State aprendo un caffè, un salone di parrucchiere o un negozio? O state espandendo la vostra rete di filiali? Congratulazioni per questo grande e coraggioso passo verso il futuro! Abbiamo compilato per voi una serie di otto domande che è importante porsi prima di decidere sull’acquisto di un nuovo sistema di cassa.
I link vi porteranno direttamente alle singole domande:
- Quali funzioni di base deve avere il registratore di cassa?
- Quali funzioni aggiuntive deve avere il registratore di cassa?
- Il registratore di cassa è facile da usare?
- Qual è l’effettiva qualità del servizio clienti?
- Quanto è sicuro il sistema di cassa?
- Qual è il costo complessivo del registratore di cassa?
- Che livello di infrastruttura richiede?
- Il sistema di cassa è a prova di futuro?
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Ci sono molte ragioni per passare a un nuovo sistema o a un nuovo software di cassa, anche dopo l’apertura di un’attività. Ad esempio, se il registratore di cassa vi ha servito bene per anni, ma è ormai obsoleto e non supporta la gestione del personale. Oppure perché si rompe più spesso o perché ogni modifica all’assortimento richiede l’intervento a pagamento del partner IT.
1. Quali funzioni di base deve avere il registratore di cassa?
Un moderno sistema POS è molto più di un registratore di cassa e può essere usato per controllare centralmente tutte le attività del punto vendita (POS). Chiedetevi quali funzioni sono importanti per voi.
Un moderno sistema di cassa…
- ha interfacce aperte per gli accessori. Cassetto, stampante per scontrini e terminale di pagamento fanno parte della dotazione minima.
- accetta diverse opzioni di pagamento senza contanti.
- è espandibile e, ad esempio, compatibile con programmi per contabilità, gestione delle merci o sistemi di prenotazione online. Nel caso ideale, consente l’uso di moduli software integrati senza costi supplementari.
- semplifica la chiusura giornaliera, trasferisce tutti i dati alla vostra contabilità e detrae l’IVA.
- offre valutazioni semplici, ad esempio indicando i prodotti top e flop o il giorno con il maggior fatturato in un pannello di controllo, per aiutarvi a impiegare il personale in modo adeguato, comprare i prodotti giusti e aumentare le vendite.
- è direttamente collegato alla gestione della merce, ordina automaticamente i prodotti che si esauriscono o vi avvisa della situazione.
- memorizza tutti i dati a livello centrale, in modo che possiate accedervi ovunque e in qualsiasi momento con il vostro computer, smartphone o tablet.
- è compatibile con il software del vostro eventuale negozio online, qualora vogliate collegarlo al registratore di cassa e al sistema di gestione delle merci. Anche qui esistono soluzioni integrate con shop online. E così evitate le interfacce.
Importante: Il sistema di cassa POS dovrebbe liberarvi dal maggior numero possibile di quelle attività di routine che vi rubano molto tempo, in modo che possiate concentrarvi sui vostri clienti o ospiti.
2. Di quali funzioni specifiche del settore avete bisogno?
Un sistema moderno offre tutte le funzioni di base e può essere adattato alle vostre esigenze individuali con un intervento minimo.
Bar, caffetteria, food truck e ristorante
Con un moderno sistema di cassa (apparecchi fissi e/o mobili) potete, tra le altre cose:
- pianificare il personale e assegnare i turni,
- offrire un calendario online con prenotazione tavoli,
- prendere gli ordini al tavolo e inoltrarli automaticamente alla cucina,
- regolare automaticamente i prezzi su base oraria, ad esempio durante l’happy hour, e
- gestire i pagamenti senza contanti o, se richiesto, dividere il totale tra gli ospiti senza doverlo calcolare manualmente.
Parrucchiere e salone di bellezza
Con un moderno sistema di cassa potete, tra le altre cose:
- pianificare il personale e assegnare i turni,
- offrire un calendario online per la prenotazione di appuntamenti con la persona desiderata,
- creare file per i clienti, in cui annotarne le preferenze,
- emettere buoni digitali, ad esempio per campagne di sconto o carte fedeltà, e inviarli con un SMS o una e-mail,
- tenere statistiche di vendita e gestire il magazzino.
Commercio al dettaglio
Con un moderno sistema di cassa potete, tra le altre cose:
- pianificare il personale e assegnare i turni,
- identificare i prodotti più venduti e programmare le promozioni per aumentare le vendite,
- individuare i momenti migliori e adeguare gli orari di apertura,
- emettere carte cliente o carte sconto in modo digitale e inviarle con un SMS o una e-mail e
- gestire i resi e l’inventario, ordinare i prodotti esauriti.
3. Il registratore di cassa è facile da usare?
Una maggiore facilità d’uso del registratore di cassa fa aumentare di conseguenza la vostra velocità operativa. Così risparmiate tempo e denaro al momento di introdurre il nuovo sistema e, contemporaneamente, riducete il rischio di errori che infastidiscono clienti e ospiti. È importante che i prodotti più richiesti e le funzioni più usate siano direttamente accessibili, preferibilmente dalla prima pagina dello schermo. Con un sistema ben congegnato, potete creare diversi profili (ad esempio, per sedi diverse), aggiungere o rimuovere prodotti e immagini e modificare i prezzi senza aiuto esterno.
4. Qual è l’effettiva qualità del servizio clienti?
Ci sono fornitori che si limitano a inviare l’hardware e un manuale, mentre altri vi assistono nell’installazione. Se volete andare sul sicuro, scegliete qualcuno che, oltre all’installazione sul posto, vi offra anche una formazione iniziale e, ad esempio, un mese di supporto gratuito.
Se avete domande o il sistema di cassa si guasta, i tempi di intervento dell’assistenza giocano un ruolo importante. Soprattutto quando i clienti o gli ospiti devono aspettare. Scegliete un fornitore con una hotline gratuita, raggiungibile al di fuori dell’orario d’ufficio o nei fine settimana e in grado di fornire aiuto in tempi rapidi. Al telefono o, meglio ancora, tramite accesso remoto. Chiarite i tempi di sostituzione della cassa in caso di emergenza.
5. Quanto è sicuro il sistema di cassa?
I moderni sistemi di cassa memorizzano i dati in un centro di calcolo, dove sono disponibili 24/7 indipendentemente dalla posizione, nonché al sicuro da furti, fuoco o acqua, a differenza di una cassa locale. L’affidabilità è importante quanto la sicurezza dei dati. Un modello con una carta SIM come alternativa è sempre connesso a internet, anche in caso di guasti alla linea dedicata. Scegliete un sistema affermato di un fornitore conosciuto, che aggiorna regolarmente il suo software. Così il sistema di cassa è protetto dagli attacchi e rispetta tutti i requisiti legali.
6. Qual è il costo complessivo del registratore di cassa?
Un sistema di cassa si può comprare o noleggiare. I prezzi dipendono dalle caratteristiche e proprio per questo sono difficili da confrontare tra loro. Considerate non solo i prezzi, ma anche ciò che è incluso. Ad esempio, l’aggiunta di prodotti e la registrazione dei prezzi all’inizio, l’installazione, il collegamento in rete o l’addestramento. Se preferite il noleggio: backup e aggiornamenti sono inclusi?
Un moderno sistema POS con hardware, software, licenze e servizi di supporto costa da 90 a 160 franchi al mese. I moduli come il negozio online o la prenotazione online comportano spesso dei costi aggiuntivi. Chiarite cosa è incluso nel servizio clienti e cosa va pagato a parte. L’offerta migliore non è vantaggiosa se, ad esempio, si deve acquistare una licenza per ogni apparecchio o pagare l’assistenza.
7. Di quali periferiche e infrastrutture avete bisogno?
Nella ricerca del sistema di cassa ideale spesso non si tiene conto di interfacce e periferiche:
- Avete abbastanza prese di corrente e una connessione internet affidabile?
- Avete bisogno di un registratore di cassa fisso con un grande display e/o di apparecchi mobili?
- Avete abbastanza spazio per un registratore di cassa stazionario sul bancone o sul banco del negozio?
- Volete integrare gli apparecchi esistenti, ad esempio stampanti o scanner?
- Il registratore di cassa deve essere compatibile con Android, iOS o Windows a causa delle periferiche?
- Avete bisogno di un sistema per una sola sede o volete collegare in rete diverse filiali?
8. Il sistema di cassa è a prova di futuro?
I sistemi di cassa basati sul cloud sono espandibili. Si può iniziare con un solo registratore di cassa e ampliare gradualmente il sistema. Ad esempio, con un secondo apparecchio o una nuova sede. È importante che possiate integrare il sistema con registratori di cassa fissi o mobili, collegarlo in rete con i sistemi di registratori di cassa di altre sedi e gestirlo centralmente da una posizione. Dovreste anche essere in grado di espandere il sistema con dispositivi aggiuntivi come stampanti o scanner. Se il fornitore aggiorna regolarmente il software e integra continuamente nuove funzioni di pagamento, siete pronti per il futuro. Il vostro sistema di cassa cresce con voi.
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