Benvenuti nel Centro assistenza Conextrade!
Benvenuti nel Centro assistenza Conextrade!
Su questa pagina troverete tutte le informazioni rilevanti per l’uso del nostro portale e dei relativi servizi. Per problemi specifici, per i quali è necessaria l’assistenza del nostro Customer Care, potete tornare indietro al nostro portale e compilare l’apposito modulo di richiesta.
Servizi Conextrade
Il portale Conextrade è una piattaforma per la fatturazione elettronica (E-Invoicing). Potete inviare e/o ricevere ordini, risposte agli ordini, avvisi di spedizione e fatture, tutto dal nostro portale.
Se desiderate digitalizzare le procedure per le fatture con i nostri partner commerciali, vi suggeriamo di contattarci per un’integrazione completa, che vi permetterà di gestire e avere una panoramica di tutti i documenti scambiati sul portale.
Se utilizzate il portale in quanto fornitori di un’azienda che ha esigenze particolari per il formato della fattura, dovrete probabilmente inviare le fatture in formato cartaceo o per e-mail (PDF e Invoice Box). Il tipo di formato dipende dal vostro acquirente.
In generale, digitalizzando l’invio delle fatture potete evitare molte spese, oltre a ridurre la vostra impronta ecologica.
Portale Conextrade: contenuti
La funzione di ricerca dei partner commerciali vi consente di trovare tutte le aziende collegate direttamente al portale Conextrade. Il portale contiene informazioni dettagliate sulle singole aziende e dà accesso diretto ai loro dati, quali indirizzi, contatti, numeri di telefono, ecc.
Tramite la funzione di ricerca dei partner commerciali potete aggiungere le aziende come vostri acquirenti e/o fornitori. È sufficiente fare clic sul + accanto all’azienda. Potete visualizzare la vostra richiesta e il relativo stato sotto la voce Richieste inviate.
Potete iniziare a inviare documenti ad altre aziende solo dopo che queste vi hanno accettati come partner commerciali.
Qui sono elencate tutte le aziende registrate presso di voi come clienti o fornitori e con le quali potete avviare procedure elettroniche e scambiare documenti.
Potete rimuovere il collegamento in qualsiasi momento, ma l’operazione è irreversibile.
Una panoramica
delle richieste di collegamento come partner commerciali ricevute, dove potete
decidere se accettarle o no.
Una panoramica delle richieste di partnership commerciale inviate e ancora in sospeso.
Questa scheda vi permette di vedere tutti i documenti che avete ricevuto. Potete filtrare e ordinare i documenti in base alle vostre esigenze.
Facendo clic sui tre puntini, potete contrassegnare di nuovo il documento come non letto o spostarlo nel cestino. Prima di spostare i documenti nel cestino sul portale, vi invitiamo a salvarli sul vostro computer.
Aprendo il documento, potete modificare, annullare e/o scaricare la fattura.
Questa scheda vi permette di vedere tutti i documenti che avete inviato. Potete filtrare e ordinare i documenti in base alle vostre esigenze.
Facendo clic sui tre puntini, potete spostare ciascun documento nel cestino. Prima di farlo, vi invitiamo a salvare il documento.
Aprendo il documento, potete modificare, annullare e/o scaricare la fattura.
Una panoramica dei documenti eliminati. Per recuperare un documento, spostatelo nuovamente nei documenti inviati o ricevuti.
L’Archivio è un servizio supplementare che potete scegliere con il vostro pacchetto di transazioni. Garantisce la protezione delle transazioni per i successivi 10 anni, nel rispetto della conformità legale, da parte del nostro partner Trust Weaver.
Potete accedere all’Archivio sul portale e filtrare i documenti in base a diversi criteri. Una panoramica dei vostri documenti da cui, se necessario, potete scaricare la fattura con la relativa firma.
Attenzione: il servizio di archiviazione è valido solo per un singolo pacchetto di transazioni. Dopo aver terminato il pacchetto, per usufruire dell’archiviazione delle transazioni dovrete acquistare nuovamente il servizio supplementare.
Il tracciamento dei documenti vi consente di seguire tutti i documenti inviati e ricevuti. I documenti possono essere filtrati in base a diversi criteri, quali partner commerciale, ID del documento, stato o data. Tutti i documenti elencati con un contrassegno di errore rosso hanno riportato un errore.
In tal caso il documento non potrà essere consegnato. Nella maggior parte dei casi, ciò avviene quando i documenti presentano l’indirizzo errato o sono in un formato non corretto. Se si tratta di una fattura con una firma digitale, spesso è dovuto al fatto che una verifica della partita IVA non è stata possibile. In questi casi, dovrete correggere gli errori e inviare nuovamente i documenti.
Tutti i singoli passaggi della procedura, comprese le conversioni di formato, sono elencati nella vista dettagliata del documento. A ogni passaggio, potete scaricare i dati o visualizzarli online. I documenti possono essere visualizzati online per un periodo di 90 giorni.
Questo servizio vi permette di creare una fattura direttamente sul portale, anziché caricarla. Se inviate tante fatture con la stessa struttura, avete la possibilità di salvarle come modello.
Se ricevete un ordine, potete rispondere al vostro cliente creando una risposta basata sull’ordine. Potete anche inviare un avviso di recapito e una fattura basata sui documenti precedenti. Grazie a questa opzione, il modulo sarà compilato direttamente con le informazioni più aggiornate.
Attenzione: se create una fattura basata su un ordine ricevuto e nel frattempo avete scambiato dei documenti, sulla fattura non saranno presenti le informazioni più aggiornate.
Sotto «Impostazioni personali» troverete due schede. Sotto «Informazioni personali» potete modificare il vostro profilo utente personale. Sotto «Credenziali di accesso» avete la possibilità di reimpostare la vostra password.
L’amministratore può modificare i dati dell’azienda, oltre che il logo.
L’amministratore può modificare, aggiungere o eliminare i vostri diversi indirizzi di fatturazione.
L’amministratore può modificare, aggiungere o eliminare utenti dall’azienda.
Potete vedere i vostri diversi sistemi di back-end, ma non potete modificarli oppure potete farlo solamente attraverso il nostro Customer Care.
Questa pagina del portale vi mostra le varie opzioni per ricevere assistenza:
Centro assistenza
Modulo per la richiesta di assistenza
Hotline a pagamento
Attenzione: l’assistenza offerta dal nostro servizio clientela (modulo per la richiesta di assistenza e hotline a pagamento) costa 200.- CHF l’ora per una durata minima di 15 minuti.
Modulo per la richiesta di assistenza
Hotline a pagamento
FAQ
Video Tutorial
Crea fattura
Crea e utilizzare un modello
Riferimenti supplementari
Accettare una fattura
Consiglio sulla spedizione
Impostazioni della società
Impostazioni personali
Partner commerciali
Administrazione
Come posso inviare una fattura al mio cliente?
Una volta effettuata con successo la registrazione, per scambiare dati con il vostro cliente è necessario creare una partnership commerciale. Per farlo, dovete eseguire il login e selezionare la scheda «Partner commerciali», da dove potrete cercare i partner commerciali che desiderate aggiungere e inoltrare una richiesta come loro fornitore.
Occorre aspettare che il partner accetti la richiesta prima di potersi scambiare documenti.
Quando avrete instaurato una partnership commerciale con il vostro cliente, potrete andare alla voce «Documenti» e selezionare «Creare una fattura». Avrete così la possibilità di inserire tutte le informazioni rilevanti per la vostra fattura prima di inviarla al cliente.
Se il cliente ha specificato che è necessario inviare la fattura per e-mail, utilizzate solo questa opzione inserendo l’indirizzo di posta elettronica fornito.
Come posso controllare se il mio documento è stato inviato con successo?
Potete utilizzare il nostro strumento di tracciamento dei documenti per conoscere lo stato dei vostri documenti. Se si è verificato un problema, comparirà un contrassegno rosso di «Errore» sul documento. In tal caso il documento non potrà essere consegnato. Nella maggior parte dei casi, ciò avviene quando i documenti presentano l’indirizzo errato o sono in un formato non corretto. Se si tratta di una fattura firmata, spesso è dovuto al fatto che non è stata effettuata una verifica della partita IVA. In questi casi, dovrete correggere gli errori e inviare nuovamente i documenti.
Gli altri tipi di problemi vengono trattati dal nostro Customer Service che, se non è in grado di risolverli, si metterà in contatto con voi nel più breve tempo possibile per trovare una soluzione.
Dove posso scaricare le mie fatture?
Dopo aver effettuato il login sul portale, troverete i vostri documenti alla voce «Documenti ricevuti». Da qui avrete la possibilità di scaricare il vostro documento.
Per legge siete tenuti a salvare le vostre fatture. Se non desiderate occuparvene personalmente, potete utilizzare il nostro servizio «Archivio» che vi assicura l’archiviazione delle vostre fatture per 10 anni. Maggiori informazioni in merito sono disponibili alla voce Servizi Conextrade.
Qual è la differenza tra un amministratore e un utente standard?
Entrambi i tipi di utente possono:
1. inviare, accettare o rifiutare richieste di collegamento con partner commerciali;
2. creare fatture;
3. inviare ordini;
4. inviare risposte agli ordini;
5. inviare avvisi di spedizione;
6. attivare o disattivare notifiche via e-mail.
Oltre alle summenzionate operazioni, un amministratore può:
1. creare, eliminare o modificare gli utenti;
2. modificare le informazioni aziendali;
3. modificare le informazioni e gli indirizzi di fatturazione;
4. acquistare pacchetti di transazioni e servizi aggiuntivi.
Posso caricare i miei PDF anziché inviarli per e-mail?
Il formato per l’invio delle vostre fatture al vostro cliente dipende dal servizio che questi ha selezionato. Se il servizio usato dal cliente prevede l’invio di fatture PDF all’indirizzo e-mail indicato, non potrete caricare le fatture sul portale.
Come inizio a usare il portale?
Per prima cosa, dovete scegliere un pacchetto di transazioni secondo le vostre esigenze (S, M, L, XL) e i servizi supplementari di archiviazione e interconnessione. Di norma l’operazione è obbligatoria al primo collegamento al portale.
Dopodiché dovete trovare i vostri partner commerciali: acquirenti e/o fornitori con cui desiderate scambiare documenti tramite il portale Conextrade. Dopo aver inviato le richieste di collegamento, dovrete aspettare che i partner le accettino.
Dopo che i partner commerciali avranno accettato le vostre richieste di collegamento, potete iniziare a inviare documenti (Documenti > Creare).
Che cos’è una transazione?
Con il termine transazione intendiamo ciascun documento o informazione scambiata con i partner commerciali. Ad esempio, ciascun elemento inviato o ricevuto: fattura, ordine, risposta all’ordine, avvisi di recapito.
Come posso disattivare le notifiche via e-mail?
Potete disattivare le notifiche via e-mail facendo clic sul vostro nome nell’angolo in alto a destra, «Impostazioni personali», nella scheda «Notifiche». È possibile selezionare il tipo di notifica che desiderate ricevere via e-mail. Gli altri utenti della vostra azienda potrebbero ricevere le vostre stesse notifiche.
Vi ricordiamo che riceverete comunque informazioni da Conextrade per e-mail, ad esempio nel caso in cui sia prevista una finestra di manutenzione sulla piattaforma.
Qual è la differenza tra un amministratore e un utente standard?
Entrambi i tipi di utente possono:
1. inviare, accettare o rifiutare richieste di collegamento con partner commerciali;
2. creare fatture;
3. inviare ordini;
4. inviare risposte agli ordini;
5. inviare avvisi di spedizione;
6. attivare o disattivare notifiche via e-mail.
Oltre alle summenzionate operazioni, un amministratore può:
1. creare, eliminare o modificare gli utenti;
2. modificare le informazioni aziendali;
3. modificare le informazioni e gli indirizzi di fatturazione;
4. acquistare pacchetti di transazioni e servizi aggiuntivi.
Dove posso trovare aiuto?
Potete ottenere il supporto desiderato dal nostro Customer Care compilando l’apposita richiesta che trovate sul nostro portale. Avete anche la possibilità di chiamare il nostro Help Desk: il numero di telefono è riportato nella nostra pagina di aiuto sul portale.
Molte informazioni sono comunque disponibili anche in questo Help Center.
Come posso controllare se il mio documento è stato inviato con successo?
Potete utilizzare il nostro strumento di tracciamento dei documenti per conoscere lo stato dei vostri documenti. Se si è verificato un problema, comparirà un contrassegno rosso di «Errore» sul documento. In tal caso il documento non potrà essere consegnato. Nella maggior parte dei casi, ciò avviene quando i documenti presentano l’indirizzo errato o sono in un formato non corretto. Se si tratta di una fattura firmata, spesso è dovuto al fatto che non è stata effettuata una verifica della partita IVA. In questi casi, dovrete correggere gli errori e inviare nuovamente i documenti.
Gli altri tipi di problemi vengono trattati dal nostro Customer Service che, se non è in grado di risolverli, si metterà in contatto con voi nel più breve tempo possibile per trovare una soluzione.
Dove posso aggiungere o eliminare un utente del portale?
La gestione degli utenti spetta esclusivamente agli amministratori; gli utenti standard non hanno accesso a questa pagina.
Troverete la pagina per la gestione degli utenti facendo cli c sul nome della vostra azienda nell’angolo destro del portale e poi sul menu a tendina «Impostazioni aziendali». Vedrete una scheda chiamata «Gestione utenti», da cui è possibile modificare, eliminare o creare nuovi utenti nonché cambiare il loro stato da amministratori a utenti standard e viceversa.
Informazioni sul formato
Potete scaricare le informazioni tecniche relative ai formati dei dati sotto forma di file ZIP.