Cos'è un evento ibrido? Vantaggi, consigli ed esempi

Ibrido è un termine che ricorre spesso in molti settori, dall'industria automobilistica al mondo del lavoro. Ma cosa significa effettivamente "ibrido"? Ed è davvero così importante?

Infatti, in un recente studio, il 50% dei dirigenti intervistati ha dichiarato di aspettarsi che tutti gli eventi futuri abbiano una dimensione virtuale. Gli eventi ibridi non sono quindi una moda passeggera, ma uno sviluppo destinato a rimanere.

In questo articolo diamo uno sguardo più da vicino agli eventi ibridi, spieghiamo cosa sono, quali vantaggi e svantaggi offrono e, soprattutto, cosa li rende una ricetta di successo.

Che cos'è un evento ibrido?

Il termine ibrido si riferisce sempre a un mix di due cose diverse. Nel settore degli eventi, si riferisce alla combinazione di due formati di evento: un evento di persona e un evento online.

Questa combinazione permette ai partecipanti di scegliere se partecipare di persona o virtualmente attraverso una piattaforma adeguata(apre una nuova finestra). Gli eventi ibridi offrono una grande flessibilità, in quanto le restrizioni geografiche o di altro tipo non giocano più alcun ruolo e i visitatori possono partecipare all'evento da tutto il mondo.

In genere, gli eventi ibridi includono una serie di funzioni interattive come chat dal vivo, sessioni di domande e risposte e opportunità di networking(apre una nuova finestra). Tuttavia, coinvolgere tutti i partecipanti è spesso una delle maggiori sfide degli eventi ibridi.

Vantaggi degli eventi ibridi

Gli eventi ibridi sono diventati sempre più popolari durante la pandemia di coronavirus, ma quali sono le ragioni per cui si continuano a considerare gli eventi ibridi dopo la pandemia?

1. Maggiore autonomia

Come già detto, uno dei maggiori vantaggi dei formati ibridi degli eventi è la possibilità di raggiungere un pubblico più vasto. Offrendo formati diversi, gli organizzatori di eventi non solo raggiungono i partecipanti fisici, ma anche i visitatori virtuali che possono collegarsi da qualsiasi parte del mondo. Questo permette anche alle persone con disabilità che altrimenti non potrebbero partecipare all'evento a causa di problemi di mobilità o di barriere geografiche di partecipare all'evento. Gli eventi ibridi contribuiscono quindi anche all'inclusività.

2. Ridurre i costi

In occasione di eventi come conferenze o eventi di squadra, i costi di vitto, alloggio e viaggio sono spesso a carico degli organizzatori. Questi costi possono ammontare rapidamente a diverse migliaia di euro. Con gli eventi ibridi, alcuni di questi costi vengono eliminati perché il numero di partecipanti in viaggio è minore.

Anche i costi della sede possono essere ridotti, in quanto lo spazio richiesto è minore e i costi di affitto delle sale sono inferiori. Gli eventi ibridi possono quindi essere più convenienti rispetto agli eventi puramente fisici.

3. Maggiore sostenibilità

Gli eventi ibridi sono più sostenibili di quelli faccia a faccia. Gli studi dimostrano che il 60-70% delle emissioni(apre una nuova finestra) può essere risparmiato passando da eventi faccia a faccia a eventi ibridi. Il fattore più importante è il viaggio, soprattutto per gli eventi internazionali dove molti visitatori arrivano in aereo.

Gli eventi in presenza sono anche noti per l'utilizzo di molto materiale promozionale che finisce nei rifiuti. Per un evento di tre giorni con 1000 partecipanti, si parla in media di 3480 kg(apre una nuova finestra) di rifiuti. L'organizzazione di un evento ibrido può quindi contribuire a ridurre significativamente l'impronta di carbonio e ad essere più sostenibile.

Svantaggi degli eventi ibridi

Sebbene gli eventi ibridi presentino molti vantaggi, comportano anche una serie di sfide.

1. Difficoltà tecniche

Quando i partecipanti fisici e virtuali prendono parte all'evento, possono sorgere rapidamente dei problemi tecnici. Ad esempio, possono verificarsi problemi di connessione o interruzioni nella qualità dell'audio e del video, che causano interruzioni e frustrazione tra i partecipanti e compromettono l'esperienza.

Per ridurre al minimo le difficoltà tecniche, vale la pena controllare in anticipo l'infrastruttura e creare un piano di riserva in caso di emergenza.

2. Ottimizzare l'esperienza per tutti i partecipanti

Mentre gli eventi faccia a faccia o online sono pensati solo per un gruppo, gli eventi ibridi devono soddisfare entrambe le parti, e non è facile. Il problema inizia tenendo conto dei diversi fusi orari. Se all'evento partecipano persone provenienti da diverse parti del mondo, può essere difficile trovare un orario adatto a tutti.

Inoltre, lo scambio di informazioni e l'interazione tra i visitatori diventa più difficile. Gli eventi devono garantire che le discussioni, il networking e così via avvengano da entrambe le parti in modo che tutti i partecipanti siano coinvolti attivamente.

3. Sforzo organizzativo

La pianificazione e l'esecuzione di un evento ibrido richiede solitamente uno sforzo organizzativo maggiore rispetto a un evento tradizionale faccia a faccia. È necessario fornire tecnologie e attrezzature aggiuntive per supportare la componente virtuale e l'organizzazione dell'evento può essere più complessa in quanto possono essere coinvolte più sedi e più team.

Come sarà la collaborazione in futuro?

Per organizzare un evento ibrido di successo è necessario prendere in considerazione diversi elementi. Innanzitutto, è necessario trovare relatori e sponsor adatti, creare inviti e biglietti e, soprattutto, adattare il formato ai partecipanti in loco e online. La scelta della piattaforma(apre una nuova finestra) giusta è un fattore decisivo per il successo.

Esistono numerose app e piattaforme(apre una nuova finestra) con funzionalità diverse, per questo è importante fare la scelta giusta. Abbiamo selezionato le nostre 3 migliori piattaforme particolarmente adatte agli eventi ibridi.

Sei interessato a Swisscom Veertly?

Crea un account di prova gratuito e scopri i vantaggi di Swisscom Veertly.