EMS, MICE, VR: il settore degli eventi è pieno di abbreviazioni e acronimi. A volte è difficile tenerle tutte sotto controllo. Una di queste abbreviazioni che è diventata sempre più popolare negli ultimi anni è AMA. Ma cosa significa esattamente AMA e cosa c'è dietro un meeting AMA? In questo articolo rispondiamo a queste e altre domande.

Gli AMA, noti anche come incontri "Ask Me Anything", sono eventi interattivi in cui una persona, spesso esperta in un determinato settore, risponde alle domande di un gruppo. Il formato nasce dai social media, ma è ormai utilizzato in un'ampia gamma di settori. Questo perché le sessioni AMA offrono un'opportunità unica di dialogo diretto tra i partecipanti e gli esperti, promuovono lo scambio aperto di informazioni e aumentano il coinvolgimento della comunità. La popolarità degli AMA si basa sulla loro capacità di creare trasparenza, fiducia e vicinanza tra le parti.

Gli AMA stanno diventando sempre più popolari anche nelle aziende. Vengono utilizzate per fornire una piattaforma ai CEO per rispondere alle domande dei dipendenti, dei clienti o del pubblico in generale. In questo modo le organizzazioni possono fornire informazioni migliori sui loro processi decisionali e allo stesso tempo tenere conto delle preoccupazioni e delle esigenze dei loro stakeholder.

Come si può pianificare una sessione AMA?
Per assicurarti che nulla vada storto durante il tuo prossimo incontro AMA, abbiamo riassunto le fasi più importanti del processo di pianificazione.

In linea di massima, un AMA deve svolgere un compito: creare uno scambio tra relatori e ospiti. Tuttavia, la struttura esatta dipende da te. Innanzitutto, devi decidere se organizzare l'evento virtualmente o in loco. Entrambi hanno vantaggi e svantaggi.

Vantaggi:

• Possibilità di un'interazione più personale
• Maggiore senso di comunità
• Più dialogo tra i partecipanti

Svantaggi:

• La portata è ridotta, quindi i potenziali partecipanti potrebbero essere esclusi.
• Limiti di tempo

Vantaggi:

• Portata globale
• Maggiore flessibilità in termini di tempo e luogo
• L'anonimato è facile da mantenere

Svantaggi:

• Meno contatti diretti
• Atmosfera distante
• Sfide tecniche

In particolare per gli eventi online(apre una nuova finestra), la struttura e il successo della sessione AMA dipendono molto dai requisiti tecnici. Quando si sceglie il software giusto(apre una nuova finestra), è importante considerare i requisiti specifici della tua organizzazione, l'integrazione con gli strumenti esistenti e la facilità d'uso.

• Veertly: Veertly è una piattaforma per eventi all-in-one con diverse funzionalità, tra cui video e chat, networking e download di file. Offre una funzione Q&A integrata con moderazione, in cui i partecipanti possono porre domande e votare le idee, oltre alla possibilità di integrare app di terze parti. La piattaforma è accessibile(apre una nuova finestra) tramite browser e offre la possibilità di controllare gli accessi tramite SSO (single sign-on) e liste di ospiti.
• Slack/Teams: La maggior parte delle aziende utilizza già una di queste due piattaforme per le proprie comunicazioni quotidiane, per cui Slack(apre una nuova finestra) e Teams(apre una nuova finestra) sono una scelta immediata. Su Teams, le sessioni AMA possono essere perfettamente integrate nel lavoro quotidiano grazie all'integrazione con altri prodotti Microsoft come Outlook e SharePoint. Su Slack, gli AMA possono essere condotti attraverso canali appositamente creati e l'integrazione di app e bot. Entrambi gli strumenti di collaborazione consentono ai partecipanti di porre domande, condividere risorse e avviare un dialogo..

Una volta che le nozioni di base sono state trattate, devi stabilire l'argomento. Considera quali sono le domande o gli argomenti da trattare e come si adattano alla strategia dell'azienda o agli eventi attuali. Gli incontri AMA possono durare da un'ora a diverse ore, a seconda della complessità dell'argomento e del numero di domande previste. Per questo motivo, al momento di stabilire il calendario, è necessario tenere conto della portata dell'argomento, della capacità di attenzione dei partecipanti e del numero di pause.

Esistono diversi canali per pubblicizzare l'evento e invitare i partecipanti, come e-mail, post sui social media o newsletter. Spiega lo scopo dell'incontro AMA e sottolinea l'opportunità di porre domande direttamente al management. Ecco alcuni passi che puoi compiere per ottenere l'impegno delle persone giuste.

Definisci chiaramente chi è il gruppo target. Si tratta di dipendenti interni, clienti, potenziali clienti, organizzazioni partner o pubblico in generale?

I diversi gruppi target si raggiungono meglio attraverso canali diversi. Gli strumenti interni come le e-mail, le newsletter aziendali o l'intranet sono adatti. Per i partecipanti esterni, le piattaforme dei social media, i blog aziendali o le newsletter sono ideali per diffondere l'invito.

Crea un invito accattivante e informativo che includa l'argomento, il programma, la piattaforma e altri dettagli rilevanti dell'incontro AMA. Le informazioni più importanti devono essere comunicate in modo chiaro.

È molto probabile che il tuo gruppo target si lasci convincere a partecipare dai vantaggi dell'incontro AMA. Potrebbe trattarsi di approfondimenti esclusivi, dell'opportunità di porre domande direttamente al management o della possibilità di imparare dalle esperienze degli altri. Incoraggia i potenziali partecipanti a inviare le loro domande in anticipo per favorire l'interazione durante la sessione.

Per iniziare bene la sessione AMA e incoraggiare la partecipazione attiva dei partecipanti, è utile preparare in anticipo alcune domande come punto di partenza. Le domande devono essere pertinenti all'argomento della sessione AMA e coprire diverse aree per consentire una discussione diversificata.

Ecco alcuni consigli per preparare domande ed esempi per la tua sessione AMA:

• Rilevanza dell'argomento: Pensa a quali aspetti dell'argomento potrebbero essere particolarmente interessanti o importanti per i partecipanti.
• Varietà: Fornisci una varietà di domande ed esempi per coprire diversi aspetti dell'argomento e per coprire sia aspetti generali che specifici.
• Elementi interattivi: Integra le domande aperte con elementi interattivi, come sondaggi, inchieste o spunti di discussione per incoraggiare la partecipazione attiva.

Come già sottolineato, gli incontri AMA offrono una serie di vantaggi sia per il team organizzatore che per i partecipanti. Sebbene la piattaforma, l'invito e l'ordine del giorno siano tutti dettagli importanti, il fulcro è il dialogo tra il management e gli stakeholder. La base del dialogo è quindi la risposta onesta e aperta alle domande che emergono. Nel mondo di oggi, dove la trasparenza e la comunicazione sono fondamentali, l'incontro AMA è un ottimo modo per ottenere informazioni preziose e rafforzare la tua comunità.