Exemples concrets des avantages du cloud pour les PME
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Huit exemples concrets pour rendre les PME plus efficaces grâce au Cloud

Parfois, ce sont de petites choses qui apportent de grands avantages. Parmi ces exemples concrets d’application du cloud, certains sont rapides à mettre en œuvre. Ils permettent aux entreprises non seulement d’être plus efficaces et de gagner du temps, mais également de gagner en professionnalisme.

Vous utilisez probablement déjà le cloud, par exemple pour votre site Internet ou vos e-mails. Pourtant, les possibilités du cloud sont bien plus vastes. Ces exemples tirés de la pratique vous montrent comment faire gagner du temps à votre entreprise et la rendre plus efficace grâce aux offres cloud. Si cela se révèle particulièrement avantageux pour les entreprises avec service extérieur, de manière plus générale, c’est également le cas pour toutes les autres – tout du moins lorsqu’il s’agit de protéger les documents commerciaux.

1. Les collaborateurs bien informés paraissent plus professionnels

Commençons par une situation classique: vos collaborateurs du service extérieur ou vous-même êtes en déplacement. Vous et vos collaborateurs avez vraisemblablement accès à vos e-mails et rendez-vous sur votre téléphone portable. Vous pouvez ainsi consulter à tout moment les rendez-vous de la journée. Cela permet de gagner du temps, le service extérieur sachant toujours où il doit se rendre; plus besoin de clarifications par téléphone ou de trajets inutiles.

On retrouve les mêmes avantages en plaçant les données utiles au travail quotidien sur un stockage en ligne. Offres, commandes, informations sur les projets, données d’un client, plans et photos (et bien plus encore): tout est à portée de main, à tout moment, et dans sa version actuelle. La version papier peut être oubliée au bureau, ou n’être plus à jour. Smartphone, tablette ou ordinateur portable sont en revanche toujours disponibles (ok, presque toujours). Des collaborateurs bien préparés et informés donnent une impression de professionnalisme aux clients: l’impression qu’ils comprennent leur entreprise. Cela contribue à susciter la confiance et à renforcer les relations avec les clients.

2. Enregistrer la situation à l’aide de l’appareil photo du smartphone

Dans de nombreuses professions, il y a des moments où l’appareil photo du smartphone est un outil de travail utile. Situations, croquis, etc. peuvent être enregistrés et partagés sur un stockage ou service de photo en ligne et faire l’objet de discussions. Quelques exemples:

  • Le chef de projet documente la situation sur le chantier à l’aide de photos ou de vidéos pour pouvoir donner par la suite des instructions aux monteurs au siège de l’entreprise.
  • Le paysagiste prend des photos du jardin lors du premier entretien avec le client afin de pouvoir ensuite faire des propositions d’aménagement.
  • Une société immobilière photographie un appartement pour illustrer l’annonce.
  • Après une réunion au bureau, un participant enregistre le tableau blanc et les post-it avec l’appareil photo de son smartphone et partage ensuite les photos avec toute l’équipe.

3. Remplacer rapidement les smartphones défectueux sans perdre de données

Dans le service extérieur, les smartphones sont souvent exposés à des conditions tout sauf idéales. Poussière, salissure, humidité, chaleur et froid mettent les assistants mobiles à rude épreuve. Les smartphones doivent donc souvent être remplacés pour cause de défaillances. Il est d’autant mieux de pouvoir le faire rapidement et sans perdre de données!

La synchronisation des données par cloud y contribue. Contacts, photos, documents Office, etc., peuvent être stockés en ligne. Une sauvegarde des données de tout l’appareil – elle aussi sur le cloud – facilite le remplacement. Cela concerne en particulier les smartphones qui ne s’allument plus ou ceux dont l’écran est défectueux. Si toutes les données sont enregistrées non seulement sur le smartphone, mais également sur le cloud, vous faites gagner du temps à vos collaborateurs lors du remplacement d’un appareil défectueux.

4. Permettre l’administration des PME à domicile via le cloud

Le week-end est souvent le moment où la direction trouve le temps de s’occuper de l’administration. Et peut-être les responsables ne veulent-ils pas non plus que les collaborateurs puissent jeter un œil à la comptabilité qui s’affiche à l’écran, au bureau. Il est d’autant plus pratique de pouvoir s’en occuper de chez soi. Un logiciel pour la comptabilité, la facturation, les relances, etc. basé sur le cloud répond à ces exigences. Plus besoin de se rendre au bureau.

Et cela ne s’applique pas seulement aux données d’entreprise sensibles. De manière générale, le cloud facilite le flux d’informations dans l’entreprise, mais aussi avec les fournisseurs et les clients. Un stockage en ligne comme Microsoft OneDrive et SharePoint Online permet un accès sécurisé aux documents depuis n’importe où. Il facilite également, en particulier, le télétravail. Autre avantage: plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document.

En suivant ces conseils, vous travaillez efficacement en déplacement et en visites clients.
A l’atelier, chez les clients ou chez vous: votre bureau n’est jamais loin grâce au cloud. (Illustration: Getty Images)

5. Administration flexible et simple des collaborateurs

Dans toute société, il arrive que le personnel change. Cela implique de créer, désactiver ou transférer les comptes informatiques, e-mail et autres. Un travail fastidieux s’il faut modifier les comptes à différents endroits. Et un risque en cas d’oubli lors d’un départ.

Les offres cloud comme Office 365 facilitent l’administration des collaborateurs. Vous pouvez ouvrir un compte pour un nouveau collaborateur, ou effectuer un changement de nom en cas de mariage, depuis un point central. Ou encore désactiver un accès pour lequel la licence expire. Cela permet de gagner du temps lors des mutations et vous aide à ne payer que les licences dont vous avez vraiment besoin.

6. Elargir l’espace mémoire du cloud en quelques clics

Plus une entreprise se numérise, plus elle crée de données. La boîte de réception se remplit, les offres et commandes doivent être stockées. Et si des photos sont souvent utilisées, ces dernières prennent également plus de place.

Si ces données sont toutes locales ou hébergées sur le réseau d’entreprise, cela entraîne une lourde charge. Le serveur ou le serveur d’accès au réseau (NAS) réclame de nouveaux disques durs qu’il faut acheter et mettre en service. Il ne faut pas non plus oublier de sauvegarder les données. L’accroissement du volume de données nécessite plus de temps et d’espace.

Sur le cloud, l’augmentation de l’espace mémoire n’est pas gratuite non plus; mais au moins, elle ne prend que quelques clics. Il est ainsi possible de louer de l’espace supplémentaire. C’est également le cas d’autres ressources, par exemple la puissance de calcul d’un serveur sur le cloud. Et si les besoins en ressources diminuent à nouveau, il suffit de résilier les capacités excédentaires.

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7. Mises à jour logicielles incluses

Combien de temps passez-vous à mettre à jour les logiciels et systèmes d’exploitation de votre entreprise? Peut-être avez vous également délégué ces tâches à votre fournisseur de systèmes informatiques dans le cadre d’un contrat de service.

Si les mises à jour sont négligées ou appliquées tardivement, des failles de sécurité et surfaces d’attaque peuvent apparaître et être exploitées par des cybercriminels. Le mot-clé? Crypto-ransomware, un logiciel qui crypte toutes les données disponibles et ne les libère que contre rançon.

Si vous utilisez des logiciels depuis le cloud, vous passez moins de temps sur ces questions tout en bénéficiant d’un produit constamment à jour. En effet, le fournisseur s’occupe du suivi permanent et des mises à jour, qui sont inclus dans l’abonnement.

8. La panne matérielle est inévitable

Nul besoin d’imaginer le pire, comme un incendie ou un dégât des eaux. Peut-être quelqu’un va-t-il renverser du café sur un appareil, ou une panne de courant, un court-circuit vont-ils endommager les composants électroniques sensibles. Peut-être le mécanisme d’un disque dur va-t-il rendre l’âme. Et cela arrivera à coup sûr au pire moment possible.

Avec le cloud, vous pouvez apprécier un peu plus votre café, car les données stockées sur le cloud sont protégées de telles pannes. Et cela s’applique aussi bien aux données utilisées au quotidien qu’aux sauvegardes.

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