Work Smart au sein de l’Office fédéral de l’informatique

L’OFIT est précurseur en matière de nouvelles formes de travail

Comment fonctionne Work Smart


L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication fait office de précurseur pour les nouvelles formes de travail au sein de l’administration fédérale. Le coaching Work Smart est un élément important dans le processus conduisant au monde du travail de demain.






Pour Carlo Dietiker, le «Work Smart» fait partie du quotidien. Le directeur du département de gestion de la clientèle et des offres de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) ne dispose pas de son propre bureau: «Mon bureau est un sac à dos, un ordinateur portable, un smartphone et une souris sans fil», déclare Dietiker, directeur adjoint de l’OFIT. Il est enthousiasmé par le travail flexible et promeut activement la transformation de l’administration fédérale pour la mise en œuvre de nouvelles formes de travail. Ce qui va dans le sens de la stratégie partielle «Travail mobile» de la Confédération: alors que l’Office fédéral du personnel (OFPER) s’occupe des conditions-cadres du droit du personnel, l’OFIT, en tant que fournisseur TIC interne, doit fournir les outils informatiques à l’ensemble de l’administration fédérale, en commençant par l’OFIT lui-même.


Coaching pour Skype for Business

L’un des piliers de base des nouvelles formes de travail est une plateforme de communication homogène. L’OFIT mise pour cela sur Skype for Business. Cette solution est déjà utilisée de manière intensive. Dietiker explique que des centaines de milliers de «sessions» ont lieu chaque semaine au sein de l’administration fédérale. Le coaching Work Smart de Swisscom contribue à cette bonne acceptation: selon le principe du mentorat inversé, les apprenants Swisscom, assumant le rôle de «Work Smart Specialists», ont montré aux collaborateurs de l’OFIT comment utiliser au quotidien Skype for Business de manière profitable à leur poste de travail.


La nouvelle génération arrive

«À l’OFIT, l’âge moyen est d’environ 45 ans. Ce n’est pas un âge où l’on adopte spontanément de nouvelles formes de travail», remarque Dietiker. Les nouveaux collaborateurs, et en particulier les apprenants de la génération des Millenials, sont très différents: «Les jeunes d’aujourd’hui communiquent par chat de groupe, vont chercher des solutions sur YouTube, sont habitués à travailler ensemble et emploient de manière générale des méthodes et des instruments très différents.»



Il était donc logique d’utiliser le mentoring inversé également au sein de l’organisation. «Les Work Smart Specialists de Swisscom sont jeunes et c’est exactement ce que je voulais pour l’OFIT.» Environ une demi-douzaine d’apprenants de l’OFIT ont eu l’opportunité, grâce à deux workshops, de découvrir la culture de travail de Swisscom et d’élaborer en parallèle des projets concrets pour l’OFIT. «Ça a fait clic», déclare Dietiker, «les participants ont beaucoup apprécié les workshops et nous disent avoir saisi l’essentiel de l’esprit Work Smart.» Cet esprit du nouveau monde du travail, ils doivent désormais le transmettre aux collaborateurs plus âgés et former d’autres apprenants en interne pour en faire des ambassadeurs. Carlo Dietiker en attend un gain d’efficacité – et un positionnement plus attractif pour l’OFIT, notamment auprès des jeunes talents.

L’OFIT

L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication est le fournisseur TIC de l’ensemble de l’administration fédérale. Le volume des commandes était de 430 millions de francs en 2016. Les deux sites de Berne et de Zollikofen emploient environ 1200 collaborateurs, dont près de quatre cinquième d’informaticiens et de techniciens. L’OFIT fournit à ses clients des services TIC sur toute la chaîne de création de valeur, de l’analyse commerciale à l’exploitation de solutions.


«Les jeunes d’aujourd’hui communiquent par chat de groupe, vont chercher des solutions sur YouTube et sont habitués à travailler ensemble.»


Carlo Dietiker, directeur du département de gestion de la clientèle et des offres de l’OFIT


Les ambassadeurs jouent également un rôle important dans la création d’une Work Smart Community interne. En collaboration avec les coaches Work Smart, les avantages d’une communauté numérique et physique ont été définis – un point de contact pour les collaborateurs, leur apportant savoir et soutien pour tout ce qui concerne les nouvelles formes de travail. Le conseil direct par les experts Work Smart sur l’aspect purement technique de l’utilisation de Skype, SharePoint, etc., en fait partie, tout comme une plateforme en ligne, par exemple sous la forme d’un espace de travail SharePoint contenant des informations utiles sur les Use-Cases typiques des collaborateurs.


«Les participants ont beaucoup apprécié les workshops et nous disent avoir saisi l’essentiel de l’esprit Work Smart.»


Carlo Dietiker, directeur du département de gestion de la clientèle et des offres de l’OFIT


Comme de nombreuses organisations, l’OFIT souffre d’un flux d’informations trop important. «Il existe beaucoup d’instruments différents, et il est fréquent qu’on ne sache pas où trouver l’information que l’on recherche.» C’est pourquoi Carlo Dietiker a été chargé par la direction de développer une nouvelle plateforme de savoir et de collaboration. Il souhaite y impliquer fortement la nouvelle génération.


La culture de l’organisation comme point d’attaque

Si l’on considère le modèle de phases FlexWork développé par la Haute École Spécialisée de la Suisse du Nord-Ouest, l’environnement de travail et les instruments TIC de l’OFIT sont satisfaisants. Ainsi, un concept d’aménagement comprenant des bureaux ouverts, des salles de projet et des «Think Tanks» utilisables à l’heure a été mis en œuvre de manière systématique au sein du nouveau bâtiment «Black Pearl» de l’OFIT à Zollikofen. Les craintes initiales concernant le respect de la vie privée et les nuisances sonores ou olfactives n’ont pas été confirmées. La satisfaction au travail, mesurée par des contrôles réguliers, a augmenté.



Mais l’un des principaux constats du déroulement du processus de transformation Work Smart jusqu’ici est le suivant: «La technique et l’infrastructure se développent beaucoup plus rapidement que la culture. La mise à disposition d’outils informatiques et de salles ne suffit pas». Un débat de fond sur les valeurs est nécessaire. Par exemple sur la question de l’équivalence entre le travail flexible et les horaires enregistrés par pointage. Et ce, indépendamment de l’heure et du jour de la semaine. L’administration fédérale n’en est qu’au tout début, estime Dietiker.

 

Le directeur adjoint espère, à l’avenir, un large ancrage de la culture Work Smart, un libre accès au savoir selon le principe de l’Open Book, et une hiérarchie moins marquée. Il en résultera, selon lui, un plus grand sentiment d’appartenance, et au final, une meilleure qualité et des prix plus bas pour les clients de l’OFIT. Les fondations ont été posées avec le coaching Work Smart et les ambassadeurs internes Work Smart.




Coaching Work Smart à l’OFIT par Swisscom


  • Conseil de co-création avec les cadres
  • Formation Skype-for-Business avec floorwalking par les apprenants Swisscom
  • Formation des apprenants de l’OFIT pour devenir ambassadeurs Work Smart
  • Transmission des nouvelles possibilités de travail au-delà des aspects purement techniques




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