Conseils pour planifier les jours de congé, les jours fériés et d’autres absences professionnelles
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Voici comment planifier vos absences de manière optimale

Les fêtes de fin d’année et la nouvelle année. Pour de nombreuses PME, l’activité se calme et des vacances, ou tout du moins quelques jours de congé, sont prévues. Vous profiterez mieux de votre absence bien méritée si vous vous y préparez bien. Cette check-list vous aidera.

Votre esprit restera dégagé et vous profiterez mieux de votre temps libre si vous vous occupez de tout ce qui doit être fait avant les vacances ou les congés. Vous avez probablement noté les tâches à venir sur votre liste des choses à faire. Peut-être allez-vous vider votre boîte de réception avant les fêtes de fin d’année. Cette check-list vous aidera à planifier votre absence.

Informez vos collègues et vos contacts de votre absence

  • Si votre magasin, votre boutique, votre restaurant, etc. ferme ou si vous modifiez vos horaires d’ouverture pendant les fêtes, informez vos clients en temps utile sur tous les canaux, c’est-à-dire dans le magasin, sur votre site Internet, dans votre newsletter, sur Google My Business et sur local.ch, dans l’application, sur votre page Facebook, sur Xing et sur LinkedIn, etc.
  • Indiquez à votre télésecrétariat (si vous en utilisez un) où vos appels doivent être transférés.
  • Informez en temps utile vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires commerciaux et les autres organismes externes de votre absence, par e-mail ou avec finesse en l’indiquant dans votre signature. Vous y mentionnerez également le nom de votre suppléant.
  • Configurez un message d’absence dans Outlook (ou dans votre programme de messagerie préféré).
  • Inscrivez les jours de congé dans votre calendrier. Un calendrier en ligne, tel que celui de Microsoft 365, est idéal à cet effet, car vos collaborateurs peuvent voir les absences dans votre calendrier et vice versa.

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Planification des jours de congé

  • Communiquez votre suppléance et organisez une réunion de passage de relais.
  • Décidez comment, quand et pour qui vous serez joignable et à qui les autres appels doivent être transférés. La méthode la plus simple consiste à effectuer cette planification au moyen d’applications de téléphonie fixe modernes pour smartphones. De cette façon, vous déterminez facilement pour qui vous êtes joignable pendant vos absences et pour qui vous préférez transférer l’appel à votre suppléant. Si vous utilisez Swisscom Smart Business Connect, vous pouvez également connecter Microsoft Teams à votre téléphonie fixe.
  • En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez également proposer un service d’astreinte ou d’urgence pendant les fêtes de fin d’année. Planifiez l’affectation des collaborateurs en temps utile et indiquez sur votre site Internet comment les clients peuvent joindre votre entreprise en cas d’urgence.
  • Le dernier jour, réservez du temps pour les travaux de dernière minute.
  • Planifiez les thèmes de la réunion de passation avec votre suppléant.
  • Décidez qui doit arroser les plantes dans le magasin.

Déléguez les tâches et les travaux

  • Donnez les autorisations nécessaires à votre suppléant, par exemple l’e-banking, l’accès aux documents numériques sur le service de stockage en ligne, la comptabilité ou, de manière physique, sous la forme de la clé de la boîte aux lettres.
  • Répartissez les tâches qui doivent être réalisées pendant votre absence.
  • Faites éventuellement transférer votre courrier.

Article mis à jour datant de juin 2017.

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