Nouveaux environnements professionnels

Qui a encore besoin d’avoir son propre bureau?

Hugo Lombriser de Credit Suisse AG a accompagné plus de 5000 collaborateurs dans le réaménagement de leurs bureaux. Le concept de bureau personnel n’est plus à l’ordre du jour. Karin Hilzinger développe de nouveaux environnements de travail pour Swisscom. Une discussion animée.

Hansjörg Honegger (texte), Stefan Walter (photos), 26 novembre 2015

Chroniques: M. Lombriser, votre travail consiste à expliquer aux employés de Credit Suisse AG pourquoi ils n’ont plus un environnement de travail fixe.  Pourquoi leur enlève-t-on leur bureau?


Hugo Lombriser: Personne n’enlève de bureau! Le fait est que les processus de travail ont changé et que l’infrastructure rigide actuelle ne répond bien souvent plus aux exigences d’un espace de travail moderne et dynamique. Le moteur principal en est le développement technologique et une utilisation accrue des smartphones, tablettes et ordinateurs portables, qui nous rendent plus flexibles. Les gens travaillent de plus en plus souvent à temps partiel et pendant leurs déplacements. Grâce au Smart Working, nous avons agrandi notre open space et offrons toute une série de d'espaces de travail, adaptés aux besoins variés des collaborateurs.  Le potentiel d’économie n’est pas négligeable.

Qu’est-ce que cela apporte?


M. Lombriser: Beaucoup. Si pour 100 employés à Zurich nous ne mettons plus à disposition que 80 bureaux individuels, cela représente une économie de 2000 places.


Mais les places de travail ont l’air très élégantes et les différentes zones ont été aménagées d’une manière haut de gamme. Cela a dû coûter cher.

M. Lombriser: C’est vrai, chaque place de travail est un peu plus chère, mais il y en a moins. Les plus grandes économies sont faites lorsque l’on déplace quelqu’un d’un point A vers un point B. Dans un modèle de place de travail conventionnel, cela coûte environ 1500 francs par place. Grâce à notre système, cela ne coûte rien et c’est rapide. Ces économies sont considérables.

 

 

Hugo Lombriser: «Avec Smart Working nous faisons évoluer le concept de bureau paysagé.»

 

 

Madame Hilzinger, quelles sont les raisons qui poussent Swisscom à supprimer les bureaux individuels?

 

Mme Hilzinger: Swisscom fait partie de l’initiative Smart Work. Il n’est pas tant question de supprimer des bureaux individuels, que d’offrir aux collaborateurs de nouvelles formes de travail. Le travail en équipe est très important et, bien entendu, la possibilité de travailler partout.

 

Il n’est pas question d’économies?

 

Mme Hilzinger: La rentabilité est bien sûr prise en compte, mais l’efficacité également. Les immeubles ne sont plus un mal nécessaire pour mettre un toit au-dessus de la tête des gens. C’est plutôt un outil qui permet d’être plus productif.

 

M. Lombriser: Chez Credit Suisse, nous allons encore plus loin. Nous proposons aux collaborateurs un espace adapté à chacun de leurs besoins: un pour la communication, un pour la concentration et encore un autre pour la collaboration, donc le travail en équipe. Le collaborateur peut ainsi choisir sa place de travail en fonction de son besoin du moment.

 

Mais en perdant leur place fixe, les gens doivent peut-être renoncer à quelque chose qui leur tient à cœur. Comment bien négocier ce virage?

 

M. Lombriser: Nous préparons très bien nos équipes à ce changement et impliquons beaucoup les personnes concernées. Les collaborateurs émettent en général des réserves quand ils ne savent pas ce qui les attend.

 

 

Karin Hilzinger: «Il est important que les collaborateurs puissent se rencontrer de manière spontanée et faire connaissance avec des collègues d'autres départements.»

 

 

Il n’y a jamais de conflit, pas d’opposition?

 

M. Lombriser: Si, bien entendu. Il faut se mettre à la place des gens et reconnaître le pouvoir des habitudes. Un tel changement est très exigeant pour certains. Mon équipe du Change Management et moi sommes toujours présents pour soutenir et aider l’organisation sur place.

 

S’agit-il de faire participer les gens, ou seulement de les convaincre?

 

Mme Hilzinger: Le principe où chacun peut participer aux décisions est périlleux dans ce genre de projets. Les gens ont des attentes qui sont souvent difficiles à réaliser. Participer dans le sens de définir les besoins pendant la phase de conception du projet, c’est bien sûr indispensable.

 

M. Lombriser: Très juste. C’est autre chose lorsqu’il s’agit de définir un règlement comme, par exemple, s’il est permis de manger à sa place de travail. Nous en discutons avec les équipes et votons à la majorité. Nous sommes là en tant que modérateurs, mais nous ne sommes pas les décideurs.

 

Les membres d’une équipe sont donc encore réunis dans un espace commun?

 

M. Lombriser: Effectivement, nous avons des «homebases», qui sont indispensables pour ceux qui souhaitent ou doivent être assis ensemble. Pour ceux qui souhaiteraient changer de zone de travail, libre à eux de se déplacer.

 

Mme Hilzinger: En effet, cette solution a l’air super! Mais soyons francs: la plupart des gens s’installent à leur place habituelle et ne sont pas contents s’ils voient leur place déjà occupée en arrivant.

 

M. Lombriser: Très juste. L’être humain est attaché à ses habitudes et nombreux sont ceux qui s’installent toujours à la même place.

 

Mme Hilzinger: Dans ce cas, pourquoi ne leur attribue-t-on pas tout simplement une place?

 

M. Lombriser: Parce qu’il y aurait trop de places vides, ce qui coûte cher. Les gens sont souvent en déplacement, en vacances, malades, ou bien ils ne travaillent qu’à temps partiel, ou encore en télétravail. D’après nos calculs, il n’y a jamais plus de 78% des effectifs présents au même moment. Dans l’Uetlihof, notre bâtiment principal, cela représenterait en permanence 700 places vides environ. C’est très coûteux.

 

Mme Hilzinger: Les coûts sont une chose, mais c’est également triste de voir tous ces bureaux vides. Cela nuit à la créativité.

 

M. Lombriser: C’est exactement pour cette raison que certains départements nous demandent de l’aide aujourd’hui. Alors que c’était impensable à l’époque, de plus en plus de départements souhaitent introduire le partage des bureaux, car les places vides sont déprimantes.  Les bienfaits de cette nouvelle organisation convainquent de plus en plus nos collaborateurs. Le Smart Working vient en effet aussi d’une demande de leur part et a été développé en collaboration avec les hautes écoles. Il est adapté aux méthodes de travail de la banque au niveau mondial. Notre système est très bien reçu par les jeunes candidats qui veulent travailler pour nous, car ceux-ci apprécient l’individualité et la flexibilité.

 

Le Smart Working est-il donc un argument pour attirer les jeunes talents?

 

M. Lombriser: Absolument! Cela a toujours été notre objectif.

 

Mme Hilzinger: Le cadre de travail reste important pour la jeune génération, malgré le passage au tout numérique. Auparavant, il fallait se rendre au bureau car son matériel s’y trouvait: le PC, le téléphone, etc. Ce n’est plus le cas pour beaucoup de collaborateurs, qui peuvent désormais travailler n’importe où. Il est cependant important pour nous que les équipes se rencontrent et – encore mieux – que les collaborateurs apprennent à connaître d’autres personnes qui ne forment pas partie de leur équipe. J’appelle cela les «Collision Spaces». Il en ressort une innovation dont aucune entreprise ne peut se passer.

 

M. Lombriser: Cette manière de collaborer dépend de la personnalité de chacun. Mais c’est clair: ce concept de travail encourage le travail en équipe, pour la bonne et simple raison qu’en rencontrant constamment de nouvelles personnes, on communique avec elles et on obtient davantage d’informations.

 

Mme Hilzinger: A Berne, Swisscom dispose du Brain Gym, une grande salle à l’intérieur d’un immeuble de bureaux, qui offre des tables, des chaises et des prises de courant. Tous les collaborateurs de Swisscom ont la possibilité d’y travailler. L’espace Brain Gym est très utilisé et de nombreux collaborateurs s’y rencontrent par hasard. J’entends souvent dire que dans le Brain Gym, certaines choses peuvent être réglées très rapidement, sans échanges de mails, ni réunions fastidieuses.

 

Quelles réserves émettent vos collaborateurs vis-à-vis de ces changements?

 

M. Lombriser: Il s’agit la plupart du temps de questions concernant la sphère privée, l’hygiène, le fait de manger à la place de travail et l’équité. Le point sur l’équité concerne surtout le fait que le chef devrait participer au changement et se séparer de son bureau individuel. L’un des grands thèmes récurrents est celui des documents imprimés. Un groupe pilote d’environ 200 personnes a jeté près de 20 tonnes de papier lors du passage au nouveau concept de places de travail. Personne n’a jamais réclamé ces papiers. Nous n’en sommes pas encore au point de pouvoir nous passer de papier, mais nous avons fait des progrès, grâce à l’utilisation d’un système de sauvegarde électronique.

 

Il est souvent question de communication et d’échange. N’y a-t-il pas un risque, avec ce système, que les gens ne discutent trop, au détriment de la performance?

 

M. Lombriser: C’est une question importante. Auparavant, on associait souvent la performance au fait d’être présent. Mais ce n’est plus du tout le cas maintenant: c’est ce qu’ont constaté les cadres dirigeants, qui ne voient quasiment plus leurs employés. Ils fixent simplement des objectifs clairs à leurs collaborateurs, sont exigeants à leur égard, et contrôlent régulièrement la qualité de leur travail.

 

Où sont les limites de ce système?

 

M. Lombriser: Ce système n’est pas adapté à moins de 80 places de travail. Les places coûteraient trop cher et le taux de rotation souhaité ne serait pas atteint.

Mme Hilzinger: Il n’existe par contre aucune excuse pour des bureaux peu pratiques et laids. Même les petites entreprises devraient soutenir au mieux leurs collaborateurs dans leur travail.

 

C’est souvent une question de coûts.

 

Mme Hilzinger: Il est de toute façon coûteux d’aménager des bureaux. Et des collaborateurs démotivés du fait de leur mauvaise installation coûtent chers également. Nous autres, au département Human Centered Design de Swisscom, nous montrons aux entreprises comment elles peuvent aménager un environnement de travail positif et créatif.

 

 

Karin Hilzinger:

Karin Hilzinger, du service «Human Centered Design» de Swisscom Suisse, est chargée de mettre en place des environnements de travail qui permettent de vivre aujourd’hui la culture de demain.

 

 

Hugo Lombriser:

Hugo Lombriser est arrivé chez Credit Suisse AG en 1980. Depuis 2010, il est responsable du Change Management lors de l’adoption de nouveaux concepts de places de travail.

A ce jour, il a accompagné 5000 collaborateurs dans la transformation de leur environnement de travail.

 

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