en Suisse.


Il existe un autre problème: chaque équipe utilise son propreoutil pour ses différentes activités. Ceci est compréhensible dansla mesure où les applications se prêtent à des objectifs spécifiques.Une telle disparité est toutefois extrêmement inefficace: lesmembres de l’équipe n’ont plus de vue d’ensemble et l’accès auxinformations est pénible lorsqu’ils doivent se connecter auprès desdifférents portails. Par ailleurs, le potentiel des différentes applicationsest souvent inexploité comme l’indique une étude de PierreAudoin Consultants, sur les environnements de travail dans l’industriesuisse (2016). La plupart des décideurs informatiques etcommerciaux qui y sont interrogés font état d’une surcharge enraison de l’impossibilité pour les applications d’interagir ensemble.


Autres faiblesse des différents outils: les utilisateurs ont de lapeine à suivre l’avancement des informations et ignorent qui atraité quel sujet en dernier ou ne cessent alors de rechercher ladernière version valable. Par ailleurs, les versions stockées à différents endroits occupent énormément d’espace mémoire sur lesserveurs. Ceci entraîne des coûts et complique également les opérationsde sauvegarde et de restauration du système.


Les bases pour une solution polyvalente

Les entreprises tiennent à garder la maîtrise de cette situation etrecherchent un outil couvrant les différents besoins. Pourquoi ne pascommencer modestement et se développer en continu au rythme del’entreprise, des besoins et des projets? Il n’y a besoin au départ qued’une base avec les fonctions essentielles comme le Newspublishing,les communautés, les espaces de travail virtuels et les Social Features(telles que les commentaires, les J’aime et les Feeds) ainsi quel’échange simple et sécurisé des données avec les tiers. Cette baseintègre alors de manière transparente d’autres outils tels que la vidéo,la voix, le chat et l’e-mail – sans que les utilisateurs soient obligésde se reconnecter et de copier des données.


L’élément décisif concerne donc le logiciel social, qui constitue labase, mais doit toutefois être ajusté en fonction des différentes exigences.Selon Gartner (2015), les outils de Microsoft sont prometteurs.Il s’agit d’un remarquable éventail de solutions utilisables tantdans le Cloud que chez le client (on premise). Intégrées à un écosystème,les fonctions telles que la voix, le stockage des données, lacollaboration interne et externe ainsi que chat et la messageriepeuvent être réunies – bien mieux qu’avec d’autres solutions.


Même s’il n’est pas possible d’utiliser Sharepoint de manière aussisimple et rapide que Skype for Business par exemple, la solutioncontinue à être perfectionnée de manière à permettre l’interactionentre les différentes fonctions et la création d’une interfaceintuitive. Cette dernière peut s’ajuster aux différents besoins dansl’entreprise. Ceci donne lieu, idéalement, à un portail intégrantIntranet et Collaboration, et sur lequel entrent en jeu la communication,les connaissances et les informations, le long de tous leséchelons hiérarchiques. Les équipes, qu’elles soient virtuelles ounon, peuvent communiquer de manière harmonieuse au sein desWorkspaces en utilisant des Feeds, ou bien hors de leur Communityau moyen d’articles. Lorsque les projets et les documents fontl’objet d’ajustements, les collaborateurs qui le souhaitent reçoiventune notification automatique. Un système de gestion desdocuments gère les versions d’un document et permet à différentespersonnes de travailler en même temps sur le même document.Les documents sont transmis par mail à l’aide d’un lien versle stockage de données partagé, ce qui évite d’encombrer la boîtede messagerie. Les données restent au même endroit, en étant depréférence chiffrées et protégées. Elles sont consultables depuistout appareil doté d’un navigateur, grâce au Responsive Design.Les dashboards permettent aux utilisateurs de conserver en permanenceune vue d’ensemble. Ce genre de portail permet auxcollaborateurs d’être plus productifs, d’augmenter la qualité dutravail de projet et d’échanger plus efficacement. Un atout pourles employés et les employeurs.



Une solution de collaboration nécessite un changement de culture

S’il est capital d’utiliser l’outil parfaitement adapté pour tout portail,ceci n’est pas suffisant pour apporter les atouts indiqués. Eneffet, peu importe le caractère intuitif et convivial d’une telle solution,les collaborateurs doivent savoir comment ils peuvent utiliserla solution et ils doivent adapter leurs habitudes. Certes, ilspartagent avec passion des contenus durant leur temps libre. Pourautant, ils ont généralement encore du mal à partager, au sein del’entreprise, des informations importantes sur un projet ou un lienvers une étude pertinente, sans parler de répondre à la questiond’un collègue de leur équipe afin d’en faire profiter les autres.


Lorsqu’une entreprise souhaite mettre en place un portail simplifiantet favorisant la communication et le travail d’équipe entrecollaborateurs, elle doit prendre conscience qu’elle devra changereffectivement sa manière de travailler. Ceci signifie un importantbouleversement des habitudes et s’accompagne nécessairementd’un changement culturel.


Commitment

La vision de la nouvelle manière de travaillerdoit être ancrée stratégiquement et le management doit s’impliquerfortement.


Planification

Il s’agit d’un projet qui doit être mûrement réfléchiet qui doit être soigneusement planifié.


Accompagnement

Les collaborateurs doivent être initiés à lanouvelle manière de travailler et doivent être soutenus si besoin.


Établissement

Le portail de communication doit être vivantpour stimuler l’engagement des collaborateurs, en particulierau début. Ceci peut passer par exemple par un CommunityManagement dédié et donner lieu à des mesures comme descontributions de Newsfeed, des instructions vidéo et des événementsen live.


La collaboration peut sans conteste favoriser l’innovation et laqualité dans une entreprise, mais cela nécessite une approcheadaptée. Cela vaut la peine de rechercher sur Google «Why intranetsfail». Pour éviter ces écueils, il est recommandé de faire appelà des experts et de profiter de leurs expériences.


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