Conseils pour Outlook: envoyer des liens plutôt que des pièces jointes
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Cinq conseils pour être plus performant avec Outlook

L’application Outlook 2019 d’Office 365 offre un outil de communication puissant et cependant un brin complexe. Découvrez nos cinq conseils vous permettant d’optimiser la vue d’ensemble et d’envoyer efficacement des e-mails contenant des liens au lieu de pièces jointes.

Microsoft Outlook est l’application de communication centrale d’Office 365 pour la messagerie électronique, ainsi que pour la gestion du calendrier et des contacts. Du fait de sa richesse fonctionnelle, elle peut parfois manquer de clarté. Les cinq conseils ci-après vous permettront d’utiliser des couleurs pour mettre de l’ordre dans votre boîte de réception, mais aussi d’envoyer des pièces jointes volumineuses sous forme de simples liens qui ne surchargeront pas la boîte de réception du destinataire.

Envoyer des pièces jointes sous forme de liens dans Outlook

Le courrier électronique reste le moyen le plus répandu d’envoyer des informations. Cependant, le fait d’envoyer des pièces jointes volumineuses risque de surcharger la boîte de réception du destinataire. Si vous utilisez un dispositif de stockage en ligne comme Microsoft OneDrive ou OneDrive for Business, vous pouvez envoyer un lien vers le document volumineux au lieu de joindre le fichier à l’e-mail.

Envoyer un fichier sous forme de lien dans Outlook permet de réduire considérablement la taille de l’e-mail.
Envoyer un fichier sous forme de lien dans Outlook permet de réduire considérablement la taille de l’e-mail.

La procédure est la même que pour ajouter directement un fichier en pièce jointe: cliquez sur «Nouveau courrier» dans la barre de menu Outlook, puis sur «Joindre un fichier». Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez «Parcourir les emplacements Web» pour accéder à votre espace de stockage en ligne et sélectionnez les documents à envoyer. A ce stade, Outlook vous demande si vous souhaitez ajouter le fichier en tant que pièce jointe ou simplement envoyer le lien.

Via OneDrive, Outlook permet aussi de joindre sous forme de liens des fichiers enregistrés localement.

Vous avez la possibilité d’envoyer sous forme de liens des fichiers stockés sur votre ordinateur. Pour cela, cliquez sur la flèche affichée sur la pièce jointe et sélectionnez «Charger sur OneDrive» dans le menu déroulant.

Enregistrement automatique des pièces jointes des e-mails Outlook

Lorsque vous recevez un e-mail, vous devez enregistrer sa pièce jointe dans le dossier «Téléchargements», ouvrir Windows Explorer et déplacer le fichier vers le dossier souhaité: une procédure répétitive qui peut être lassante. Malheureusement, Outlook n’offre plus la possibilité d’enregistrer automatiquement les pièces jointes. Quant à la solution consistant à utiliser un script VisualBasic, elle est déconseillée pour des raisons de sécurité.

Pour automatiser cette tâche répétitive, vous n’avez pas d’autre choix que de recourir à un logiciel tiers.

Créer un rendez-vous Outlook à partir d’un e-mail

Microsoft Outlook vous permet de créer des rendez-vous à partir de vos e-mails.
Outlook vous permet de créer des rendez-vous à partir de vos e-mails.

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Lorsque vous recevez un e-mail que vous souhaitez convertir en rendez-vous, il vous suffit de le faire glisser jusqu’au symbole de calendrier, en bas à gauche de la fenêtre Outlook. Outlook convertit alors automatiquement le message en rendez-vous. L’application reprend le contenu de l’e-mail dans le descriptif du rendez-vous, ce qui est résolument pratique. Il est toutefois dommage qu’Outlook ne reprenne pas automatiquement la date et l’heure. Vous devez donc saisir manuellement ces informations.

Une boîte de réception bien ordonnée

Par défaut, Outlook marque les e-mails non lus en couleur. La fonction «Mise en forme conditionnelle», qui vous est peut-être familière dans Excel, vous permet de modifier cette mise en forme. Dans la barre de menu, sélectionnez «Affichage > Paramètres d’affichage», puis «Mise en forme conditionnelle» dans la fenêtre de dialogue. A ce niveau, vous pouvez non seulement modifier les mises en forme existantes, mais aussi ajouter vos propres règles.

La mise en forme conditionnelle vous permet d’utiliser des couleurs pour mettre en évidence des e-mails dans la boîte de réception Outlook.

Vous pouvez, par exemple, attribuer une couleur spécifique aux messages de vos collaborateurs. Pour ce faire, cliquez sur «Ajouter» pour créer une nouvelle règle. Par défaut, la désignation de cette règle est «Sans titre». Cliquez sur «Condition…» pour saisir par exemple le nom de domaine de votre entreprise dans le champ «De…», «@swisscom.com» dans notre cas.

Cliquez sur «Ok» et entrez un nom pour la nouvelle règle dans le champ «Nom». Le bouton «Police…» vous permet de sélectionner la mise en forme souhaitée. Vous pouvez combiner la mise en forme conditionnelle avec des règles de boîte de réception pour optimiser votre vue d’ensemble.

Afficher plusieurs fuseaux horaires dans le calendrier Outlook

Le calendrier Outlook peut afficher plusieurs fuseaux horaires.

Si vous vous déplacez fréquemment dans d’autres fuseaux horaires ou collaborez régulièrement avec des partenaires commerciaux à l’étranger, vous pouvez afficher des fuseaux horaires supplémentaires dans votre calendrier Outlook. Lorsque votre calendrier est ouvert sur votre semaine (de travail), cliquez en haut de la colonne de l’heure avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur «Changer de fuseau horaire» pour ouvrir la fenêtre «Options» qui contient les paramètres du calendrier.

La section «Fuseaux horaires» vous permet désormais d’afficher des fuseaux horaires supplémentaires. Saisissez un nom pour chaque fuseau horaire supplémentaire et cliquez sur «Ok». De cette façon, vous pourrez identifier plus facilement les différents fuseaux horaires dans votre calendrier.

Pour accéder aux options Outlook, vous pouvez aussi cliquer sur «Fichier > Options».

Article mis à jour de février 2018.

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