iBeacons

Une infrastructure intelligente pour le Smart Work

Les iBeacons – ces petits émetteurs Bluetooth – étaient jusqu’à présent utilisés essentiellement pour les besoins du marketing. Ils serviront désormais à éliminer certains inconvénients du Smart Work.

Hansjörg Honegger

Il y a de quoi s’énerver: vous avez besoin d’une salle de réunion mais aucune n’est disponible. Certaines sont réservées, mais restent pourtant inoccupée. Par ailleurs, l’entretien doit rester confidentiel et le nouveau grand bureau, avec ses postes de travail Smart Work, n’est donc pas adapté. «La recherche d’une salle de réunion adaptée peut facilement prendre près de 10 à 15 minutes du temps de travail du knowledge worker type», constate Frédéric Bösch, Senior Mobility Consultant de Swisscom.

 

Une situation pénible, mais à laquelle il est possible de remédier. Le Smart Work, où les postes de travail partagés remplacent les bureaux personnels, comporte certes de nombreux avantages, mais nécessite par là même un supplément d’organisation. Parallèlement aux projets Interact relatifs aux applications marketing, l’équipe Interact de Swisscom élabore depuis près d’une année des solutions destinées aux entreprises. Comment utiliser plus simplement et efficacement, à l’aide des smartphones, les ressources partagées telles que les salles de réunion ou les postes de travail dans l’environnement de l’entreprise? 

 

L’iBeacon, système de positionnement en intérieur, constitue un outil de choix. Cet appareil simple transmet en Bluetooth un identifiant personnel et, en combiné à l’application pour smartphone de la plateforme Interact de Swisscom, apporte une valeur ajoutée numérique. Il peut s’agir par exemple de l’automatisation d’un processus selon l’endroit où se trouve l’utilisateur du smartphone. Ou encore, de manière rétroactive, d’un aperçu sur l’utilisation des lieux et des ressources. Ainsi, le smartphone des collaborateurs contribue directement à l’optimisation des processus.

 

Un gain de temps précieux grâce à la solution

Un premier produit est dès à présent prêt pour la production en série: la «Meeting Room Solution». Chaque salle de réunion est équipée d’un iBeacon Swisscom ou d’une solution représentative à l’aide d’une tablette, apposée sur la porte (Digital Signage) et équipée de la fonction iBeacon. Cette dernière a l’avantage d’informer directement sur les réservations actuelles et à venir, tout en constituant une alternative visuellement attrayante.

 

La solution ajoute à un environnement Microsoft Exchange un serveur Backend et l’application pour collaborateurs «Rooms», pour iOS et Android. Aucune autre interface n’est nécessaire. Les réservations de ressources sont gérées soit de la manière habituelle, à l’aide de l’agenda Outlook, soit désormais en «Just-in-Time», à l’aide de l’application, lorsque l’on entre dans la salle de réunion. L’application permet de réserver automatiquement une ressource par la simple présence du collaborateur. Une personne à la recherche d’une salle de conférence est immédiatement dirigée vers la salle libre la plus proche. L’application continue de procéder à des réservations classiques: celles-ci sont traitées en quelques secondes avant de s’afficher sur la tablette correspondante.

«Notre objectif est d’améliorer l’utilisation de l’infrastructure mais en aucun cas de surveiller les collaborateurs.»

On obtient ainsi un gain de temps cumulé: «À raison de 5 minutes de gain de temps hebdomadaire et de 1000 knowledge workers, nous chiffrons l’économie réalisée sur une année à 380 000 francs», explique Frédéric Bösch. La solution est rentable pour les entreprises dont les bureaux comptent 400 à 500 collaborateurs.

 

En aucun cas un outil de surveillance

L’implémentation de l’application a bien entendu été définie avec précaution. Son utilisation est basée sur le volontariat, le rappel qu’une salle réservée reste vide après le début réel de la réunion peut être désactivé et les déplacements des collaborateurs ne sont pas enregistrés. «Nous accordons beaucoup d’importance à la sphère privée des collaborateurs», explique le Product Manager Joel Agard. Frédéric Bösch apporte une précision: «Notre objectif est d’améliorer l’utilisation de l’infrastructure mais en aucun cas de surveiller les collaborateurs».

 

La technologie iBeacon offre des possibilités inédites pour le Smart Work. «L’équipe Interact expérimente d’autres possibilités d’utilisation de la solution avec des collègues intéressés» ajoute Joel Agard. Ainsi, la plateforme Interact pourrait aider à évaluer quelles zones d’un bureau sont utilisées de manière intensive. Une «carte thermique» affiche l’historique des lieux dans lesquels on trouve des concentrations importantes de personnes. Ces données permettent par exemple au Facility Management de planifier le nettoyage après une utilisation réelle, et non plus d’après une routine régulière fixe. 

 

Les collaborateurs peuvent également tirer directement profit d’une application développée spécialement pour eux sur la plateforme Interact. L’application prototype «Welcome» offre des possibilités d’utilisation diverses et variées: pour travailler au calme, il suffit d’éviter les zones signalées en rouge, indiquant une concentration élevée de personnes. De la même manière, un simple coup d’œil à l’application permet d’estimer la file d’attente au self et de savoir s’il vaut mieux décaler le repas d’une demi-heure. Ou bien: le système signale l’arrivée d’un collègue dans le bâtiment de bureau, ce qui permet, d’un simple geste sur l’écran, de l’inviter pour un café ou un entretien. Une manière de s’épargner l’envoi d’emails ou des appels dans le vide.

 

Frédéric Bösch souligne l’importance de la sphère privée et de la protection des données lors de l’utilisation d’une telle solution: «Il ne faut pas que ces outils soient utilisés pour surveiller les collaborateurs. C’est exclu, ce serait contre-productif». Nous voulons qu’ils aident à compenser certains inconvénients du Smart Work et des grands bureaux pour les transformer en avantages, pas à espionner les collaborateurs. Faire cela, ce serait passer à côté de la signification du Smart Work.

 

Services Interact

Swisscom propose sur sa plateforme Interact des services mobiles permettant de personnaliser l’interaction avec les clients. Nous offrons désormais, parallèlement aux solutions de marketing éprouvées pour l’environnement retail ou des salons, des solutions Interact destinées aux environnements Smart Work. 

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