In ufficio, in cantiere, presso un vostro cliente o in albergo: un’organizzazione oculata, unitamente a documenti, contatti e calendario nel cloud, vi permette di gestire il lavoro ovunque e in modo flessibile con computer, smartphone e tablet, semplificando così la collaborazione con dipendenti, clienti e fornitori e lavorando in modo efficiente. I consigli.
Con lo smartphone avete l’ufficio sempre a portata di mano, anzi di tasca. Grazie al collegamento internet, quando siete in giro o dai clienti potete accedere al calendario, agli indirizzi e al cloud. In questo modo avete sempre sotto controllo il piano e l’organizzazione del lavoro e siete sempre aggiornati. Inoltre, tramite smartphone o tablet potete sbrigare ovunque le attività d’ufficio in sospeso. Ecco alcuni suggerimenti di cui fare tesoro.
Utilizzare le memorie online per i documenti
Il modo più semplice e sicuro per poter accedere ovunque ai propri documenti è una memoria online, come ad esempio OneDrive for Business di Microsoft 365. Organizzate il vostro archivio in modo che i documenti di cui avete bisogno si trovino nel cloud. Il software del notebook garantisce la sincronizzazione; potete pertanto lavorare anche offline, cioè senza collegamento internet. Non appena vi ricollegherete, i documenti verranno trasferiti nel cloud.
È un sistema molto efficiente: potete discutere i progetti direttamente via computer, elaborare il preventivo insieme al cliente o mostrare al vostro pubblico la versione più aggiornata di una presentazione.
La memoria cloud presenta inoltre due ulteriori vantaggi da non sottovalutare. Da un lato l’archiviazione online, mettendo i file a disposizione di altre persone, agevola la collaborazione e permette a tutti di lavorare allo stesso documento evitando la circolazione di versioni differenti dello stesso documento e la conseguente, faticosa sintesi manuale delle modifiche. Dall’altro lato, il cloud vi protegge dalla perdita di dati poiché i file sono salvati in sicurezza indipendentemente dal dispositivo utilizzato, e continueranno a essere disponibili anche in caso di guasto del notebook.
Scambio di dati tra smartphone/tablet e computer
Utilizzate il vostro smartphone per scattare foto e girare video, ad esempio in cantiere? Allora vorrete sicuramente selezionare ed elaborare questi media quando siete in giro o, al più tardi, nel vostro ufficio. I dati possono essere trasferiti secondo due modalità: potete caricare foto e video su una memoria online, per poi scaricarli sul computer, oppure potete trasferire i file direttamente da un dispositivo all’altro. Quanto maggiore è il volume dei dati, tanto più efficiente è il trasferimento diretto.
Per la sincronizzazione tramite cloud potete utilizzare la vostra normale memoria online, come ad esempio OneDrive for Business. Oppure ricorrete a un archivio fotografico specializzato come Foto di iCloud, Google Foto o Swisscom myCloud. Se scambiate foto e video tra iPhone e Mac, il sistema più semplice è iCloud. Per quanto riguarda il trasferimento diretto dallo smartphone al computer, la modalità dipende dai sistemi utilizzati:
- Da iPhone a Mac: per trasferire file via WLAN utilizzate AirDrop. Il processo è un po’ più veloce se collegate l’iPhone con il Mac tramite USB e importate i file con la app «Foto».
- Da iPhone a Windows: se non sincronizzate le foto tramite iCloud, collegate l’iPhone al computer tramite USB e aprite l’app per foto con Windows 10. Altrimenti potete accedere alla memoria delle foto dell’iPhone tramite Windows Explorer.
- Da Android a Mac: la soluzione più semplice è AirDroid. Tramite l’app Android e il desktop client potete accedere dal Mac allo smartphone e trasferire anche foto e video.
- Da Android a Windows: collegate lo smartphone al PC Windows. Quando vi viene chiesto di specificare il tipo di trasferimento, selezionate «Trasferimento media», «Importa foto» o simili. Ora potete importare foto e video con l’app per foto oppure copiarli tramite Windows Explorer. In alternativa potete utilizzare AirDroid come sul Mac.
Panoramica degli appuntamenti semplificata grazie all’accesso al calendario
Fissare un incontro risulta decisamente più facile potendo accedere al calendario degli altri partecipanti. Almeno all’interno dell’azienda, sarebbe opportuno utilizzare calendari salvati online, ad esempio Exchange Online di Microsoft 365. L’assistente della pianificazione di Microsoft Outlook, ad esempio, vi aiuta a trovare una data e un’ora che vadano bene a tutti i partecipanti, risparmiandovi e-mail e telefonate. Allo stesso modo, con un calendario aggiornato potete programmare un appuntamento in modo rapido ed efficiente anche mentre siete in visita presso un cliente.
Se lavorate spesso fuori ufficio, i calendari online presentano un altro pratico vantaggio: potete infatti essere sempre informati sulle attività dei vostri collaboratori e viceversa. A un collaboratore in sede, questo consente ad esempio di fornire informazioni sul vostro rientro in azienda con una semplice occhiata al calendario, senza dovervi disturbare al telefono. I calendari online contribuiscono quindi a incrementare l’efficienza.
Memorizzare i tempi di viaggio nel calendario
Se nella vostra agenda salvate degli appuntamenti con tempi di viaggio abbastanza lunghi, potete memorizzare direttamente anche la durata del viaggio. La modalità dipende dallo smartphone e dal mezzo di trasporto. Se necessario, annotate l’orario a mano nel calendario. Queste app vi possono aiutare in tal senso:
- Se utilizzate il calendario iPhone, potete stabilire il tempo di percorrenza direttamente nell’evento. A questo scopo, dovete indicare il luogo di partenza e di arrivo, in modo che Apple Maps calcoli la durata approssimativa del viaggio, integrandola nel calendario.
- Se viaggiate in treno, potete salvare la durata del viaggio attinta dall’orario FFS come voce del calendario. Funziona sia tramite il sito web FFS, sia nell’app.
- Google Maps non «parla» direttamente con il calendario. Potete però stabilire l’orario di arrivo desiderato nell’itinerario previsto, unitamente a una notifica sull’orario di partenza appropriato. Nel menu a tre punti di Google Maps selezionate «Ricordami di partire in tempo» e stabilite l’orario di arrivo desiderato.
Mantenete aggiornati i vostri contatti sullo smartphone ovunque
Salvando i vostri contatti nel cloud, potete sincronizzare i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail tra notebook e smartphone. In tal modo le informazioni saranno aggiornate su tutti i dispositivi. La modalità maggiormente utilizzata è l’allineamento dei contatti attraverso un gestore cloud, ad esempio Apple (iCloud), Google (G Suite, precedentemente Google Apps) o Microsoft Exchange (Microsoft 365).
Con il vostro dispositivo mobile potete così sincronizzare contatti, indirizzi e-mail e calendari dei seguenti gestori:
Sincronizzazione con iOS
Per la configurazione aprite le impostazioni:
- iCloud: alla voce «iCloud» aggiungere l’account iCloud (se non è già stato fatto nella configurazione dell’iPhone/iPad)
- Account G Suite/Google: alla voce «Posta (o «Contatti» o «Calendario») > Account > Aggiungi account > Google». Quindi scegliere gli elementi da sincronizzare (posta, contatti, calendario)
- Microsoft 365: come sopra, ma tipo di account «Exchange»
Sincronizzazione con Android
- iCloud: sincronizzazione solo tramite altre app, quali iCloud Contacts Sync per i contatti o iCalendar Sync Cloud per l’agenda. Per accedere alla posta iCloud, è possibile creare un account IMAP, ad esempio via «Impostazioni > Account > Aggiungi account > IMAP». Le impostazioni del server di posta sono disponibili alla pagina di supporto di Apple.
- Account G Suite/Google: selezionare «Impostazioni > Account > Aggiungi account > Google»
- Microsoft 365: come sopra, ma come tipo di account selezionare «Microsoft Exchange».
Microsoft Office 365 con l'assistenza firmata Swisscom
Utilizzate le applicazioni Office sicure quali Outlook, Word ed Excel in combinazione con servizi cloud quali OneDrive e Teams. E approfittate inoltre dell’assistenza di Swisscom per l’installazione, il trasferimento di dati e le domande degli utenti. In questo modo, in futuro la vostra azienda potrà lavorare in sinergia con flessibilità ed efficienza.
Utilizzare il tablet come secondo schermo
Per alcuni lavori, ad esempio la creazione di una grande tabella o un fotoritocco, uno schermo grande facilita decisamente il lavoro. I notebook generalmente non presentano schermi molto grandi: peso e durata della batteria non consentono di avere dispositivi mobili di grandi dimensioni.
Esiste però una soluzione elegante ed efficace, a patto che abbiate sufficiente spazio sulla vostra scrivania mobile o temporanea: utilizzare un tablet o un smartphone come secondo schermo. Offrono le migliori prestazioni le soluzioni in cui il tablet è collegato al notebook via USB. Un’app sul tablet e un’altra sul notebook assicurano una corretta visualizzazione.
Sul mercato vi sono diversi prodotti che, con una spesa contenuta, consentono di utilizzare il tablet come secondo schermo. Per consentire una maggiore velocità si consiglia una soluzione in grado di funzionare tramite USB, anziché WLAN. Duet supporta solo gli iPad, mentre Splashtop XDisplay supporta iOS e Android. Per quanto riguarda il computer, entrambi gli operatori supportano Windows e Mac.
Organizzate la vostra giornata in anticipo
E infine la cosa più importante: pianificando la giornata la sera prima, avete tutto sotto controllo e al riparo da imprevisti (nei limiti del possibile). Questi cinque consigli vi aiutano a pianificare la giornata di domani.
Articolo aggiornato e completato di settembre 2016.
