Basilese


La storia di successo di Basilese


«Potendo mappare elettronicamente i nostri processi, riusciamo a sfruttare meglio le nostre capacità interne.»

Dr. Manfred Schneider,
responsabile Group Procurement, Corporate Center, Basilese




Alla Basilese Assicurazioni la gestione in formato elettronico della fatturazione dei servizi telefonici snellisce i processi, ottimizzando permanentemente il TCO.


Tutto il personale della Basilese Assicurazioni in Svizzera telefona con Swisscom. Determinante per la scelta del provider da parte della compagnia di assicurazioni è stata la possibilità di svolgere elettronicamente i processi relativi alla fatturazione tramite Swisscom. La soluzione presenta numerosi vantaggi: molte fasi del processo, che prima dovevano essere svolte manualmente, ora sono automatizzate. L’elaborazione digitale funziona in modo tanto affidabile quanto privo di errori, garantendo risparmi duraturi sui costi di processo.



Nel 2008, il panorama della telefonia della Basilese Assicurazioni presentava un quadro molto frammentato, in quanto non esisteva un contratto con un provider comprendente la telefonia di rete fissa e mobile e il traffico dati. Ancora più eterogenea era la situazione del Gruppo Basilese, operante a livello europeo: «Le società nazionali utilizzavano offerte di dieci diversi provider, che causavano inutili oneri organizzativi e finanziari», spiega il Dr. Manfred Schneider, responsabile Group Procurement, Corporate Center, della Basilese. L'azienda puntava quindi a un'uniformazione.

Già nel 2003, la Basilese aveva introdotto l'E-Procurement, unitamente alle fatture in formato elettronico, cui nel 2005 ha fatto seguito la firma elettronica, con la conseguente completa eliminazione della carta dai processi di fatturazione.

«In tal modo siamo riusciti a ridurre notevolmente i costi di processo», spiega l'allora direttore di progetto Jürgen Rohe, membro della direzione, Operations & IT della Basilese.

Successivamente la Basilese Assicurazioni ha pubblicato un bando di gara per un progetto, con l’obiettivo di attuare una strategia “one provider” per le proprie sedi in Svizzera, Germania, Lussemburgo e Belgio. Il bando comprendeva la gestione di 8,1 milioni di minuti di conversazione da telefonia mobile, 15,4 milioni di minuti da rete fissa e 640'000 SMS all’anno. I volumi di comunicazione dovevano poter essere utilizzati a livello internazionale, ma il requisito principale era rappresentato dalla completa automazione dei processi di fatturazione.



E-Invoicing invece di «One Provider»

Dai risultati del bando di gara è emerso che un'offerta internazionale avrebbe effettivamente permesso di ridurre nettamente le tariffe e i cisti di esercizio. «Tuttavia la migrazione sarebbe risultata più costosa del previsto e i costi per singole società del gruppo sarebbero addirittura aumentati», aveva dovuto constatare il team di Manfred Schneider.

Dati questi presupposti, la Basilese ha così deciso di rivedere le proprie priorità. La telefonia avrebbe dovuto essere raggruppata solo a livello della singola società del gruppo, assegnando l'appalto al provider con il TCO (Total Cost of Ownership) strutturato in modo ottimale. Il criterio obbligatorio «E-Invoicing» è stato mantenuto, subordinando tuttavia costi di abbonamento e tariffe all'obiettivo complessivo del TCO.



La soluzione

L'offerta migliore per la Svizzera è pervenuta da Swisscom, che dispone di una pluriennale esperienza nel campo dell'E-Invoicing. La fatturazione in formato elettronico presenta in effetti enormi vantaggi: vengono meno molte fasi manuali del processo, dall'invio alla scansione delle fatture, fino ad arrivare all'archiviazione. L’elaborazione digitale funziona in modo affidabile e privo di errori, permettendo risparmi duraturi sui costi a tutti gli interessati.

Interfaccia centrale dei servizi di E-Invoicing di Swisscom è il market place Conextrade, tramite il quale le fatture elettroniche arrivano al destinatario già provviste della firma digitale. Una volta concordati inizialmente i contenuti dei documenti tra l’emittente e il destinatario, le fatture vengono emesse in modo totalmente automatico.



Obiettivo raggiunto

Dati i grandi quantitativi di fatture telefoniche della Basilese, l'E-Invoicing sta permettendo di ottenere notevoli risparmi a livello dei processi come spiega Jürgen Rohe, stilando un bilancio: «Il successo del progetto dimostra che l'attuazione sistematica dell'E-Invoicing era la strada giusta». Tutti i processi di conteggio e fatturazione sono stati mappati, liberando risorse interne che il reparto Acquisti della Basilese può impiegare per i propri compiti chiave. Queste esperienze positive con l'elettronicizzazione dei processi hanno addirittura dato il la a progetti successivi. La Basilese sta infatti valutando l'impiego di un portale elettronico con funzioni di E-Shop.




Basilese

La Basilese Assicurazioni e la sua controllata nel settore bancario retail, la Baloise Bank SoBa, sono in Svizzera tra i fornitori leader di soluzioni integrate per assicurazioni, previdenza e formazione del patrimonio per clienti privati e PMI. La società finanziaria, con sede principale a Basilea, occupa 3100 collaboratori e ha realizzato nel 2009 un volume di affari di 3,9 miliardi di CHF.


I vantaggi in un colpo d’occhio

  • Ottimizzazione delle risorse: l’automatizzazione di processi un tempo manuali consente di liberare risorse interne per i compiti essenziali
  • Risparmio sui costi: netto aumento dell'efficienza dei processi e di conseguenza significativa riduzione dei costi
  • Sicurezza giuridica: soluzione conforme alla compliance e comprensiva di documentazione e auditing
  • Integrazione: tutte le fasi dei processi di fatturazione ed elaborazione delle fatture avvengono in modo integrato, per via elettronica direttamente nel sistema ERP
  • State of the art: soluzione e gestione da parte di un partner esperto e affidabile come Swisscom




Basilese utilizza questi prodotti



E-Invoicing

Il processo di fatturazione elettronico, conforme alla normativa sull’IVA, svolge molte delle fasi che altrimenti richiederebbero molto tempo di elaborazione.




Il portale Conextrade (incluso Web EDI)

Creare fatture online e inviarle in modo semplice, rapido e gratuito.