Comment les PME collaborent efficacement avec des partenaires externes
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Comment travailler efficacement avec des partenaires externes

Comme en témoignent les sauvegardes sur le nuage et les réunions en ligne, la collaboration au sein de l’entreprise vient de passer à fond au numérique. Mais comment communiquer efficacement avec les fournisseurs, les clients et les partenaires commerciaux? Ces exemples pratiques montrent comment vous pouvez bénéficier de la numérisation dans le cadre d’une collaboration avec des partenaires externes.

La crise du coronavirus a accéléré la numérisation dans les PME. Mais où exactement? Le télétravail permet d’organiser des réunions en ligne et par visioconférence. Par ailleurs, les répertoires de fichiers partagés et les outils de messagerie instantanée ont certainement facilité et amélioré la communication à distance. Ils ont permis au personnel de maintenir une certaine proximité, au moins virtuelle.

Tirer les leçons de la numérisation interne

Selon une enquête menée auprès de PME suisses, la part du personnel en télétravail a presque quadruplé pendant le premier confinement. Une réunion sur cinq se tient en ligne. Les entreprises sont passées au numérique ces derniers mois, du moins en ce qui concerne la communication interne. Vous vous êtes certainement vous aussi habitué à utiliser les différents canaux numériques et vous avez assurément découvert leurs avantages.

Dans ce cas, pourquoi ne pas profiter de ces avantages dans la communication numérique et la collaboration avec des partenaires externes, c’est-à-dire avec des fournisseurs, des partenaires et des clients? Les entreprises en sortiraient gagnantes, notamment en termes d’efficacité, de temps et d’argent.

Ces trois facteurs étant liés. Examinons les détails et quelques exemples d’application concrets. Comme les applications Office sont très répandues, les exemples se rapportent à Microsoft 365.

Atteindre au lieu d’attendre: une communication numérique efficace

Réduire le nombre d’étapes pour atteindre un objectif ou éviter des demandes de renseignements sont deux approches de l’efficacité au travail. Ces exemples spécifiques illustrent ce point.

  • Lorsque vous intégrez la téléphonie fixe à Microsoft Teams, vous êtes disponible de n’importe où. Avec l’application Teams sur votre smartphone ou sur votre ordinateur portable, vous pouvez utiliser votre numéro de téléphone fixe en déplacement, si bien qu’il est plus facile de vous joindre. Si vous ne voulez pas être dérangé, configurez un transfert d’appels automatique.
  • Grâce à l’intégration de la téléphonie, vous pouvez accéder au carnet d’adresses central de votre entreprise dans Microsoft 365 à partir de Teams et passer des appels d’un clic de souris. Il suffit de conserver les adresses en un seul endroit au lieu de les inscrire dans des carnets distincts pour la téléphonie et Office.
  • Utilisez un répertoire de données partagé sur le nuage pour les projets menés conjointement avec des entreprises externes. Toutes les informations pertinentes seront stockées en un seul et même endroit, il sera inutile d’expédier des documents et vous serez certain que tous les participants disposent des informations les plus récentes à tout moment.
  • Mettez en place des chats de groupe et des réunions en ligne entre entreprises pour accélérer les échanges avec tous les collègues.

Success Story

Success Story: Teams Telefonie von Swisscom

SWISSCOFEL, l’association suisse du commerce
de fruits, de légumes et de pommes de terre, utilise la téléphonie Teams de Swisscom pour sa communication interne et externe. Lisez la success story pour découvrir comment l’association économise sur les frais de téléphonie et de réunion.

Eliminez les activités chronophages en utilisant des applications en ligne

Il va de soi que travailler efficacement permet aussi de gagner du temps. Grâce à des solutions de communication numériques, vous pouvez également éliminer de nombreuses petites activités chronophages, comme le montrent ces exemples:

  • Si vos fournisseurs et partenaires commerciaux utilisent également Teams, vous constaterez leur disponibilité dans l’indication de leur statut. Vous réduisez ainsi le nombre d’appels infructueux et il vous suffit d’envoyer un message instantané en guise d’alternative.
  • Les systèmes de prise de rendez-vous et de réservation en ligne évitent aux collaborateurs d’interrompre leur travail pour répondre aux demandes. Les clients peuvent également prendre des rendez-vous en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise.

Il existe différentes solutions pour les rendez-vous et les réservations telles que MyCOCKPIT et MyLOCALINA de localsearch ou Microsoft Bookings dans les versions professionnelles de Microsoft 365.

Réduisez vos dépenses en faisant des économies grâce à des processus numérisés

La numérisation de certains processus vous fera gagner non seulement du temps, mais aussi de l’argent parce que les dépenses disparaissent. Tel est le cas dans les situations suivantes:

  • Envoyez vos factures par voie électronique, faites des économies sur vos fournitures de bureau, votre toner et vos frais de port.
  • En cas de réparations, de problèmes sur le chantier, etc., vous pouvez envoyer des photos aux responsables ou présenter la situation lors d’une visioconférence. Les agents de service pourront alors se munir directement du matériel nécessaire et éviter les trajets à vide coûteux.

Le meilleur aspect de la collaboration numérique avec des partenaires externes: même lorsque les réunions internes reprendront un jour dans la salle de réunion, vous pourrez continuer à profiter des avantages de la collaboration en ligne avec des externes. Cet investissement se révélera donc intéressant à court et à long terme.

La téléphonie Microsoft Teams de Swisscom

Microsoft Teams se transforme en central téléphonique: avec la téléphonie de Microsoft Teams, il est possible de passer et de recevoir des appels dans le monde entier directement à partir de l’application de bureau ou mobile avec votre numéro de téléphone fixe sans pour autant compromettre la qualité Swisscom à laquelle vous êtes habitué. Votre personnel communiquera plus efficacement et il collaborera plus facilement grâce aux applications intégrées de Microsoft 365.

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