Huit critères pour l’acquisition d’un système de caisse
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Huit questions avant d’acheter ou de louer une caisse enregistreuse

Vous ouvrez un café, un salon de coiffure ou un magasin? Ou alors vous développez votre propre réseau de filiales? Toutes nos félicitations. C’est un pas important et courageux vers l’avenir. Nous avons compilé pour vous huit questions importantes avant de choisir une nouvelle caisse enregistreuse.

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Simplifiez votre quotidien au travail avec Business POS. La nouvelle solution de caisse de Swisscom combine des fonctionnalités de stock, de boutique en ligne, de réservations en ligne, de gestion des clients et plus encore.

De nombreuses raisons justifient l’acquisition d’un nouveau système de caisse ou d’un nouveau logiciel de caisse. Même à un autre moment qu’à l’ouverture. Par exemple, si la caisse enregistreuse vous a donné satisfaction au fil des années, mais qu’elle est désormais obsolète et ne permet pas de planifier le personnel. Ou parce qu’elle tombe plus souvent en panne, ou encore que le partenaire informatique doit être mandaté et payé pour chaque modification de la gamme de produits.

1. De quelles fonctions de base avez-vous besoin?

Un système de caisse moderne est bien plus qu’une simple caisse enregistreuse. Vous pouvez l’utiliser pour contrôler de manière centralisée toutes les activités du point de vente (POS). Demandez-vous quelles fonctions sont importantes pour vous.

Un système de caisse moderne…

  • dispose d’interfaces ouvertes pour des accessoires. Le tiroir-caisse, l’imprimante de reçus et le terminal de paiement font partie de l’équipement de base.
  • accepte plusieurs modes de paiement sans espèces.
  • est extensible et compatible, par exemple, avec des programmes de comptabilité, de gestion des marchandises ou des systèmes de réservation en ligne. Dans l’idéal, vous pouvez utiliser des modules logiciels intégrés sans frais supplémentaires.
  • simplifie la clôture journalière, transfère toutes les données à votre comptabilité et règle la TVA.
  • propose des évaluations simples et montre, par exemple, les produits top et flop ou le jour où le chiffre d’affaires est le plus élevé dans un tableau de bord, afin que vous puissiez déployer le personnel de manière pertinente, acheter les bons produits et augmenter le chiffre d’affaires.
  • est directement connecté à la gestion des marchandises et commande automatiquement les produits en rupture de stock ou vous en avertit.
  • sauvegarde toutes les données de manière centralisée afin que vous puissiez y accéder partout et à tout moment depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette.
  • est compatible avec le logiciel de boutique si vous gérez une boutique en ligne et souhaitez la relier à la caisse enregistreuse et au système de gestion des marchandises. Ici aussi, il existe des solutions intégrées avec une boutique en ligne. Cela vous permet d’éviter les interfaces.

Important: le système de caisse doit vous décharger d’un maximum de tâches répétitives qui vous prennent du temps pour vous puissiez vous concentrer sur vos clients ou invités.

2. De quelles fonctions spécifiques au secteur avez-vous besoin?

Un système moderne offre toutes les fonctions de base et peut être facilement adapté à vos besoins personnels.

Bar, café, food truck et restaurant

Avec un système de caisse moderne (appareils fixes et/ou mobiles), vous pouvez notamment:

  • planifier le personnel et attribuer les horaires de travail,
  • proposer un calendrier en ligne avec réservation de tables,
  • prendre les commandes à la table et les transmettre automatiquement à la cuisine,
  • ajuster automatiquement les prix en fonction de l’heure, par exemple pendant un happy hour, et
  • encaisser sans argent liquide ou, si souhaité, en divisant facilement l’addition sans faire les comptes manuellement.

Salon de coiffure et de beauté

Avec un système de caisse moderne, vous pouvez notamment:

  • planifier le personnel et attribuer les horaires de travail,
  • proposer un calendrier en ligne avec prise de rendez-vous avec la personne souhaitée,
  • tenir le dossier du client et indiquer ses demandes,
  • émettre des bons sous forme numérique, par exemple pour des campagnes de promotion ou des cartes de fidélité, et les envoyer avec un SMS ou un e-mail, et
  • tenir les statistiques de vente et gérer les stocks.

Commerce de détail

Avec un système de caisse moderne, vous pouvez notamment:

  • planifier le personnel et attribuer les horaires de travail,
  • identifier les produits les plus vendus et planifier les promotions pour stimuler les ventes,
  • identifier les meilleurs horaires et adapter les heures d’ouverture,
  • émettre des cartes de fidélité ou de réduction sous forme numérique et les envoyer par SMS ou par e-mail et
  • gérer les retours et les stocks, ainsi que réapprovisionner les produits.

3. La caisse enregistreuse est-elle simple d’utilisation?

Plus la caisse enregistreuse est simple à utiliser, plus vous pouvez travailler rapidement avec elle. Cela vous permet d’économiser du temps et de l’argent et, en même temps, de réduire le risque d’erreurs de fonctionnement qui sont frustrantes pour les clients ou les invités. Il est important que les produits et fonctions les plus populaires soient directement accessibles, de préférence sur la première page de l’écran. Avec un système bien pensé, vous pouvez créer des profils différents (par exemple, pour des sites différents), ajouter ou supprimer des produits et des images, ou encore ajuster les prix sans aide extérieure.

Un coiffeur sert une cliente à la caisse.

4. Le service clientèle est-il vraiment bon?

Certains fournisseurs ne font qu’envoyer le matériel et un manuel. D’autres vous assisteront dans l’installation. Si vous voulez jouer la carte de la sécurité, choisissez un fournisseur qui propose, en plus de l’installation sur place, une formation initiale ou encore un mois d’assistance gratuite.

Si vous avez des questions ou si le système de caisse tombe en panne, les heures et délais d’assistance jouent un rôle important. Surtout lorsque des clients ou invités doivent attendre. Choisissez un fournisseur disposant d’une hotline gratuite, joignable en dehors des heures de bureau ou le week-end, et capable de vous aider rapidement. Par téléphone ou, mieux encore, par accès à distance. Vérifiez à quelle vitesse la caisse peut être remplacée en cas d’urgence.

5. Le système de caisse est-il sûr?

Les systèmes de caisse modernes sauvegardent les données dans un centre de calcul. Elles y sont disponibles à toute heure du jour ou de la nuit, depuis partout, et sont à l’abri du vol, du feu ou de l’eau, contrairement à une caisse enregistreuse locale. La sécurité en cas de panne est tout aussi importante que la sécurité des données. Un modèle avec une carte SIM comme alternative est toujours connecté à Internet, même si la ligne directe tombe en panne. Choisissez un système qui a fait ses preuves provenant d’un fournisseur réputé qui met régulièrement ses logiciels à jour. Ainsi, le système d’encaissement sera protégé contre les attaques et répondra à toutes les dispositions légales.

6. En fin de compte, combien coûte la caisse enregistreuse?

Vous pouvez acheter ou louer un système de caisse. Le prix dépend des fonctions et il est difficile de le comparer, car les caisses enregistreuses diffèrent largement. Comparez non seulement les prix, mais aussi ce qui est inclus. Par exemple l’ajout des produits et l’enregistrement des prix au début, l’installation et la mise en réseau, ou encore la formation. En cas de location: la sauvegarde et les mises à jour sont-elles incluses?

Un système de caisse moderne comprenant le matériel, les logiciels, les licences et les services d’assistance coûte de 90 à 160 francs par mois. Les modules tels que la boutique en ligne ou la réservation en ligne entraînent souvent des coûts supplémentaires. Faites attention à la quantité de service à la clientèle incluse et aux extras. La première offre que vous recevez n’est pas bon marché si, par exemple, vous devez payer un supplément pour une licence ou une assistance pour chaque appareil.

Caisse mobile sur le smartphone pour la restauration

7. Quels sont les périphériques et l’infrastructure dont vous avez besoin?

Les interfaces et les périphériques sont souvent oubliés au moment de choisir le bon système de caisse:

  • Disposez-vous de suffisamment de prises de courant et d’une connexion Internet fiable?
  • Avez-vous besoin d’une caisse enregistreuse fixe avec un grand écran et/ou des dispositifs mobiles?
  • Avez-vous suffisamment d’espace pour installer une caisse enregistreuse fixe sur le comptoir?
  • Voulez-vous intégrer des dispositifs existants, tels que des imprimantes ou des scanners?
  • La caisse enregistreuse doit-elle être compatible avec Android, iOS ou Windows en raison des périphériques?
  • Avez-vous besoin d’un système pour un seul site ou souhaitez-vous mettre en réseau plusieurs sites?

8. Le système de caisse restera-t-il adapté dans le futur?

Les systèmes de caisse basés sur le cloud sont extensibles. Vous pouvez commencer avec une seule caisse enregistreuse et agrandir progressivement le système. Par exemple, avec une deuxième caisse enregistreuse ou un nouveau site. Il est important que vous puissiez compléter le système par des caisses fixes ou mobiles, le mettre en réseau avec les systèmes de caisses enregistreuses d’autres sites et le gérer de manière centralisée depuis un seul endroit. Vous devriez également être en mesure d’étendre le système avec des périphériques supplémentaires tels que des imprimantes ou des scanners. Si le fournisseur met régulièrement à jour le logiciel et intègre en permanence de nouvelles fonctions de paiement, vous êtes paré(e) pour l’avenir. Votre système de caisse évoluera avec vous.

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Simplifiez votre quotidien au travail avec Business POS. La nouvelle solution de caisse de Swisscom combine des fonctionnalités de stock, de boutique en ligne, de réservations en ligne, de gestion des clients et plus encore. Assistez à la démonstration en ligne pour apprendre comment vous pouvez vous aussi bénéficier de ces avantages.

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